Советы консультанта: Офис от головной боли
Для выполнения пакета взаимосвязанных проектов в последнее время компании все чаще создают проектный офис – управляющую структуру, отвечающую за их координацию. Чтобы эта самая структура успешно работала, нужно, во-первых, четко понимать, для чего она вам, а во-вторых, как именно ее полагается создавать.
Проектный офис имеет смысл, когда возникают проблемы со сбором информации и контролем исполнения принятых решений, что принципиально отличается от простого сбора отчетности. Следует особо отметить, что проектный офис сам по себе – без поддержки первых лиц – не имеет реальных рычагов влияния. Если у руководства нет возможности оперативно принимать решения, то никакая полученная информация и контроль не помогут.
Вот пример. В одной крупной российской компании после того, как топ-менеджеру за неделю пришлось участвовать в совещаниях по четырем взаимосвязанным проектам, было принято решение создать проектный офис. В него привлекли двух опытных администраторов из числа сотрудников компании и секретаря. Новобранцы рьяно взялись за дело, и через неделю подразделения были завалены требованиями предоставить в проектный офис разнообразные планы и отчеты, каковые регулярно и передавались руководству.
Примерно через месяц первые лица перестали читать еженедельную отчетность проектного офиса. Им показалось, что ситуация под контролем. Но позже выяснилось, что впечатление было обманчивым: работавшие сотрудники имели слишком слабое представление о содержании проектов, а значит, не могли четко оценить положение дел по каждому из них. Еще через некоторое время стало понятно, что в большинстве проектов сроки сорваны.
Ситуацию удалось выправить, лишь наняв внешнего управляющего пакетом проектов, наделенного достаточными полномочиями.
В приведенном примере администраторы из числа сотрудников компании не могли корректно оценивать состояние дел, реагировать на изменения и информировать о необходимости принятия того или иного управленческого решения – из-за того, что не были специалистами в данной области. Это значит, что если компания выступает заказчиком проектов, то ей чаще всего нет смысла организовывать проектный офис изнутри. Надежнее под каждый пул проектов создавать внешний (на аутсорсинге) проектный офис: для строительства один, для IT другой и т. д. Иначе он станет головной болью и внесет еще больший разлад в и без того не простой ход выполнения проектов.