Впали в планирование

Электронные продукты по повышению производительности труда «буквально заполонили прилавки магазинов». «Их так много, что в них трудно разобраться», – жалуется Уитсон Гордон, главный редактор сайта на тему использования технологий для повышения личной продуктивности Lifehacker в Лос-Анджелесе.

Многие выбирают приложения и программы, которые не подходят к их стилю работы и образу мыслей. Или же хватаются то за одну компьютерную программу, то за другую и только зря тратят время и силы. Мало кто задумывается, какой электронный помощник ему на самом деле нужен. Большинство выбирает «по принципу новизны и громкости», рассказывает Дэвид Аллен, эксперт по производительности труда из Оджая (штат Калифорния), книга которого «Как разобраться с делами» (Getting Things Done) разошлась тиражом 1,6 млн в англоязычной версии издания.

Некоторые приложения и программы «настолько сложны, что воспользоваться ими могут разве что люди, хорошо разбирающиеся в технике». «80% пользователей на это не способны», – замечает Лора Стэк, тренер и автор книг по производительности труда из Денвера.

В 2012 г. сайт Lifehacker опросил 2032 пользователя и выяснил, что наиболее популярен метод повышения личной продуктивности Getting Things Done, описанный Алленом в книге. Среди популярных методик также Pomodoro Technique (учит пользователей сосредотачиваться на заданиях в течение 25 минут), Action Method (программа по управлению проектами и задачами, разработанная на базе интернет-платформы для творческих людей Behance в Нью-Йорке) и метод Kanban, который делит задания из разных проектов на три категории («то, что надо сделать сейчас», «следующий шаг» и «только что завершенное задание»).

Многие пользователи смешивают методики и вырабатывают собственный, гибридный метод. Но это – отдельная работа. Например, Лайза Хинди, автор, редактор и основатель сайта CatholicMom.com, использует некоторые принципы Getting Things Done. Из этой методики она взяла разбивку проектов на отдельные шаги. У нее в компьютере несколько календарей Google с кодами разных цветов. Кроме того, женщина пользуется программой Evernote, куда записывает свои дела и сортирует их в нужном порядке. Помимо этого она пользуется еще четырьмя приложениями для составления списков обязательных дел. «Едва ты вникаешь в способ использования одного приложения, как тебе уже предлагают новую программу. Моментально включается инстинкт охотника. Ты бежишь, чтобы ее приобрести», – рассказывает Хинди, которая живет в г. Фресно (штат Калифорния).

Между тем новые электронные «игрушки» подходят далеко не всем. Многим тяжело обходиться без обычной бумаги, говорит Стэк. Ведь ручка и бумага помогают нам более четко выстраивать мысли. Есть также люди, у которых болит голова от чтения с экрана компьютера. Или их пальцы неуклюжи, чтобы постоянно печатать на смартфоне, продолжает эксперт.

К примеру, Джексон Миллер, владелец бизнеса из Нэшвилла (штат Теннесси), не любит программы, где нужно помечать в зависимости от категории проекта каждое электронное письмо, телефонный звонок или задание. «Терпеть их не могу», – признается он. Он также избегает интернет-приложений. «Когда открываешь окно браузера, то видишь перед собой 35 таблиц, где расписано, что ты должен сделать. У меня глаза разбегаются», – рассказывает мужчина.

Некоторым нравится постоянно искать и бесконечно совершенствовать методы организации собственной работы. Так, Даниела Болзманн, менеджер по маркетингу молодой чикагской компании по доставке товаров WeDeliver, поменяла уже 40 приложений с тех пор, как в 2010 г. закончила колледж и начала работать. Она отказывается от одного приложения за другим, потому что ей сложно синхронизировать их с другими девайсами. Одни слишком сложны для простого пользователя, в другие трудно вводить информацию о стоящих перед тобой задачах. У третьих уродливый дизайн. «Я не буду пользоваться некрасивой вещью», – говорит Болзманн.

Для того чтобы повысить личную эффективность, нужно в большинстве случаев отказаться от дурных привычек, например написания ответа на любое полученное электронное письмо. «Многие вынуждены делать над собой усилие, чтобы не настрочить быстро ответное письмо», – говорит Стэк. Исследование, проведенное в 2012 г. McKinsey & Co, показало: управленцы и специалисты тратят 28% своего рабочего времени в неделю на написание электронных писем.

Роберт Брокэмп, специалист по финансовому планированию компании Motley Fool в Александрии (штат Виргиния), перепробовал несколько методик повышения производительности труда, прежде чем остановился на использовании принципов Getting Things Done. А еще он научился вытаскивать себя из постели в шесть утра, чтобы прочитать список дел и составить план действий на день. Он заводит на компьютере таймер на 25 минут и посвящает это время составлению списка. В офисе он еще раз прорабатывает эти навыки с наставником. Последний учит Брокэмпа получать удовольствие от небольших ежедневных достижений и штрафует его каждый раз на $10, если тот не выполнил за день две трети дел из намеченного списка.

Эти меры помогли Брокэмпу усвоить главный урок: для того чтобы повысить личную эффективность, необязательно искать лучшую компьютерную программу на эту тему. «В конечном счете все сводится к умению управлять собой», – говорит Брокэмп.