Как компаниям использовать IT в трудовых спорах с работниками
Считается, что суды очень далеки от современных технологий, но это заблуждение
Бытует мнение, что российские суды общей юрисдикции далеки от современных информационных технологий. Между тем во многих судах внедрены или внедряются современные IT-системы, а судьи спокойно воспринимают переписку по электронной почте или более экзотичные формы представления доказательств по делу. Какие технологии могут помочь работодателю в трудовом споре с работником?
Видеоконференц-связь
С 3 октября 2016 г. вступили в силу поправки в законы, которые позволяют работникам подавать иски по месту жительства. Раньше работников от судебных тяжб часто удерживало то, что им необходимо было ездить в суд по месту нахождения работодателя, чтобы подавать иски и участвовать в судебных заседаниях, и это было на пользу работодателям. Теперь работодатели оказались в проигрышном положении, им придется нести дополнительные временные и финансовые затраты, чтобы судиться с работниками на их территории. Отличным выходом из положения является дистанционное участие в судебном заседании с помощью систем видеоконференц-связи, и закон это разрешает. Необходимо уточнить, есть ли в конкретном суде, а также в суде по месту нахождения работодателя видеоконференц-связь. Если есть, надо подать ходатайство об участии в судебном заседании с помощью такой связи из места нахождения работодателя. В назначенное время работодателю необходимо прийти в суд по месту нахождения офиса, там проверят документы и настроят связь с судом, в который работник подал иск. Судебный процесс ведется по месту нахождения работника, а представитель работодателя может выступать по видеоконференц-связи и пользоваться всеми процессуальными правами без каких-либо ограничений.
Согласно постановлению правительства от 27.12.2012 № 1406 «О федеральной целевой программе «Развитие судебной системы России на 2013–2020 гг.» к 2020 г. 95% федеральных судов общей юрисдикции должны быть оснащены комплектами видеоконференц-связи. По процессам, в которых я принимала участие в последние полтора года, большинство региональных районных судов, даже если речь шла о некрупных и отдаленных городах, были оснащены данной системой, в частности Миасский городской суд (Челябинская обл.) и суд в поселке Яр-Сале Ямальского района.
Электронная переписка
Формально трудовое законодательство позволяет вести с сотрудником электронную переписку, только если работник был принят на дистанционную работу. В трудовом договоре с удаленно работающим сотрудником должна присутствовать соответствующая формулировка: что сотрудник будет трудиться не в офисе работодателя и что наниматель и исполнитель будут взаимодействовать по информационно-телекоммуникационным сетям общего пользования, в том числе по интернету.
Однако на практике суды принимают электронную переписку, которую работодатели вели с любыми работниками, а не только с дистанционными. Более того, с 1 января 2017 г. деловая корреспонденция, полученная посредством факсимильной, электронной или другой связи с использованием интернета, официально признается письменным доказательством.
Электронный журнал
Важным доказательством в трудовых спорах может стать электронный журнал (лог), регистрирующий события в корпоративной информационной сети (вход, выход из нее и т. п.). Он, в частности, фиксирует активность пользователей в корпоративной электронной почте. Можно установить, когда и кто заходил в электронную почту, какие приложения были открыты, печаталось ли что-либо на принтере. С помощью логов можно подтвердить опоздание на работу, неисполнение должностных обязанностей или использование имущества работодателя в личных целях (например, если служащий печатает на корпоративном принтере скачанные из интернета романы).
Протокол осмотра интернет-страниц
Работники то и дело вольно или невольно разглашают в интернете конфиденциальную служебную информацию или персональные данные коллег на личном сайте, в блоге или на персональной странице в социальных сетях. Если работник разгласил коммерческую тайну работодателя или персональные данные другого работника, то это является однократным грубым нарушением, влекущим увольнение (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса). Наниматель также может по суду взыскать с работника материальный ущерб. Болтливость работника можно зафиксировать в протоколе осмотра соответствующих интернет-страниц. Протокол по закону необходимо оформлять у нотариуса до начала судебного процесса. Если речь идет о личном сайте, нужно сделать запрос в компанию, регистрирующую доменные имена, чтобы подтвердить, что сайт зарегистрирован на конкретного сотрудника. Авторство конкретных записей в блоге или на персональной странице в социальной сети можно подтвердить свидетельскими показаниями, например, других сотрудников, входящих в число друзей автора и участвовавших в переписке либо присутствовавших при публикации поста в соцсети.
Любое из перечисленных доказательств эффективнее использовать не по отдельности, а в сочетании с другими доказательствами, подтверждающими предмет спора. Чтобы представить в суд электронные доказательства, компании имеет смысл пригласить на заседание IT-специалиста, который объяснит, что представляет собой это доказательство и что именно оно подтверждает. Другой вариант – сопроводить представление доказательств письменными пояснениями специалиста по IT.
Автор – юрист PwC Legal