Статья опубликована в № 4166 от 22.09.2016 под заголовком: Четверг на размышление

Зачем компании запрещают совещания

Американская интернет-компания отменила все совещания по четвергам

Провести день без совещаний – мечта любого офисного работника. Все больше компаний жалуются на избыточное количество совещаний. По данным опросов, исполнительный директор тратит на совещания 23 ч в неделю, менеджер среднего звена – 11 часов в неделю. В среднем сотрудник проводит на совещаниях 15 ч в неделю при средней реальной продолжительности рабочей недели 45 ч. Если треть рабочего времени уходит на совещания, то их необходимо сократить.

Например, все 700 сотрудников сервиса онлайн-продажи автомобилей Edmunds.com раз в неделю имеют возможность отдохнуть от повесток дня и мучений со спикерфонами. С июля в компании действует программа «Четверги для размышлений». Запретив сотрудникам назначать совещания на один из дней недели, руководство Edmunds хочет стимулировать творческий процесс и разработку инноваций.

Идея «четвергов размышлений» возникла у директора Edmunds по персоналу Джулии Мерджес после разговора с недавно нанятым менеджером по продукту, ранее работавшим в стартапе. Во время собеседования он выразил опасения, что в компании среднего размера ему придется «растрачивать жизнь на бесконечных совещаниях изо дня в день».

«Когда вы постоянно ходите по совещаниям, вам трудно найти время, чтобы выполнить работу», – говорит Мерджес. С этим были согласны многие сотрудники компании. На протяжении нескольких лет они жаловались в опросах на непрерывные совещания, не позволяющие им хорошо выполнять свои обязанности. Работники были настолько перегружены, что некоторые физически не могли выкроить в своем расписании время для очередной встречи.

Когда в компании требовалось создать группу для решения сложной проблемы или поиска новых идей, ее участников приходилось освобождать от ежедневной работы и прочих заданий. Мерджес решила распространить такой подход на всех сотрудников, дав им передышку от ежедневной рутины.

Недостатки совещаний

Размывание ответственности участников за принимаемые решения.
Большое влияние на повестку совещания и его результаты сильных личностей – менеджеров, что не всегда идет на пользу качеству принимаемых решений.
Значительные затраты времени. Опросы показывают, что менеджеры различного уровня проводят на совещаниях и конференциях от 50 до 80% рабочего времени.
Невысокая эффективность. Причины кроются в неудовлетворительной подготовке, неумелом ведении и обобщении итогов. Часто заседания длятся слишком долго, а некоторые являются совершенно излишними.
Тем не менее совещания – это важнейшая форма совместного обсуждения производственных, коммерческих и управленческих вопросов на предприятиях, способ ускорить выработку управленческих решений.

Теперь календарь большинства сотрудников Edmunds по четвергам пуст. В информационную систему бронирования переговорных помещений были внесены изменения, не позволяющие сотрудникам резервировать место для совещаний на четверг без специального одобрения руководства. А топ-менеджеры пообещали отклонять все приглашения на совещания на этот день, а на информационном стенде в холле штаб-квартиры компании раз в неделю вместо дневного расписания появляется надпись «День для размышлений».

Из этого правила есть несколько исключений. Так, служба техподдержки проводит 15-минутные летучки и по четвергам, чтобы убедиться, что сайт функционирует нормально. На этот день сотрудники могут назначать некоторые встречи с клиентами, поставщиками или кандидатами на вакансии.

Однако в целом четверг действительно стал в компании Edmunds днем для размышлений. Компания обеспечивает сотрудников ланчем, проводит сеансы медитации, групповые прогулки и тренинги по развитию лидерских качеств.

Кроме того, Мерджес и ее команда заставили сотрудников полностью пересмотреть подход к организации совещаний в любой день недели. Они рекомендовали ограничить длительность совещаний 50 минутами, строго придерживаться заявленной повестки дня и приглашать на совещания только тех менеджеров и специалистов, кому действительно необходимо там присутствовать. «Мы стремимся к тому, чтобы люди не впихивали совещания за пять дней в четыре, потому что это полностью лишает смысла идею», – объясняет Мерджес. Концепция «четвергов для размышлений», похоже, работает: среднее число совещаний в Edmunds сократилось с 750 до 600 в неделю, рассказала Мерджес.

Директор Edmunds по продуктам Дори Мерифилд привыкла участвовать в среднем в четырех совещаниях в день. Каждый вечер дома ей приходилось работать по три часа, чтобы справляться со своими обязанностями. По ее словам, в офисе было сложно связаться с коллегами, проводившими на совещаниях большую часть рабочего времени.

Теперь работа над проектами движется быстрее, говорит Мерифилд: по четвергам всегда можно быстро обсудить актуальные вопросы с коллегами один на один. «Это единственный день, когда ты гарантированно можешь пообщаться с людьми», – говорит она. У Мерифилд появилось время для работы над крупными проектами, например для поиска идей персонализации сайта для различных категорий пользователей. Дома по вечерам она теперь работает по два часа вместо трех. «Появилось больше пространства – не только в расписании, но и в мыслях», – резюмирует Мерифилд.

Перевела Надежда Беличенко