Как работодателю реагировать на исчезновения сотрудников

Ситуация, когда сотрудник перестает появляться на работе, «забыв» при этом оформить прекращение трудовых отношений, является не такой уж редкой. Сотрудник не появляется на рабочем месте уже несколько месяцев, заявление на увольнение отсутствует, трудовая книжка по-прежнему хранится в сейфе, а администратор по кадрам безуспешно пытается найти исчезнувшего сотрудника. Практика показывает, что в большинстве случаев исчезнувший сотрудник просто решил сменить работодателя, не задумываясь о том, что без соответствующего оформления создал головную боль для бывшего работодателя. Мы характеризуем такую ситуацию как «брошенная трудовая книжка».

Парадокс в том, что, даже несмотря на длительное отсутствие сотрудника, законных оснований у работодателя для прекращения трудового договора с таким работником нет, так как данную ситуацию считать прогулом нельзя. Прогул – это отсутствие на рабочем месте без уважительной причины, но если сотрудник не появляется, то и спросить объяснений не с кого, и проверить уважительность причины работодатель не может.

Для иллюстрации – случай из практики нашей компании BLS. В какой-то момент на рабочем месте перестал появляться начальник крупного склада. Поскольку данная должность подразумевает серьезную степень ответственности, то через несколько недель была собрана специальная комиссия, которая отправилась к нему домой для выяснения причин отсутствия. Сотрудник открыл дверь и заявил, что ни общаться, ни тем более давать объяснений не намерен. На основе заключения комиссии был издан приказ об увольнении. А ровно год спустя данный сотрудник как ни в чем не бывало появился на рабочем месте и предоставил справку о том, что все это время болел туберкулезом. Как оказалось, в свое время от туберкулеза умерли его отец и дед, поэтому, узнав о своем диагнозе, сотрудник нарисовал себе крайне мрачную перспективу на будущее. Именно поэтому он исчез с работы и отказывался давать какие-либо объяснения. Является ли это «уважительной причиной»? Эксперты компании BLS посчитали, что да, рекомендовали аннулировать приказ об увольнении и восстановить сотрудника на работе.

«Мертвые души» в штате помимо вполне очевидных неудобств для кадровых администраторов приносят и реальные риски работодателю. Например, риск случайного начисления заработной платы в случае сбоя системы или смены бухгалтера в организации. Другой проблемой является невозможность принять на работу сотрудника взамен исчезнувшего, чтобы закрыть вакансию.

Прямых ответов, как поступить в подобной ситуации, наше трудовое законодательство не дает. Что же в таком случае может предпринять кадровая служба или руководство компании?

С целью исключения рисков и оптимизации работы организации мы рекомендуем бороться с явлением «брошенной трудовой книжки» следующим образом: компания должна издать приказ по основной деятельности, в котором говорится, что в связи с длительным отсутствием работника на рабочем месте по невыясненной причине работник будет исключен из табеля учета рабочего времени (не издавая при этом приказа об увольнении). Затем бухгалтерии необходимо условно уволить работника (для исключения его из базы данных по расчету зарплат) и перестать начислять ему заработную плату. Кроме того, компания должна хранить трудовую книжку исчезнувшего работника отдельно от остальных трудовых книжек до востребования в течение 75 лет. Затем книжка сдается в государственный архив. Наконец, на должность отсутствующего работника компания принимает на работу по срочному трудовому договору другого сотрудника, а через пять лет данный договор станет бессрочным.

Автор – управляющий партнер юридической компании BLS