Экономия: Секреты эффективного аутстаффинга

В своем докладе я покажу вам, как извлечь максимальную выгоду из взаимодействия с партнером, поставщиком-аутстаффером, и расскажу о самых эффективных инструментах и способах контроля за расходами, которые вы несете при взаимодействии с таким поставщиком.

Все мы понимаем, что аутстаффинг – это снижение затрат. Это снижение административной, финансовой, юридической нагрузки на компанию; это оптимизация бизнес-процессов; это обеспечение максимальной гибкости в управлении персоналом (то есть соответствие количества работников реальному объему работ, которые есть на данный момент в вашей компании). Соответственно, чтобы получить максимальную выгоду от работы с поставщиком-аутстаффером, необходимо в первую очередь правильно его выбрать.

У меня на диаграмме представлены данные опросов по поводу того, по каким критериям выбирают поставщиков-аутстафферов. И первый из критериев – это наличие опыта реализации аналогичных проектов. Особенность телекоммуникационного бизнеса такова, что это компании-гиганты, которые реализуют свои услуги на всей территории России. И это компании, которые, пожалуй, единственные на рынке аутстаффинговых услуг выводят за штат высококвалифицированный инженерный персонал различных категорий, который сложно найти и очень важно удержать. Соответственно, поставщик, которого вы выбираете, должен работать на всей территории страны и должен качественно обслуживать кадровое администрирование таких сотрудников.

Как это можно проверить? Задавайте вопросы вашему поставщику – он должен вам показать текущие проекты на тех территориях, которые вам интересны. Он должен вам показать живой, реальный проектный тайминг. Вы должны убедиться, что бизнес-процессы, которые есть у поставщика по основным компетенциям, отработаны и вы не станете тренажером, на котором учатся, потому что это приведет к нелояльности высококвалифицированного привлекаемого персонала и к дополнительным временным затратам ваших штатных сотрудников на урегулирование ситуации.

Следующий критерий – цена. Она очень важна. Но еще важнее аргументированная цена. Просите смету, очень детализированную смету – вплоть до указания затрат на почтовые расходы. Проверьте, действительно ли ваш поставщик может работать в условиях отсрочки платежа. Это очень важно, потому что есть случаи, когда после старта проекта проходит несколько месяцев и поставщик приходит к вам и так же аргументированно говорит, что он не может больше работать по этой цене, поскольку изменились рыночные условия. И при переводе в такой ситуации высококвалифицированного персонала к альтернативному поставщику ваш бюджет увеличится просто потому, что людям нужно будет выплатить единовременно компенсации за неиспользованные отпуска при переводе.

Еще один параметр – гибкие условия контракта. Телекоммуникационный бизнес очень быстро развивается, и в нем появляются новые задачи, которые должен решать поставщик. В последнее время появилась тенденция, когда от поставщика требуется соблюдать такой же социальный пакет в отношении работников-аутстафферов, что и для штатных работников телекоммуникационных компаний. Это значит, что поставщик должен уметь организовывать ДМС, компенсацию мобильной связи, компенсацию проезда и питания. Поставщик должен уметь очень быстро отрабатывать такие вопросы, как, например, выдача подотчетных сумм, связанная с аудитом ТТ. Есть постоянная потребность в том, чтобы поставщик организовывал различные виды обучения персонала, начиная с электробезопасности и заканчивая верхолазными работами.

Администрирование командировок поставщик тоже должен уметь делать «под ключ», потому что это не только перечисление командировочных расходов. Это еще и оплата и заказ гостиниц, авиаперелетов, а также, например, обеспечение возможности привлекать сотрудников на личном автотранспорте для выполнения служебных заданий. В связи с этим очень важно проверить быстроту реагирования и гибкость бэк-офиса поставщика, потому что затягивание процессов обернется для вас дополнительными затратами.

Следующий критерий – спектр предоставляемых услуг. Кроме ключевых компетенций, поставщик должен обладать дополнительными компетенциями. Это значит, что у поставщика должна быть грамотная команда кадровиков и бухгалтерская служба, потому что телекоммуникационный бизнес, пожалуй, единственный бизнес, у которого очень высокая дифференциация по категориям должностей сотрудников.

Например, мы сейчас ведем проекты для телекоммуникационных компаний, и это более 100 должностей. И каждая – это свой трудовой договор, своя форма начисления оплаты, свой режим труда и отдыха. Проверьте, в курсе ли он вопросов, которые связаны с закупкой спецодежды, например, для сотрудников-аутстафферов; каким образом он регулирует вопросы с северными надбавками, потому что это все прямые затраты, которые поставщик будет перевыставлять вам. Чем грамотнее поставщик работает с законодательством, тем более оптимальными будут ваши затраты.

Поставщик должен выполнять вашу задачу, безусловно, соблюдая Трудовой кодекс и Налоговый кодекс. В этом плане есть три очень эффективных инструмента проверки поставщика – действительно ли деньги, которые вы перечисляете за услуги, идут целевым образом. Первый инструмент – определенный перечень документов, которые следует ежеквартально запрашивать у поставщика, чтобы быть уверенными в том, что ваши деньги пошли туда, куда нужно, и сотрудники не придут с жалобами (например, в Пенсионном фонде о них и об их отчислениях ничего не знают). Второй инструмент – выездная проверка с целью контроля качества кадрового делопроизводства, кадрового администрирования. Кадровое администрирование – это база, на основании которой данные потом попадают в 1С (бухгалтерская программа), начисляется зарплата, табелируется рабочее время. Соответственно, от этих начислений идет уплата всех налогов.

И еще один инструмент – это онлайн-сервис. Телекоммуникационный бизнес очень жестко забюджетирован. А бюджетов в нем очень много – у каждого контактного лица свой бюджет: у HR – свой, у контактного лица в городе или регионе – свой, у основного контактного лица – сводный, но свой собственный. Соответственно, формируется масса счетов, масса бюджетов, и хорошо, когда поставщик использует или предоставляет вам некий онлайн-сервис, который позволяет в режиме реального времени, например, на основании табельных данных и начислений, которые из 1С попадают на web-сайт, формировать отчеты по численности, по учету рабочего времени, по перечислениям. Отчеты могут дифференцироваться как по категориям сотрудников, так и по географии проекта.