Опыт: Мы получили деньги, время и уверенность

В «Тройке» я работаю почти 13 лет и с 2008 г. занимаюсь управлением IT-активами: и программным обеспечением, и аппаратным обеспечением, и всем-всем-всем, что с этим связано.

Хочу начать с простого вопроса: что лучше – малая выгода сейчас или большая выгода позже? Всего несколько фактов. Сегодня уголовная ответственность наступает, если стоимость нелегально используемого ПО превышает 50 000 руб. Самый крупный штраф за нелегальное использование программного обеспечения, который взыскали коллеги из Business Software Alliance, на сегодня составляет $5,7 млн.

Конечно, начинали мы не сразу с выбора больших программных продуктов. К проекту мы приступили в конце 2008 г., в условиях финансового кризиса. Поэтому первая наша попытка была сделать это, конечно же, вручную. Мы вручную провели инвентаризацию, потратив на это огромное количество времени. Мы поняли, что без нормальной системы, которая делала хотя бы часть нашего ручного труда, мы не справимся. В результате мы рассмотрели около 20 различных вариантов систем управления. Мы смотрели различные продукты – от бесплатных до enterprise решений (корпоративная многопользовательская система для автоматизации управления финансовой, хозяйственной и производственной деятельностью компании, моделирует бизнес-процессы. – «Ведомости») – и определили важные критерии. Для нас это были цена, мультиплатформенность, детальность собираемой информации, а также возможность ведения детальной базы данных по всем взаимодействиям с поставщиками и подрядчиками.

Было проведено пилотное внедрение по трем продуктам, и мы остановились на продукте от компании LANDesk.

Основываясь на своем опыте, хотела бы дать некоторые рекомендации коллегам, которые, возможно, только начинают свой проект.

Прежде всего, старайтесь не браться за все сразу. Объять необъятное не получится. Сконцентрируйтесь на основных программных продуктах, которые дадут наибольший эффект. Потому что ваша быстрая победа позволит вам доказать и финансовому блоку, и вашему руководству необходимость программы.

Я бы рекомендовала обратить внимание на самые дорогие или на самые распространенные в компании программные продукты. Или на продукты, по которым подходит к концу очередной период поддержки или аренды. Это самое благоприятное время пересмотреть условия.

Кроме того, стоит обратить внимание на лицензии и обязательства по их поддержке, которые перешли к вам в собственность в результате слияния и поглощения. Это также позволит вам оптимизировать ваш портфель.

Насколько сложной должна быть система? Варианта, который бы сразу удовлетворял всем вашим требованиям и решал все ваши задачи, не существует. Найдите то, что отвечает наибольшему числу ваших требований, и начинайте внедрять.

Не всегда самые дорогие системы являются самыми лучшими. Иногда объем задач, которые вам нужно решить, относительно невелик. И тратить на это огромные деньги, по крайней мере пока вы не показали большой выгоды, не «продали» свою программу руководству, возможно, не стоит. Потратьте чуть-чуть. Покажите, сколько вы можете заработать за счет SAM, и лишь после этого идите дальше.

Сложность системы должна быть всегда прямо пропорциональна размерам вашей организации. Я глубоко уверена в том, что для небольших организаций (до 1000 компьютеров) огромные интерпрайс-решения, возможно, не подъемны. Возможно, стоит оценить примерную стоимость ваших программных продуктов. И, исходя из нее, оценить, насколько вы готовы еще увеличить этот портфель стоимости за счет поддержания системы SAM.

Наличие in house экспертизы желательно уже на начальных этапах внедрения. И оно критически необходимо после сдачи системы в эксплуатацию. Конечно, вы можете прибегнуть к услугам консалтеров. Но ни одна консалтинговая фирма не знает настолько глубоко вашу организацию, как знает ее тот, кто работает внутри. Особенно это актуально для организаций с многолетней историей. Я бы позавидовала консультантам, которые получат такой контракт, потому что изучить все, что компания закупила, как поддерживала и т. д. за многие-многие годы, – фантастически дорогой проект. Поэтому растите внутренних экспертов.

Когда проект по SAM можно считать оконченным? Ответ – никогда. Потому что это не проект, а процесс. Никогда нельзя остановиться и сказать: «Все о’кей! У меня есть SAM». Даже если вы получили сертификат, это не значит, что у вас все хорошо с управлением программными продуктами. Потому что изменения происходят постоянно. Скажем, производители зачастую меняют правила лицензирования и правила поддержки. И вы должны за этим следить, должны проверять, как ваше положение меняется, в соответствии с этими правилами.

Изменения происходят и у вас – объединения, разделы, поглощения, покупки. А некоторое ПО проходит в обход стандартных процедур. Поэтому необходимо отслеживать, действительно ли у вас есть лицензии на все пакеты ПО в этих случаях, и постоянно поддерживать свою инвенторию в актуальном состоянии. Какое-то ПО выводится из эксплуатации, но вы забыли разорвать программную поддержку. Появляются ваши внутренние разработки. Нужно ли их защищать авторским правом, нужно ли их учитывать? Мой ответ: да, нужно обязательно.

Что же дало «Тройке» внедрение SAM? Мы получили деньги, время и уверенность.

Деньги. Мы не покупаем то, что у нас уже есть. Если, например, ваш портфель ПО оценить примерно в $10 млн, то ежегодная экономия составляет порядка $2 млн, просто за счет того, что вы не покупаете новые продукты, а проверяете наличие свободных лицензий и используете их повторно. Мы поддерживаем только то, что используем. Мы регулярно просматриваем наши контракты на поддержку ПО и смотрим, как изменилась инфраструктура компании, как изменились наши бизнес-процессы. Действительно ли нам нужны все продукты, которые у нас включены в поддержку? Например, один из основных поставщиков нашего бизнес-ПО в результате переговоров в первый год сократил нам контрактную поддержку на $512 000, а на следующий год – еще на $465 000. И это было сделано именно за счет того, что мы внимательно читали наш контракт и убирали оттуда неактуальные позиции. И мы, конечно же, экономим на рисках и отсутствии штрафов.

Время. Мы не тратим больше времени на ручные инвентаризации. В нашем бизнесе, чтобы понимать текущее состояние дел, инвентаризация ПО нужна хотя бы раз в полгода. Ручная инвентаризация потребовала работы пяти высококлассных и высокооплачиваемых специалистов в течение трех месяцев.

Мы повысили эффективность специалистов поддержки за счет того, что малый портфель продуктов проще наращивать.

Уверенность. Мы всегда готовы к любому аудиту. Наша информация по лицензированию всегда находится в оперативном доступе, и мы уверены в ее полноте. Приведу маленький пример – на аудиторский запрос, его обработку и ответ у нас ушло всего два дня. При этом мы подтвердили свой полный license compliance.