Непорядок
Один из топ-менеджеров компании Mars, инспектируя российское подразделение, пришел в ужас от состояния офиса: столы были погребены под горами документов. Менеджер собрал бумаги в кучу и свалил их в подсобное помещение. Сотрудники потом без малого неделю отыскивали свои документы. Так руководство приучило персонал соблюдать правила безбумажного стола.
"Порядок на столе, порядок в голове" - с таким девизом начинают рабочий день тысячи людей. В одних компаниях сотрудники обязаны поддерживать порядок на рабочем месте в течение всего дня, в других убирают со стола всю документацию перед уходом из офиса. На рабочем месте должно находиться только самое необходимое: компьютер, телефон, калькулятор и ручка с блокнотом. Так называемую "политику чистых столов" некоторые компании включают в свод корпоративных правил. Например, в "Калине" и Shell требования к рабочему месту зафиксированы в правилах внутреннего трудового распорядка, с которыми должен ознакомиться каждый новый сотрудник. В российском офисе Motorola о требованиях к порядку рассказывают на специальном вводном тренинге. Олег Румянцев, бывший сотрудник компании Mars, считает, что строгие требования к порядку формируют особую атмосферу. "Из офиса уходит мещанский дух, возникает чувство свободы", - отмечает он. Но главная цель "политики чистых столов" - контроль и управление информацией. Для ее введения есть несколько причин: Требования безопасности. Когда все сотрудники придерживаются одних правил в обращении с документами, опасность потерять важные документы сводится к минимуму, считает финансовый менеджер Motorola Дмитрий Анисимов, отвечающий в компании за внутренний контроль. Снижается вероятность того, что кто-нибудь возьмет с чужого стола бумаги, содержащие информацию, которая не должна выходить за пределы компании, - например, заявку на участие в тендере. Управление информацией. Единые правила хранения документов позволяют избежать знакомой многим ситуации: в отсутствие сотрудника в его бумагах разобраться не может никто. "В любую минуту документы одного менеджера могут понадобиться другому, - объясняет Татьяна Халявская, менеджер по маркетингу представительства компании Volkswagen. - Например, сотрудник болен или отлучился на встречу, звонит клиент со срочным вопросом. Тут же поднимаются необходимые бумаги".
Контроль информации внутри компании. Небрежное обращение с документами может привести к проблемам. Отдел персонала одной компании подготовил описание недавно открывшейся вакансии. Приготовленное для отправки рекрутерам описание вакансии случайно увидел сотрудник фирмы, работавший на аналогичной должности, и решил, что его собираются уволить. Руководству пришлось долго убеждать сотрудника в необоснованности его предположений. Воздействие на клиентов.
Опрятный офис производит хорошее впечатление на клиентов. Требования к соблюдению порядка на рабочем месте не всегда находят понимание у творческих людей. "Некоторым легче трудиться в окружении бумаг, а просьбы разобраться на столе у них только вызывают стресс", - считает Олег Трояновский, партнер консультационной компании Pathways. Полтора года назад в российском офисе Volkswagen один сотрудник не мог разобрать свой стол в течение трех месяцев. Но дело было не в неряшливости сотрудника: поток информации, которую он должен был анализировать, вырос. И в помощь сотруднику пришлось нанять ассистента, рассказывает Татьяна Халявская.
Однако во многих компаниях уборщикам или начальникам отделов вменяется в обязанность ставить на столы неряшливых сотрудников специальные таблички. Например, как в компании Mars: "Такого-то числа, уходя с работы, вы нарушили политику компании". А в "Калине", по словам Натальи Десятник, злостных нарушителей могут лишить премии или даже уволить. Правда, к таким мерам еще ни разу не прибегали.