СОВЕТЫ КОНСУЛЬТАНТА: Шаг третий: закрепление результатов
Третья статья из цикла, посвященного экономическому оздоровлению проблемного предприятия. Первая была опубликована 28 мая, вторая - 4 июня.
После решения наиболее острых проблем предприятия новой команде необходимо сразу же начать работу по закреплению результатов и повышению эффективности бизнеса. Важным условием успеха на этом этапе должны стать меры по оптимизации бизнес-процессов. Эта работа состоит из нескольких шагов: документирование существующих процессов, их оптимизация и последующая автоматизация. Все это можно разделить на два параллельных процесса: - создание культуры постоянного совершенствования; - кардинальное повышение эффективности ключевых процессов.
Постоянное совершенствование. Никакие перемены не будут возможны, пока люди будут спать, пока у большинства сотрудников стремление изменять ситуацию к лучшему не станет сознательным и добровольным. Одна из причин подобной успокоенности - отсутствие в России бизнес-среды, в которой происходит постоянный обмен информацией о методах повышения эффективности деятельности и постоянное сравнение компаний между собой. В ведущих мировых корпорациях сравнение с лучшими практиками - это стандартная процедура. В таких компаниях практически все сотрудники знают финансовые результаты за месяц, квартал и т. д., а также лучшие по отрасли результаты. Перед ними стоит "цель навытяжку", которая, как правило, заключается в ежегодном улучшении показателей на 10 - 15%. Такой же процесс сравнения (benchmarking) необходимо ввести на этапе экономического оздоровления предприятия. Для закрепления результатов необходимо введение следующих процессов: составление бюджета и контроль за его исполнением, ежеквартальные разборы состояния бизнеса и отклонений от плана, аттестация сотрудников и внутренний аудит (чистка внутренних процессов от возможностей злоупотреблений и улучшение контроля). Эти процессы должны быть поддержаны аналитической работой. Например, разбор состояния бизнеса должен фокусироваться на анализе изменений ключевых показателей деятельности бизнеса - совокупности измеряемых показателей, определяющих прибыльный рост предприятия (например, объем продаж на сотрудника, операционная маржа и т. д.) и сравнение его с ведущими предприятиями отрасли, включая зарубежные.
Процессы улучшения должны также быть поддержаны мотивационными схемами. Необходимо создать в компании механизмы оценки работы каждого сотрудника на основании его вклада в улучшение компании. Каждый руководитель должен иметь четко поставленные задачи по улучшению показателей, за которые он отвечает. Премии за улучшение финансовых показателей, увольнение за отсутствие измеримого результата помогут сотрудникам понять, что их благосостояние зависит от их вклада в успех компании. Как определить, сумела ли компания развить культуру постоянного совершенствования? Активного вовлечения сотрудников в процессы улучшения недостаточно. Реальным результатом можно признать только планомерное улучшение основных финансовых показателей как минимум на 10% в год. Кардинальное повышение эффективности ключевых процессов. Планомерного улучшения всего бизнеса недостаточно, чтобы программу экономического оздоровления считать успешной. Если хочешь стать великим футболистом, мало просто "хорошо играть", необходимо развить уникальное преимущество либо в скорости, либо в технической подготовке, либо в быстроте мышления на поле. Так же и предприятию необходимо определиться с теми областями, в которых оно хочет создать стратегическое преимущество перед конкурентами. Выбор ключевых процессов и их реинжиниринг позволяет предприятию добиться кардинального прорыва к прибыльному росту. Вначале необходимо определить ключевые направления прорыва, например качество обслуживания клиентов и правильное планирование вложений в инфраструктуру для телекоммуникационной компании или процесс создания новых продуктов и работа с дистрибьюторами для компании по производству потребительских товаров. Высшее руководство компании должно определить небольшой набор ключевых показателей (key business issues), по которым организация будет осуществлять прорыв. Затем необходимо создать сильные рабочие группы, способные задокументировать, проанализировать и значительно улучшить ключевые процессы. Несмотря на часто встречающееся скептическое отношение к возможности значительного улучшения привычных процессов, большинство компаний, взявшихся за реинжиниринг, могут добиться одновременного снижения издержек и повышения качества процессов в разы. Наш опыт показывает, что реинжиниринг процессов позволяет, например, снизить время подключения нового абонента к сети телекоммуникационной компании в 10 раз, а среднее время обслуживания запросов клиентов энергетической компании с 80 минут до 10 минут (и это без серьезной компьютеризации). Как и при создании культуры постоянного совершенствования, необходимо измерять результаты деятельности рабочих групп по реинжинирингу и компенсировать сотрудников на основании реально измеримых улучшений. Желание менеджеров среднего звена, прошедших через программы реинжиниринга, передавать свои знания другим и продолжать процессы улучшения должно быть оценено в рамках аттестационной программы предприятия. Менеджеры, успешно осуществившие проекты по реинжинирингу, - это основа лидерского потенциала компании. Вообще говоря, чем выше положение менеджера в организации, тем больше его усилия должны быть направлены на улучшение бизнеса компании, а не на поддержание текущей работы.
Среди более долгосрочных способов оптимизации производства можно отметить постепенное сокращение и устранение подсобных производств - переход к так называемому аутсорсингу, покупке этих услуг у выбранных на конкурентной основе специализированных компаний, - а также автоматизацию бизнес-процессов, что позволит добиться общей прозрачности деятельности предприятия. Улучшение процесса продаж является критическим для большинства предприятий, и мы проанализируем необходимые шаги предприятия по созданию культуры продаж в следующей статье.
Вэл Ванинов - вице-президент Access Industries (Eurasia), LLC; Кирилл Дмитриев - директор по инвестициям Delta Capital Management