Технологии рынка: Апгрейд для офиса

Интерес российских компаний к новым способам организации офисного пространства объясняется необходимостью более эффективно вести бизнес. Новые концепции направлены также на оптимизацию офисного пространства за счет коридоров и кабинетов. Проще говоря, вы можете разместить большее количество людей на меньшей площади – экономия арендной платы налицо», – говорит административный директор CB Richard Ellis Ирина Кокоц.

По мнению начальника отдела офисных помещений DTZ Анастасии Хоменчук, последнее время меняется сам подход к организации работы компании и руководству. «Кабинетная система и приемная, через которую к «главному» проходит не каждый, были характерны для другого стиля управления. Чтобы оперативно и эффективно решать задачи, слышать предложения сотрудников, разным подразделениям обмениваться информацией, необходима более открытая структура, которая и отражается в планировке офисного пространства», – говорит эксперт.

Открытый космос

Популярным способом оптимизации офисного пространства является open space. «Организация офиса этим методом, по-русски говоря – «открытого плана», использовалась еще в 1930-х гг. во многих проектных институтах и бюро СССР. Формально почти все производства организованы таким образом. Так что назвать планировку open space нестандартной нельзя», – рассказывает Станислав Бирюлин, руководитель проектов внутренней отделки помещений отдела управления строительством CB Richard Ellis. Но основным принципом организации офиса она стала недавно.

«При планировании нашего офиса мы всегда придерживались концепции open space. Открытый офис незаменим при командной работе, когда необходимо оперативно делиться информацией и быть в гуще событий, чтобы быстрее добиться результата», – рассказывает Ирина Кокоц. По словам Станислава Бирюлина, при такой системе внутриофисные «капитальные» перегородки отгораживают только отдел или подразделение компании, а внутри пространство организуется без всяких перегородок.

«Учитывая, что отделы существуют не изолированно, специфика бизнеса такова, что многие проекты ведут одновременно несколько отделов, например отдел офисной недвижимости, отдел корпоративных услуг, отдел консультационных услуг, управление проектами. То, что они находятся в открытом пространстве, позволяет оперативно и эффективно решать поставленные задачи. Невысокие перегородки между столами позволяют в то же время ограничить личное пространство, придать элемент privacy рабочему месту, что особенно актуально для сотрудников, которые большую часть времени проводят в офисе», – рассказывает руководитель административного отдела компании Cushman & Wakefield / Stiles & Riabokobylko Елена Сергеева.

По словам Ирины Кокоц, «концепция открытого офисного пространства актуальна для большинства крупных бизнесов, например консалтинговых компаний, телекоммуникационных корпораций, которые организуют бэк-офисы и call-центры, – тех, чей бизнес зависит от оперативности обмена информацией внутри отделов и между ними».

Но не в каждом офисе можно организовать open space. «В старых советских административных зданиях классов В и С, где арендные ставки ниже, чем в новостройках, а эргономическая норма составляет 6 кв. м на человека, открытого офисного пространства нет как такового. Там царит коридорная система», – отмечает Ирина Кокоц. Более того, далеко не всегда размещение в открытом пространстве работников приводит к прямой экономии площади.

«Планировка новых зданий класса А строится на концепции открытого офиса, однако спроектированы они таким образом, что мы не можем пользоваться преимуществами open space в части экономии арендной платы. Новые офисные здания имеют очень жесткие требования к офисной площади в расчете на одного сотрудника, самое меньшее – 8 кв. м на человека. В высотных зданиях – не менее 10 кв. м. Такие жесткие требования диктуются многими факторами», – объясняет Ирина Кокоц.

Системы вентиляции и кондиционирования воздуха рассчитаны на определенное количество людей, особенно это касается зданий со сплошным остеклением, в которых нет открывающихся окон. «Следующий фактор – расчет электрической мощности, ведь все ультрасовременные офисы заполнены электроникой и электроприборами. Если вы увеличите количество рабочих мест даже в 1,5 раза против расчетного, есть риск иметь дело с перебоями электропитания, а это остановка работы всего офиса», – говорит она.

Кроме того, по ее словам, важны нормы противопожарной безопасности, требующие беспроблемно организовать срочную эвакуацию людей при возникновении чрезвычайных ситуаций. «Так что концепцию открытого офиса берут на вооружение российские компании скорее не для экономии, а в целях оптимизации бизнес-процессов», – добавляет Ирина Кокоц.

По словам Сергеевой, расстояние между мониторами компьютеров не должно быть менее 120 см, а проходы в одну сторону между рядами столов – не менее 80 см. Если проход организован в обе стороны, то его ширина должна быть не менее 160 см. «Количество людей на 1 кв. м офисной площади ограничивается еще на стадии концепции – даже диаметром канализационной трубы на выходе из здания», – добавляет Бирюлин.

Способ 1.

Никаких привилегий начальству

При современной организации пространства редкий начальник сможет получить собственный кабинет. «Мы поддерживаем идею размещения менеджеров в общем помещении. Находясь в центре событий, они эффективнее осуществляют координацию и контроль рабочих процессов. Отдельные кабинеты необходимы только тем руководителям, характер деятельности которых требует особой конфиденциальности», – отмечает Ирина Кокоц. В частности, по ее словам, это относится к руководству компании, включая управляющего директора, генерального директора, финансового директора, главного бухгалтера и некоторых других топ-менеджеров.

Совсем уж не балуют менеджеров в некоторых инвестиционных компаниях. «Отдельных кабинетов для менеджеров практически нет – их не более пяти на всю компанию. Прежде всего речь идет о кабинетах для тех, у кого отдельное помещение является признаком статуса, помогает общаться с клиентами, например для руководителя департамента корпоративных финансов. Большинство же менеджеров сидят вместе со своими сотрудниками, в общих с ними помещениях», – рассказывает и. о. HR-директора инвестиционного холдинга «Финам» Екатерина Грипась. По ее словам, гендиректор компании вообще не имеет своего кабинета. Его рабочий день проходит в процессе общения с представителями различных подразделений, которое, в свою очередь, организуется в занимаемых ими помещениях или переговорных комнатах.

Способ 2. Мобильные в мобильном

В некоторых компаниях основным способом организации офисного пространства становится принцип мобильности. Существенная часть сотрудников оказывается вовсе без фиксированных рабочих мест. Такой принцип получил название hot desk.

«Hot desk – это в нашем понимании не рабочее место, а принцип его организации. Он подразумевает не закрепленные за конкретным сотрудником столы, оборудованные телефонами и силовыми и компьютерными розетками. Учитывая, что во всем офисе также имеется WiFi, необходимость в компьютерных розетках вообще отпадает», – рассказывает Елена Сергеева. По ее словам, при такой системе любой сотрудник Cushman & Wakefield / Stiles & Riabokobylko может зайти в телефонную систему с любого телефонного аппарата под своим внутренним номером, что позволяет получать звонки, сообщения, голосовую почту независимо от месторасположения телефона.

«Ноутбуки, личные вещи, документы хранятся в специальных тумбочках, которые можно подкатить к любому свободному столу, включить компьютер, подключиться к телефонной системе и начать работать. По окончании рабочего дня организованные таким образом рабочие станции должны оставаться свободными от какой-либо техники, кроме телефонов, документов, личных вещей и т. п.», – рассказывает эксперт. По словам Сергеевой, такими рабочими местами пользуются брокеры, консультанты, которые проводят в офисе не весь день, а иногда и не появляются в течение дня вовсе.

Мобильные рабочие места есть и в компании DTZ. Они также представляют собой тумбочки, которые при желании превращаются в рабочий стол и могут путешествовать по офису вместе со своим владельцем. «Они предназначены для торговых компаний и компаний сферы услуг, консультантов, выездных страховых агентов и проч., когда сотрудники часто в разъездах и сами организовывают свой рабочий день», – рассказывает Анастасия Хоменчук.

Продолжением hot desk является так называемый hoteling. «Мобильные рабочие места используются в основном сотрудниками, которые проводят в офисе неполный рабочий день или только несколько дней в неделю, это могут быть интерны, временные сотрудники и т. д. В идеальной ситуации, если желающих занять такие рабочие места больше, нежели самих рабочих мест, последние необходимо бронировать заранее, как гостиницу. В нашей ситуации такие места имеются в достаточном количестве, необходимости предварительного бронирования нет», – рассказывает Елена Сергеева.

Стоит отметить, что не все компании имеют одинаково положительную точку зрения на мобильные рабочие места. «Их процент в общем количестве рабочих мест в нашем офисе крайне мал. Мобильные места используются прежде всего теми сотрудниками, которые проводят большую часть своего рабочего времени не в центральном офисе, а на других объектах компании, например на стройплощадках или в зданиях и сооружениях, которыми мы управляем», – говорит Ирина Кокоц.

Однако, по словам Станислава Бирюлина, располагать работника на диване невыгодно в плане использования рабочего пространства, особенно если мобильный офис используется в чистом виде – работник сидит не за фиксированным рабочим столом, а может присесть на любой свободный диванчик. «В обычном офисе диваны располагаются только в зонах ожидания и некоторых переговорных. Площадь дивана сравнима с площадью рабочего стола, а поставить ноутбук на рабочий стол гораздо удобнее, чем держать его на коленях», – считает эксперт.

В офисах многих компаний как в России, так и на Западе имеются так называемые public areas, предназначенные для гостей компании: можно подключиться к интернету, зайти в свою почту, в том числе корпоративную. Такие зоны также можно использовать для проведения неформальных встреч, говорит Елена Сергеева. В какой-то мере эти площадки могут использоваться и сотрудниками компании как мобильные рабочие места.

Все в офис

Крайним случаем оптимизации офисного пространства является размещение сотрудников компании по домам. «Современные средства связи позволяют эффективно работать, не находясь в офисе, используя интернет, мобильный телефон и т. п. В нашей компании постоянно работающий из дома сотрудник только один, что объясняется спецификой его работы – это редактор-переводчик, который получает задания по электронной почте и отправляет готовые переводы обратно внутреннему заказчику», – отмечает Елена Сергеева.

По ее словам, в истории Cushman & Wakefield / Stiles & Riabokobylko был период, когда компания была вынуждена покинуть новый офис в связи с пожаром и перебраться в старый, меньший по площади, где могла разместиться только часть сотрудников. В такой ситуации ничего не оставалось, как заместить часть сотрудников на дому. «В действительности эффективно работать из дома могут те сотрудники, постоянное присутствие которых в офисе не влияет на эффективность работы других сотрудников или подразделений. Разумеется, для поддерживающих подразделений – специалистов IT, финансового, административного отдела, отдела маркетинга, управления персоналом – такой способ работы неприемлем, но вполне действенен для брокеров, консультантов, специалистов отделов продаж и т. п.», – говорит эксперт.

В компании «Финам» на дому работает около 3% персонала. «Прежде всего это переводчики, специалисты, занимающиеся сбором информации для различных исследований, и т. д. Свою работу они могут делать с любого компьютера, с клиентами не общаются, так что насущной необходимости постоянного нахождения в офисе для них нет. Тем не менее мы предпочитаем, чтобы специалисты работали в офисе, так как это в большинстве случаев позволяет организовывать их деятельность более эффективно», – говорит Екатерина Грипась.

«Организовывать такой процесс работы удобно, а контролировать неудобно. Необходимо перейти на сдельную оплату труда, что во многих случаях неприменимо», – считает Станислав Бирюлин. Однако далеко не все специалисты придерживаются такой точки зрения. «Наш дизайнер трудится удаленно. С организацией рабочего процесса не возникает никаких сложностей, так как он всегда доступен по телефону или по электронной почте. Поскольку для нас важен результат его работы, приходит ли он на работу к 9.00, проводит ли в офисе определенное количество времени или нет, совершенно не важно», – рассказывает руководитель отдела HR компании Praedium Екатерина Пазяк.

Ложка дегтя

Далеко не каждая компания готова использовать новейшие идеи по организации офисного пространства. «Организация офиса в конечном итоге зависит от внутреннего документооборота предприятия. Поэтому тот же open space чаще предпочитают западные структуры. Ситуация такова, что в обычном случае иностранные компании являются более гибкими, в том числе и в плане организации офисного пространства, стараясь достичь максимальной эффективности деятельности работника предприятия», – говорит Станислав Бирюлин.

По мнению Елены Сергеевой, способ организации офисного пространства напрямую связан с тем, чем компания занимается. В результате можно найти компании, для которых тот же open space мало подходит. «Разным компаниям свойственны различные организационные принципы работы. Например, юридическим требуется кабинетная планировка, рекрутинговые предпочитают иметь много переговорных. Большинство компаний предпочитает смешанную планировку, которая включает в себя большие пространства для отделов, кабинеты для менеджеров, переговорные и другие вспомогательные кабинеты», – рассказывает Екатерина Пазяк.

Классический пример компании, которой не нужные современные способы оптимизации офисного пространства, – девелоперская организация.

«Наш офис оформлен в соответствии с классической «закрытой», кабинетно-коридорной системой. Как правило, менеджеры работают в отдельных кабинетах. Так, кабинет могут занимать представители одной рабочей группы или отдела. Руководители структурных подразделений и высший менеджмент имеют индивидуальные кабинеты», – рассказывает директор по маркетингу ГК «Конти» Юрий Синяев. По его мнению, подобный формат организации пространства наиболее продуктивен с функциональной и координационной точки зрения.

«Для того чтобы человек максимально эффективно работал, ему необходимо создавать комфортные условия для труда. Классическая схема организации пространства в полной мере создает для этого требуемые предпосылки. Формат open space, на наш взгляд, снижает эффективность работы, поскольку в таком случае десятки человек сконцентрированы в едином пространстве и каждый слышит другого. Вследствие этого работник постоянно находится в более или менее стрессовом состоянии. Для человека противоестественно постоянно быть в окружении такого скопления посторонних людей. В результате вместо сосредоточения на работе работник постоянно вынужден отвлекаться на множество внешних раздражителей, в результате чего повышается утомляемость», – добавляет он.

Однако, по словам эксперта, современные здания, как правило, уже предполагают свободную планировку. Именно это преимущество нередко заставляет крупные компании приобретать под офис пустующие цеха или складские помещения, в которых также нет капитальных внутренних стен.

В таких условиях, безусловно, удобнее оформить офис в соответствии с концепцией open space.

Не подходят офисные новинки и для компании Vesco Group. Исполнительный директор Vesco Group Маргарита Волянская рассказала: многие кабинеты в офисе компании обустроены таким образом, что они являются одновременно рабочим местом, зоной отдыха для сотрудников, помещением для проведения переговоров, а также презентационной комнатой.

Таким образом, у менеджеров есть возможность принять VIP-клиентов, не отрываясь от рабочего процесса, что оптимизирует деятельность сотрудников и создает наибольший комфорт. «Тогда как open space оптимален для компаний, продукт или услуга которых производится на большом потоке и качество предоставления услуги и продукта находится примерно на одном уровне», – считает эксперт.