Колонка карьериста: Почему крайне важно соблюдение регламента делового форума
Редкое деловое событие в России – конференция, форум, семинар – отличается четким соблюдением регламента. Даже на очень престижных конференциях расписание зачастую плывет на час-полтора и больше.
Почему крайне важно соблюдение регламента? Если его нет, участники не могут спланировать свои действия – например, вовремя попасть на ту или иную секцию. Или назначить звонок, деловую встречу на кофе-паузу или обед. Ведь перерывы почти гарантированно начнутся не вовремя. Наконец, не удается точно спрогнозировать время возвращения после конференции домой или в офис. Высокое качество контента, уровень докладчиков, прекрасные раздаточные материалы сплошь и рядом убиваются тайм-менеджерской неряшливостью организации. Что с этим делать?
Первое. Стимулируйте людей приходить без опоздания. Для этого начало пленарных докладов предваряйте содержательными активностями, к которым интересно приехать. Выставка-продажа деловой литературы, стенды венчурных фондов, ярмарка вакансий, автограф-сессии выступающих и т. п. Участники если и будут опаздывать, то не на пленарное заседание.
Второе. Реалистично определяйте длительность пауз. Физиологически невозможна 15-минутная кофе-пауза на конференции в несколько сотен человек. Противоречит закону всемирного тяготения всего один час на обед, проходящий в соседнем здании.
Третье. Стимулируйте участников соблюдать регламент. Активно собирайте людей с кофе-пауз. Для этого на небольших событиях можно использовать колокола, гудки и т. п. На многолюдных конференциях – первый, второй и третий звонок, как в театре.
Поддержание регламента – одна из важнейших задач модераторов пленарных заседаний и секций. Модератору стоит громко и внятно обозначать регламент и его важность. «Благодарю докладчиков за соблюдение регламента, уходим на обед. Все мы будем признательны участникам за своевременное возвращение с обеда, начало секций ровно в 15.00». Во всех информационных материалах также стоит поместить регламент на видном месте.