Новые технологии помогают вычислить пожирателей рабочего времени
В конце рабочего дня многие удивляются: вот и день пролетел, на что потрачена уйма рабочего времени?! Новые инструменты анализа помогут ответить на этот вопрос
Главные виновники пустопорожней траты рабочего времени давно под подозрением - это электронная почта и совещания. Новые технологии, анализирующие заголовки писем и записи в электронных органайзерах, помогают точно вычислить пожирателей времени.
Правило семи. Майкл Манкинс
партнер Bain. советует следовать «правилу семи» - на совещании должно быть не больше этого количества участников. Каждый человек свыше этой цифры уменьшает вероятность принятия правильного решения на 10%.
И результаты этого анализа интригуют, говорит Джоан Мотсингер, вице-президент по стратегии глобальных операций Seagate Technology. Эта компания в 2013 г. изучила, как ее сотрудники используют рабочее время и как им работается вместе. С помощью фирмы VoloMetrix были обработаны данные 7600 сотрудников. Несколько рабочих групп Seagate обнаружили, что за неделю могут просовещаться более 20 часов. А одна консалтинговая фирма за год написала около 3700 электронных писем, отнявших 8000 часов у 228 сотрудников Seagate.
С тех пор в Seagate уменьшили количество совещаний и сократили общение с консалтинговыми компаниями, требующими слишком много внимания. «Вы улучшаете то, что в состоянии измерить», - говорит Мотсингер.
Воры в законе
В процессе исследования VoloMetrix анализировали заголовки электронных писем и записи электронных органайзеров, чтобы выяснить, где, когда и как общаются члены рабочих групп. Естественно, персональная информация удалялась. Работники получали данные, разбитые и по их группам, и по всей компании, говорит гендиректор Райан Фуллер. Но в приватном порядке каждый сотрудник мог посмотреть информацию о себе - сколько часов он тратит на письма, сколько сидит на совещаниях. Отдельной строкой был вынесен и его «организационный вклад» - сколько совещаний созвано по инициативе этого работника и на сколько больше или меньше писем он пишет по сравнению с другими сотрудниками.
«Есть люди, сильно выделяющиеся из общей картины», - констатирует Шантрель Нильсен, глава подразделений клиентских решений VoloMetrix. Изучив более 25 компаний, VoloMetrix обнаружила начальников, крадущих у коллег более 400 часов в неделю. Это равноценно 10 сотрудникам, работающим от звонка до звонка всю неделю. И все это время тратится на чтение писем от одного менеджера и высиживание на его или ее совещаниях, ужасается Нильсен.
Один менеджер среднего звена в рамках исследования, проведенного VoloMetrix и Bain & Co, обнаружил, что восемь часов в неделю уходит на совещания, на которых ему вообще-то не нужно присутствовать или которые вообще не стоило бы назначать. Консультанты Bain провели семинар, как определять деятельность, на которую время тратится зря. В итоге тот же самый менеджер обнаружил, что четыре часа в неделю читает бесполезные ему электронные сообщения и отвечает на письма, которые легко можно проигнорировать. С учетом всех прочих нагрузок у него оставалось около 11 часов в неделю непосредственно на работу.
Издержки вежливости
Одна из широко распространенных привычек, напрасно сжигающих время и наше, и окружающих, - стремление вставлять в копию письма как можно больше людей и нажимать кнопку «ответить всем» вместо ответа одному собеседнику. Другая вредная привычка - приглашать на совещание слишком много людей, уверяет Майкл Манкинс, партнер Bain и ведущий автор исследования о бесполезной трате рабочего времени. Еще один настораживающий признак - на совещание приглашены представители более чем двух уровней управления. «В этом случае нужно еще раз задуматься - а точно ли все эти люди нужны на одной встрече?» - говорит Дейв Аун, главный технический директор Seagate.
В случае с электронной почтой многие тратят лишнее время на написание ответов, потому что боятся, что коллеги усмотрят в их тексте что-то обидное или же письмо как-то помешает их работе. На самом деле многие письма не требуют ответа, убеждает Манкинс. Он советует постепенно снижать частоту переписки, объясняя окружающим, что стремишься экономить их время.
Для ряда людей узнать, что они являются пожирателями чужого времени, вполне достаточно, чтобы исправиться. Менеджеры Seagate, обнаружившие у себя повышенный «организационный вклад», поначалу шутили между собой на тему, кто из них требует от подчиненных больше внимания к себе или чаще остальных сидит на совещаниях.
«Топ-менеджеры очень гордятся тем, насколько сурова и трудна их жизнь», - говорит Нильсен из VoloMetrix. Но большинство начинают стремиться к изменениям, увидев, сколько времени они отнимают у коллег (особенно полезно перевести это в денежный эквивалент) и скольких рабочих часов лишают себя.
Директор по программному обеспечению InterMetro Industries (входит в Emerson Electric) Боб Мур говорит, что после внедрения программы по управлению проектами AtTask два года назад время, уходящее на почту и совещания, сократилось в мгновение ока. Кроме AtTask компании используют Daptiv, BaseCamp, Clarity и другие программы.
Рабы привычки
Мур научил подчиненных остерегаться пожирающих время привычек. Как-то он оказался на еженедельном двухчасовом совещании, куда начальник нагонял 12-15 человек. Восемьдесят процентов участников, заметил Мур, втихаря копались в своих смартфонах. «Это было потрясающе неэффективное мероприятие», - вспоминает Мур. Позже он посоветовал тому начальнику еще раз подумать, действительно ли ему нужны на совещании все присутствующие.
Но некоторые вредные привычки так укореняются, что требуется персональный коучинг. Консультант Барбара Патчер недавно обучала менеджера по технологиям, который привык строчить настолько длинные ответы, что люди старались писать ему только в крайнем случае. «Фразу «Да, это можно сделать так» он растягивал на три страницы», - ужасается Патчер. В итоге удалось убедить его, что ответ «да» или «нет» вполне достаточен, если снизу приписать: «Если вам нужна дополнительная информация, обращайтесь». За время обучения никто так и не обратился. Менеджер был шокирован.