ТОЧКА ЗРЕНИЯ: Зачем нужны управляющие

Но, как показывает практика, довольно часто к моменту начала строительства не сформирована четкая схема взаимодействия между всеми участниками проекта, из-за чего проблемные вопросы не снимаются заранее, а решаются по мере их возникновения.

Коммерческое управление в действии

Инвесторы и девелоперы вправе требовать от профессиональной управляющей компании выполнения определенного объема работ. Прежде всего управляющая компания (УК) должна проанализировать проекты арендных документов (письмо о намерениях, предварительный договор аренды и основной договор аренды) с точки зрения дальнейшего коммерческого управления и разработать соответствующие положения, касающиеся управления, эксплуатации и обслуживания объекта.

Например, на этапе разработки письма о намерениях необходимо отметить основные условия аренды, в том числе касающиеся управления и эксплуатации. То есть оценить приблизительную ставку будущих операционных расходов, описать их состав, а также предусмотреть страховые обязательства арендодателя и арендатора.

На этапе предварительного договора аренды важно определить состояние, в котором здание и арендуемые помещения предоставляются арендатору для выполнения отделочных работ, и четко прописать регламент их проведения.

На этапе составления договора аренды управляющая компания обязана проработать все положения, по которым ей впоследствии придется общаться с арендаторами. Это сбор и оплата аренды (если данные функции предполагается возложить на УК), финансовая отчетность, страховые обязательства арендодателя и арендатора, состав услуг по управлению и эксплуатации объекта, правила пользования объектом недвижимости для арендаторов и посетителей, условия реорганизации арендуемых помещений и т. д.

В практике компании часто встречаются случаи, когда арендные документы разрабатываются без участия УК. Это ведет к негативным последствиям и для собственника объекта, и для будущих арендаторов. Например, бывает, что для одного действующего объекта правила для арендаторов существуют в нескольких различающихся между собой вариантах или сформировано несколько различных перечней работ по управлению и эксплуатации зданием. Это отнюдь не способствует эффективному и четкому управлению конкретным зданием.

Важно понимать, что управляющая компания – это то конечное звено, которое обеспечивает весь процесс функционирования здания. На основании имеющегося опыта и стандартов, принятых на рынке управления, УК должна разработать и зафиксировать в арендных документах собственные эффективные решения.

Расходная часть

С учетом первоначальной концепции объекта управляющая компания формирует предварительный бюджет операционных расходов, который берется за основу при сдаче объекта в аренду. В бюджете для офисных зданий А и В стоимость операционных расходов обычно составляет от $70 до $100 на 1 кв. м арендуемой площади, не включая коммунальные расходы и НДС. В перечень операционных расходов обычно входят инженерно-техническое обслуживание объекта, уборка, организация безопасности и службы работы с посетителями.

Как правило, в процессе строительства часто происходят изменения в проектных решениях. Например, меняется тип того или иного инженерного оборудования, расширяется зона парковки, устанавливаются дополнительные функции для инженерных систем и т. п. Задача управляющей компании в данном случае – отслеживать все изменения в ходе строительства и вносить соответствующие корректировки в бюджет. Мы всегда рекомендуем нашим клиентам не принимать решения об отклонениях от проекта без участия УК. Дело в том, что различные изменения в проекте часто ведут к увеличению стоимости операционных расходов, а также усложняют процесс эксплуатации.

Не забыть о страховке

Какова роль управляющей компании в страховании объекта недвижимости? Задача УК здесь – определить набор рисков, оценить стоимость их страхования, на основании независимого тендера определить лидеров на рынке страховых услуг и подготовить к заключению соответствующие договоры со страховщиками. Важно, чтобы к завершению строительства объекта и вводу его в эксплуатацию страховой договор был заключен.

К сожалению, в практике компании часты случаи, когда объект построен, на него оформлен акт государственной комиссии, в помещения въехали арендаторы, а страхование рисков собственника не обеспечено, несмотря на имеющиеся обязательства перед арендаторами.

Тонкости эксплуатации

Управляющая компания должна проанализировать имеющуюся у собственника концепцию, для того чтобы оценить архитектурные, конструктивные и инженерные решения с точки зрения их эффективности для арендаторов, стоимости обслуживания и долговечности. Такие важные вопросы, как обеспечение доступа к инженерным системам, расположение зон парковки, мест для постов охраны, мест для приема посетителей, подсобных помещений для обслуживающего персонала и специализированной техники, и многие другие должны быть решены с участием управляющей компании.

В своей практике мы нередко сталкиваемся с тем, что здание, позиционируемое как класс А, оснащают оборудованием низкого качества. Это делается собственником ради экономии. Например, встречаются лифты, не обеспечивающие требуемый интервал движения, с некачественными комплектующими, из-за чего они часто выходят из строя. В результате сравнительно низкая стоимость ежемесячного обслуживания таких лифтов не идет ни в какое сравнение со стоимостью постоянного их ремонта. И – что, по нашему мнению, особенно недопустимо для здания А-класса – доставляет неудобство арендаторам.

Бывают обратные ситуации (опять же когда решения принимаются собственниками или девелоперами без участия управляющей компании), когда выбирается уникальное инженерное оборудование, для которого впоследствии приходится заказывать редкие комплектующие, ожидая подолгу их доставки, и для работы с которым у эксплуатирующих организаций нет соответствующего опыта. Все это тоже угрожает нормальному функционированию объекта и повышает стоимость его обслуживания.

Арендаторов надо знать

Знакомство управляющей компании с арендаторами должно происходить как можно раньше – как правило, с этапа согласования договоров аренды. Управляющая компания должна понимать состав арендаторов на объекте, корпоративные требования каждого, стиль работы, с тем чтобы учесть все особенности в правилах пользования объектом недвижимости, различных инструкциях для арендаторов.

Важно, чтобы к моменту въезда арендаторов в здание объект был полностью готов. Это означает не только практическое завершение процесса строительства, но и наличие разработанных “правил поведения” для всех участников процесса эксплуатации здания. То есть для управляющей компании, арендаторов, посетителей, представителей собственника и проч.

Как принимать в эксплуатацию

Как правило, участие управляющей компании на этапе строительства объекта актуально в момент начала монтажа инженерного оборудования. Это нужно, чтобы контролировать выполнение проектных решений, обеспечить доступ к оборудованию для дальнейшей эксплуатации. А также быть готовым внести свои предложения в случае отклонения от проекта. Задачей управляющей компании на данном этапе является формирование базы данных гарантийных обязательств подрядчиков, что также влияет на бюджет первого года эксплуатации здания.

Особо стоит обратить внимание на подготовку и непосредственное проведение процесса приемки здания в эксплуатацию. Действия управляющей компании направлены на то, чтобы разработать программу приемки объекта в эксплуатацию (для каждой инженерной системы, а также для элементов и конструкций объекта), принять объект в соответствии с установленной программой, выявить дефекты, проконтролировать устранение этих дефектов, осуществить повторную приемку.

Не стоит скрывать, что приемка объекта в эксплуатацию – самый сложный момент во всем процессе работы для всех его участников. Далеко не все объекты идеальны. Часто бывает, что сдавать здание в эксплуатацию надо и при отсутствии исполнительной документации, и при очевидных дефектах строительства.

Нельзя сказать, что в подобных ситуациях виноват кто-то один из участников процесса. По нашему мнению, отсутствие единой системы и целостности в сдаче-приемке объекта вызвано такими факторами, как наличие жестких сроков завершения строительства, обязательных для генподрядчика да и для собственника объекта, несущего обязательства перед арендаторами. Управляющая компания, в свою очередь, ограничена по срокам приемки объекта и началу эксплуатации и управления в полном объеме. Нередко каждая сторона – участник процесса строительства завершает работы на своем участке уже тогда, когда арендаторы въехали в здание, что создает не совсем комфортную обстановку для конечных пользователей объекта. На рынке существует даже мнение, что строительство нельзя завершить – его можно только прекратить.

В итоге общей волей и усилиями всех участников строительства, их готовностью идти на компромисс и гибкостью достигаются взаимоприемлемые решения. Безусловно, со временем былые сложности забываются, и не исключено, что те же компании вновь встретятся в том же составе на строительной площадке, но уже нового объекта...