Госструктуры освоят приемы КЭДО
В России начинается эксперимент по использованию электронных документов в кадровой работе органов властиГосструктуры фактически идут по пути крупных компаний, многие из которых уже наладили цифровые системы кадрового документооборота.
Координатором эксперимента по внедрению в госструктурах кадрового электронного документооборота (КЭДО) станет Минцифры РФ. Первые участники уже определены – это Федеральное казначейство, ФНС (Федеральная налоговая служба) и, собственно, Минцифры. Методологическую поддержку по внедрению КЭДО обеспечит Минтруд. Эксперимент, как сказано в документе, опубликованном на портале правовой информации, завершится 31 мая 2024 года. Соответственно, по его итогам будет принято решение о переходе (или не переходе) на КЭДО всех госведомств.
Эксперимент нужен для того, чтобы испытать в деле и выяснить, какая нужна доработка сервисов ФГИС ЕИСУКС (Федеральная государственная информационная система «Единая информационная система управления кадровым составом гражданской службы РФ»). На базе этой ФГИС и будет производиться создание, подписание, хранение электронных документов и обмен информацией между нанимателем и гражданином.
При этом трудовые книжки (их бумажная версия) госслужащих, документы, связанные с их увольнением, и данные, оригиналы которых приобщаются к личным делам сотрудников, не будут переводить в электронный вид.
Отметим, что если для госструктур КЭДО – эксперимент, то крупные частные компании уже вовсю используют его.
Вирус в документообороте
Толчком для развития цифровых процессов и КЭДО стали эпидемия COVID-19 и сопутствующий ему карантин. Обязательство сидеть дома сдвинуло с мертвой точки достаточно консервативное направление документооборота. «Чтобы не останавливать бизнес-процессы в удаленном формате, организациям было необходимо наладить работу во всех направлениях, поэтому КЭДО стал более востребованным. Также массовому переходу на КЭДО способствовали изменения, внесенные в Трудовой кодекс, которые предусматривают возможность осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений, и отмена бумажных трудовых книжек», – считает Юлия Санина, директор по персоналу и организационному развитию сервиса «Работа.ру».
По данным «Работы.ру», в феврале 2023 года 28 % трудоспособных россиян работали в удаленном или гибридном формате. «Сейчас всё больше компаний переходят на КЭДО, так как это дает экономию финансовых и кадровых ресурсов. Цифровизация также дает возможность контролировать все этапы согласования и подписания документов, снижает риск потери документов и др. Также стоит отметить, что КЭДО дает возможность работать с сотрудниками из других регионов», – отмечает Санина.
Еще один фактор роста числа «удаленных» сотрудников – релокация 2022 года, отмечает Людмила Богатырёва, руководитель департамента цифровых решений агентства «Полилог». По ее словам, на российском рынке достаточно HRM-систем и проблем с импортозамещением нет. Многие крупные компании создали собственные ИТ-продукты «под себя» и затем вышли с ними на рынок.
В целом именно средний и крупный бизнес являются двигателями КЭДО, так как они получают максимальную выгоду, оптимизируя затраты на кадровый документооборот. КЭДО особенно актуален для компаний с развитой территориальной сетью и высокой долей дистанционных сотрудников. Данная категория бизнеса однозначно продолжит в ближайшие годы развивать глубину автоматизации своих бизнес-процессов в КЭДО, а вот малый и микробизнес в меньшей степени готов инвестировать в КЭДО, отдавая приоритет автоматизации клиентского сервиса, а не внутренних бизнес-процессов.
«Одним из технологических трендов в ближайшие годы может стать интеграция КЭДО с «Госключом» (мобильное приложение от Минцифры России для подписания электронных документов). Данное приложение позволяет физическому лицу бесплатно получить усиленную квалифицированную электронную подпись. Таким образом, компании, которые вынуждены нести затраты на обеспечение своих сотрудников электронными подписями в процессе эксплуатации КЭДО, смогут существенно экономить», – считает Людмила Богатырева.
Внедрение КЭДО в работу федеральных органов не первый подобный эксперимент. Да и до карантина государство старалось оптимизировать рабочие процессы с помощью электронных документов. «Требовались не только перестройка бизнес-процессов, но и обновление законодательной базы. Напомним, что процессы легитимизации КЭДО были запущены давно: 63-ФЗ был принят в 2011 году, первый эксперимент по электронному кадровому документообороту, регламентированный приказом Минтруда №194, состоялся в 2018 г. В 2021-м был принят 377-ФЗ, описывающий текущий ЭДО в сфере трудовых отношений», – напоминает Роман Куршин, product owner компании ELMA365.
Cейчас Минцифры стремится расширить автоматизацию и перейти от простого подписания документов в электронном виде до комплексной цифровизации кадровых процессов. Этот процесс упростит жизнь кадровикам, сделав работу более управляемой и прозрачной.