Если сотрудник потерял трудовую книжку

Недавно компания – производитель потребительских товаров взяла на работу сотрудницу, которая уволилась из агентства недвижимости. Она письменно попросила директора агентства отправить ее трудовую книжку по почте новому работодателю. Но менеджер по персоналу новой компании, не зная об этом, ничего на почте не забирал, и письмо вернулось в почтовое отделение отправителя. Агентство конверт тоже не забирало, и через шесть месяцев его вместе с книжкой уничтожили. Сотрудница же узнала об этом, когда решила уволиться уже от нового работодателя и ей выдали книжку лишь с одной записью о последнем месте работы. Оказалось, что ей просто завели новый документ, так как старого не было. Работница потребовала восстановить все записи в первозданном виде. Испугавшись штрафов и судебного иска, компания начала искать старые данные. Обоснованы ли ее страхи?

Согласно постановлению правительства от 16.03.2003 № 225 «О трудовых книжках» за ведение, хранение, учет и выдачу книжек отвечает работодатель. Нарушение может обернуться штрафом, судом и даже выплатой процентов за задержку зарплаты. Ст. 234 Трудового кодекса (ТК) обязывает работодателя возместить недополученный заработок в результате незаконного лишения возможности трудиться. Среди причин лишения значится и задержка выдачи книжки. Если сотрудник не получит ее, он вправе обратиться в суд. Хотя трудовые отношения завершены, компания обязана платить средний заработок за время, пока человеку не отдадут книжку.

Но какой именно работодатель виновен – старый, агентство недвижимости, или новый, производитель потребительских товаров?

В соответствии со ст. 84.1 ТК, если сотрудник не может прийти в день увольнения, работодатель должен отправить уведомление с просьбой забрать книжку лично или разрешить отправить ее по почте. Сотрудница письменно попросила переслать документ на адрес новой компании. Агентство сделало это и перестало нести ответственность за книжку. Вот только сотруднице надо было указывать личный адрес доставки, а не адрес новой компании. И она должна была контролировать статус отправления, так что документ утерян по ее вине.

Главная ошибка нового работодателя – создание нового документа. Ст. 65 ТК напоминает, что оформлять трудовую книжку в случае потери или повреждения можно только с согласия работника. Он должен написать заявление об этом, указав причину отсутствия книжки. Согласия сотрудницы не было. Вот работодатель и решил, чтобы загладить вину, заняться восстановлением данных из утерянной книжки. Хотя делать это он не обязан, ведь не он терял первый документ. А если сотрудница откажется забрать книжку, надо просто выслать ей уведомление с просьбой забрать трудовую книжку или согласиться на ее отправку по почте.

Если сотрудник не забирает книжку и не просит ее отправить, компания обязана хранить ее отдельно до востребования 50 лет, на основании ст. 22.1 закона об архивном деле. Нарушение правил грозит руководителю штрафом до 5000 руб., а компании – до 50 000 руб. в соответствии со ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Такая ситуация возможна только с бумажной книжкой. Когда произойдет полный переход на электронные книжки (с 2021 г.), физического приема и выдачи этих документов уже не будет. Более того, электронный документооборот не позволит уничтожить данные, написанные от руки. Но закон об электронных книжках накладывает на службы персонала дополнительные обязанности. Прежде всего, им придется заполнять данные и ежемесячно сдавать в Пенсионный фонд отчетность по трудовому стажу. Отвечает за это именно компания. Так что жизнь работодателя электронные трудовые книжки вряд ли облегчат.

В минувшую субботу председатель Счетной палаты Алексей Кудрин в своей лекции выпускникам Российской экономической школы сказал, что «мы сегодня в застое», а причина этого – недостаточность структурных реформ и зависимость нашей экономики от экспорта сырья.