Львиная доля времени российских управленцев уходит на работу, которую должны выполнять подчиненные
Разработчики систем контроля рабочего времени придумали, как им об этом сообщить
Однажды к нам обратилась крупная сеть автосалонов, – рассказывает Александр Бочкин, гендиректор и основатель компании «Инфомаксимум» (разработчик системы учета рабочего времени CrocoTime). – Бизнес не приносил ожидаемых результатов, при этом сотрудники не уставали жаловаться на загруженность, поднимали вопрос о повышении зарплаты и найме дополнительных сотрудников».
После того как клиент установил систему CrocoTime в отделе продаж, он пришел к любопытным выводам: большого количества непродуктивного времени (того, например, что тратится на посещение развлекательных сайтов) обнаружено не было, но люди подолгу работали в документах Word. То есть, вместо того чтобы звонить и писать клиентам, они занимались бумаготворчеством: вручную вносили в договоры реквизиты, индивидуальные условия, суммы и т. д. Причем все данные сначала переписывали на листочки, а уже потом с листочков – в договоры. О том, что в компании существовали шаблоны документов, которые заполнялись на 60–70% быстрее, никто из менеджеров не знал.
Бесследно для руководителя отдела такое, конечно же, пройти не могло: он тут же получил выговор. А сам кейс привел разработчиков системы CrocoTime к идее дополнить программу новой функцией – возможностью учета времени, которое человек тратит на чужие дела (раньше программа автоматически учитывала три основных показателя – продуктивное время (часы, потраченные на работу), непродуктивное (время, проведенное на развлекательных ресурсах) и некомпьютерное (сколько времени сотрудник отсутствовал на рабочем месте).
Любимая игрушка
«Контроль – любимая игрушка российских менеджеров, – смеется Святослав Бирюлин, основатель и партнер компании Sapiens Consulting. – Но не следует забывать, что среди четырех функций менеджмента (по Ансоффу) контроль стоит на последнем месте. Ему всегда должно предшествовать планирование и, если возможно, нормирование. Что же касается руководителей, то контролировать их на таком уровне вообще бессмысленно, поскольку работа менеджеров подразумевает большое число нестандартных ситуаций».
«Перед тем как запустить систему, администратор задает разрешения на работу с ресурсами: какие из них относятся к продуктивным ресурсам, какие – к непродуктивным, а какие – к непрофильным, – поясняет Бочкин. – Естественно, в зависимости от специфики работы сотрудников различным отделам и специалистам нужно задавать индивидуальные разрешения. В нашей системе есть автоматическая группировка: наиболее популярные программы и сайты собраны по категориям – офисные, справочные ресурсы, мультимедиа, мессенджеры, социальные сети и т. д. Есть также и предустановленные типовые должности – бухгалтер, программист, экономист, юрист, маркетолог и т. д. Администратору, таким образом, остается лишь подрегулировать настройки – добавить недостающие профили отделов, подразделений или конкретных специалистов, а также задать статус тех или иных групп ресурсов».
Новый функционал программы, по словам Бочкина, стал доступен клиентам несколько дней назад, когда вышло обновление системы. Цены на продукт не изменились: бессрочная лицензия на одного сотрудника стоит 2560 руб., полугодовая – 1000 руб. «Систему уже обновили 85% клиентов», – говорит Бочкин.
Ничего личного
«Система никак не нарушает прав сотрудника в плане отслеживания конфиденциальной информации, – уверяет Бочкин. – С ее помощью работодатели не следят за перепиской, не делают скриншотов экрана, на которых могут быть запечатлены, например, пароли пользователя. Программа регистрирует время и страницы ресурсов, с которыми работает сотрудник, автоматически распределяет их на продуктивные, непродуктивные и непрофильные, отмечает опоздания, длительные перерывы в работе, отвлечения. Это дает полную картину рабочего дня сотрудника, при этом без вторжения в его личное пространство.
По его словам, клиенты могут не сообщать сотрудникам о мониторинге, но большинство компаний все же не скрывают от своих подчиненных факт слежения.
«Лично я рассказал специалистам своего отдела о том, что с определенного времени их рабочее время подвергается тщательному анализу», – говорит Александр Глущак, начальник отдела эксплуатации информационных систем компании «ЦВ протек». Негативная реакция, по его словам, была недолгой.
«В нашей компании высокий процент непрофильного времени отмечается у маркетологов, – говорит Бочкин. – Они традиционно выполняют массу задач: работают в Photoshop (функции дизайнера), занимаются рассылкой писем (функции секретаря), анализируют и оптимизируют работу сайта (дело SEO-оптимизатора) и т. д.». Чтобы избежать излишней загруженности людей, в компании предпочитают вышеперечисленную работу передавать на фриланс.
В разумных пределах
«Вполне допускаю, что половину рабочего времени мои программисты тратят на тестирование, а продавцы – на решение технических проблем, но это нормально, – убежден Ярослав Городецкий, владелец и гендиректор компании CDNvideo. – Если для достижения результата нужно решить несколько разнотипных задач, то пусть это делает один человек, а не несколько».
«Выполнение специалистом непрофильных задач вполне уместно в той степени, в какой оно помогает достижению поставленной клиентом цели, – соглашается с ним Борис Любошиц, президент и собственник компании «Аудит груп». – Во всяком случае, мы не видим смысла ставить наших специалистов в узкие рамки, заставляя заниматься исключительно аудитом или, допустим, юридическими вопросами».
Любые попытки контролировать подчиненных по мелочам приводят к росту недовольства в организации и разрушают доверие между работником и работодателем, а это отнюдь не способствует росту производительности труда, уверен Павел Безручко, гендиректор «Экопси-консалтинга». «Люди не роботы, они не могут фокусироваться только на своих основных обязанностях», – поясняет он. Нет ничего предосудительного в том, чтобы помочь коллеге или зайти два-три раза в день в социальные сети. Главное – выполнить в итоге стоящие перед тобой задачи. «Если я нанял дорогого специалиста для того, чтобы за год он сделал мне 10 проектов, а он выполнил меньше 7, то я не буду разбираться, чем он был ежедневно занят за компьютером. Я просто его уволю», – объясняет эксперт. Он добавляет, что люди в России достаточно изобретательны, чтобы обойти контроль, навязанный работодателем. Кто-то, например, сидя на рабочем месте, будет заниматься посторонними делами, используя личный планшет. «Люди все равно найдут способ обмануть систему и работодателя. Они будут симулировать деятельность, вместо того чтобы работать», – говорит Безручко.
Веская причина
Систему IT-контроля имеет смысл вводить, когда в компаниях происходят слияния и поглощения, меняется руководство и в менеджмент приходят люди, которые не знают коллектив, с которым им предстоит работать, полагает Клара Бодин, директор по персоналу по России и СНГ компании Oriflame. «Если же руководитель работает с людьми давно и не знает, кто чем в его организации занимается и какие обязанности совмещает, то грош ему цена. Его, наверное, надо увольнять», – считает она. Бодин выступает против автоматизированных попыток управлять людьми, по крайней мере, в таких компаниях, как Oriflame. «Мы создаем красоту, а значит, должны давать нашим сотрудникам свободу и ощущение того, что в стенах компании они занимаются креативной работой. Любая попытка слежки этот дух убьет», – не сомневается она.