Новый стандарт организации рабочих зон основан на социально-психологических исследованиях

До недавнего времени небольшой отгороженный отсек в офисе, закрепленный за конкретным сотрудником, был универсальным стандартом рабочего пространства. Однако сегодня, в результате появления облачных технологий и мобильных устройств, рабочий процесс и способы его организации стремительно меняются, и большую часть умственной работы теоретически можно выполнять где угодно. Это заставляет компании по-новому взглянуть на организацию рабочих мест.

Корпорации, стоящие в авангарде технологических перемен (Google, Facebook, Samsung, Airbnb, Zappos), инвестируют как никогда много средств в разработку индивидуального дизайна, строительство новых зданий и альтернативную организацию рабочего пространства. Так, например, совсем скоро тысячи сотрудников Facebook будут работать в одном помещении длиной в милю. А в Airbnb оформление штаб-квартиры в Сан-Франциско отражает сферу деятельности компании – все пространства офиса созданы в стиле размещенных на сайте апартаментов - и подчеркивает ее философию: «Добро пожаловать домой». Zappos же старается органично вписывать свои офисы в атмосферу сообществ, где они располагаются, чтобы сотрудники работали бок о бок с местными предпринимателями.

В прошлом офисное пространство рассматривали исключительно с точки зрения экономической эффективности – стоимости квадратного метра. Сейчас ключевым критерием становится производительность, поэтому в первую очередь учитывается, как организация пространства влияет на результаты. Сегодня мы можем говорить о появлении абсолютно нового стандарта организации рабочих зон, который во многом основан на результатах социально-психологических исследований. Здесь акцент переносится на создание многоцелевых общих пространств, стимулирующих командную работу, общение сотрудников между собой, мотивацию и вдохновение.

Многие компании считают своими важнейшими активами креативность и культуру. Офис как таковой часто является одним из важнейших инструментов создания особой корпоративной культуры. Рабочее пространство становится отражением философии бренда как для внешнего мира, так и для сотрудников, формирует индивидуальность компании.

В недавней статье «Офисы, которые перемещают людей» (Workspaces That Move People) в журнале Harvard Business Review Бен Уэбер, Дженнифер Магнолфи и Грег Линдси описывают, как на самом деле организован рабочий процесс в мире цифровых технологий. В рамках своего исследования они разместили тысячи социометрических датчиков в офисах разного типа, чтобы собрать информацию о формах и каналах взаимодействия сотрудников между собой, а также о местах, где это чаще всего происходит. Полученные данные показали, что общение вживую – определенно самый важный процесс из происходящих в офисе и что, способствуя «столкновениям», т. е. «случайным встречам и незапланированному взаимодействию между работниками умственного труда как внутри организации, так и за ее пределами», можно существенно увеличить производительность.

Исследования Уэбера также продемонстрировали, что способ организации рабочих зон может влиять на производительность. Если необходимо повысить, например, продуктивность работы колл-центра, следует посадить сотрудников рядом друг с другом в отгороженных отсеках и обустроить прилегающую зону отдыха. Это позволит им укрепить командный дух, почувствовать себя частью большого целого и, соответственно, активнее работать на общий результат. Однако если компания ориентирована на создание инноваций, ей, скорее, подойдет более открытое пространство, где сотрудники могут неожиданно встречаться друг с другом и где можно легко организовать место для коллективного мозгового штурма. Применяя результаты подобных исследований на практике, вполне реально добиться впечатляющего эффекта. Один эксперимент с руководителями фармацевтической компании показал – когда менеджеры по продажам стали на 10% чаще взаимодействовать с коллегами из других подразделений, продажи также повысились на 10%.

Исследования все же показывают, что не стоит принимать точечных мер и пересаживать всех сотрудников в открытое помещение и сталкивать их друг с другом, не имея продуманной долгосрочной стратегии. Просто сократив размер офиса и число рабочих столов, можно добиться обратного результата. Например, в одной компании было принято решение отказаться от столов, закрепленных за сотрудниками, выполняющими исключительно «сидячую» работу. В результате люди оказывались оторванными от своих команд, что снижало эффективность их работы. Компания сэкономила деньги на фиксированных рабочих местах, но потеряла в производительности и, соответственно, в прибыли. Как показало исследование с участием 43 000 человек, о котором писал The Journal of Environmental Psychology в 2013 г., нет научных оснований полагать, что свободная планировка повышает мотивацию и производительность.

В целом, социально-психологические исследования помогают лучше понять, как рабочая атмосфера и организация офисного пространства влияют на людей. В новой книге «Маленькое большое. Маленькие изменения с БОЛЬШИМ эффектом» (The Small Big: Small Changes That Spark BIG Influence) Стив Мартин с коллегами приводит простые и недорогие решения, способствующие переменам в привычном порядке вещей, которые могут сильно сказаться на производительности. Например, возьмем рассадку участников на совещании. Оказывается, что круговая рассадка способствует достижению консенсуса, так как усиливает стремление участников быть частью группы и разделять ее интересы. Напротив, если столы расставлены в форме прямоугольника или буквы «Г», участники острее чувствуют собственную уникальность, стремятся соблюдать свои интересы и брать ответственность на себя. Высокие потолки и синий цвет подсознательно ассоциируются с творческой атмосферой, где от сотрудников ждут нестандартных решений. Однако если нужно сосредоточиться на решении практических вопросов, низкие потолки и красный цвет подойдут лучше.

Наконец, беспорядок в офисе может негативно – и довольно сильно – сказаться на продуктивности компании. Стив Мартин демонстрирует: когда люди безнаказанно ведут себя ненадлежащим образом в одной области, высока вероятность возникновения такого же поведения и в другой: «Администрация розничных магазинов считает, что если в примерочных или уборной порой валяется мусор на полу, в этом нет ничего страшного. Однако, как убедительно показывает данное исследование, наличие мусора повышает вероятность краж. Если содержать какие-либо зоны офиса в беспорядке или не устранять поломки, то со временем это может опосредованно повлиять на работников, культивируя лень или, того хуже, склонность к должностным злоупотреблениям». Наилучшая среда для стимулирования желаемого поведения – не идеальная обстановка, а очевидное соблюдение норм. Поэтому формирование в офисе среды, где люди активно поддерживают стандарты и порядок и это заметно со стороны, гораздо важнее, чем просто создание приятного для глаза пространства.

Офисы, которые перемещают людей. Бен Уэбер, Дженнифер Магнолфи и Грег Линсди

Workspaces That Move People. Ben Waber, Jennifer Magnolfi and Greg Lindsay. Harvard Business Review, октябрь 2014

Маленькое большое. Маленькие изменения с БОЛЬШИМ эффектом. Стив Мартин, Ноа Голдштейн и Роберт Чалдини

The Small BIG: Small changes the spark Big influence. Steve J. Martin, Noah J. Goldstein and Robert B. Cialdini. Profile Books, 2014