Малый бизнес нуждается в системе внутреннего контроля

Допустим, что проблемным участком вашего бизнеса наконец-то занялся по-настоящему профессиональный сотрудник. Вы ему доверяете и передаете все больше функций. Например, в торговой компании появился начальник склада, который навел порядок, автоматизировал учет, наладил прекрасный документооборот. Теперь вы как собственник можете совсем не отвлекаться на управление складом, а заниматься стратегическими вопросами, поиском новых клиентов. Бухгалтерия тоже довольна, что документы поступают вовремя, и вы теперь тратите на отчетность только один день в квартал. Вы подписываете документы в тех местах, где заботливый начальник склада уже поставил карандашом галочки. Очень удобно. Но однажды этот начальник склада увольняется, и вы обнаруживаете недостачу – более 5 млн руб., это большой ущерб для вашей торговой компании. И возникает множество неприятных вопросов: в какой момент вы как директор упустили контроль? Как получилось, что вы подписывали документы как член инвентаризационной комиссии, не выезжая на инвентаризацию? Почему вы подписывали накладные на передачу товарно-материальных ценностей, фактически не имея доступа к ним? Ответ очевиден: в компании были нарушены ключевые принципы системы внутреннего контроля. Вывод первый: контрольные мероприятия нельзя проводить формально, только на бумаге (например, инвентаризацию). Вывод второй: нельзя подписывать документы, не контролируя реальную хозяйственную операцию. И третий вывод: нельзя допускать, чтобы один сотрудник совмещал три ключевые функции: доступ к активам, составление документов, которые порождают движение этих активов, и учет операций с этими активами.

До недавнего времени собственники малого и среднего бизнеса ментально не были готовы к тому, чтобы системно контролировать свой бизнес. Все строилось на доверии. Однако за последний год ситуация кардинально изменилась. Во времена кризиса система внутреннего контроля помогает избегать злоупотреблений, а также оптимизировать издержки. Поэтому в закон «О бухгалтерском учете» была внесена статья 19 – «Система внутреннего контроля». Все компании теперь обязаны разрабатывать и внедрять систему внутреннего контроля. Однако до сих пор не существует общих методик и рекомендаций по ее разработке.

Стихийные мероприятия ситуацию не исправят. Необходимо создать документ «Положение о системе внутреннего контроля» с описанием всех основных принципов, которые будут соблюдаться в вашей компании. И приложить к этому документу четкий календарный план-график контрольных мероприятий.

Принципы системы внутреннего контроля одинаковы и для крупного, и для среднего, и для малого бизнеса. А вот модель системы зависит от размеров компании: от круга заинтересованных лиц (менеджеров), количества бизнес-процессов и их участников, географических особенностей. Например, на малом предприятии не имеет смысла создавать отдельное подразделение внутреннего контроля, даже для средних предприятий выгоднее будет использовать внешних контролеров, чем увеличивать штат, – это дешевле и эффективнее. В крупной компании может быть создан целый отдел.

Важно, чтобы расходы на создание системы соответствовали размерам вашего бизнеса. Кроме того, процедуры должны быть разнообразны: контроль и текущий, и последующий, и внешний, и внутренний, и независимый, и внезапный, и регулярный. Примерный объем инвестиций в систему внутреннего контроля для сети из трех магазинов составляет 150 000 руб.

В идеале система внутреннего контроля должна охватывать все ключевые бизнес-процессы: закупки, сбыт, учет затрат и проч. Вы должны определить ответственных людей в этих точках, затем подобрать мероприятия, которые позволят контролировать происходящее: инвентаризация, контрольная закупка, анализ расходов, внедрение тендерных комитетов, процедура контроля скидок и маркетинговой политики и многие другие.

Автор – старший партнер «КСК групп»