Номер 6 от 28 февраля 2017
Партнер проекта «OFD.RU»
Номер 6 от 28 февраля 2017
Партнер проекта «OFD.RU»

Как владелец медицинского центра из Набережных Челнов с помощью онлайн-касс видит весь свой бизнес

Предприниматель Марат Яхин из Набережных Челнов разбирался с установкой первой онлайн-кассы неделю. На замену пяти своих касс ему придется потратить 150 000 руб. Что он получит?

«Медицинский центр Яхина М. Г.» занимает часть первого этажа жилого дома в Набережных Челнах. Ежедневный поток клиентов – 200–300 человек. Чтобы не гонять их из одного подъезда в другой или из отделения в отделение, в центре установлено пять касс. Центр платный: прием терапевта, например, стоит 800 руб. Чтобы не создавать неудобств клиентам, компания решила ставить новые кассы, которые позволяют онлайн-передачу данных в ФНС, в несколько этапов – т. е. менять по одной, рассказывает совладелец клиники Марат Яхин.

ООО «МКДЦ Яхина М. Г.» – типичный семейный бизнес: им в равных долях владеют два брата-предпринимателя Яхина и их отец. В медицинском центре работают и жены братьев, тоже врачи по образованию. Марат Яхин и его отец, врач лучевой диагностики Миндияр Яхин, основали медицинскую клинику в Набережных Челнах почти 12 лет назад. За это время из двух кабинетов – УЗИ и офтальмологии – компания превратилась в крупную поликлинику. Теперь здесь есть отделения хирургии, урологии, гинекологии, процедурный кабинет и т. д.

О замене своих пяти касс на новые, как того требует закон о контрольно-кассовой технике, Яхин задумался одним из первых – еще в прошлом году. Дело в том, что действие ЭКЛЗ (блока памяти для накопления информации о пробитых чеках и отчетах закрытия смены) в старых кассах заканчивалось 30 декабря 2016 г. Поэтому в конце декабря Яхины заказали и купили новые кассы с фискальными накопителями данных, а в начале января начали их установку.

С выбором кассы возникло много вопросов, а информацию достать было особо негде, да и большого выбора в Татарстане не было, вспоминает Марат Яхин. Он хотел, чтобы новые кассы были без отдельного блока внутренней памяти и могли отправлять информацию в облако – на онлайн-сервер. В итоге предприниматель остановил свой выбор на смарт-терминалах. Их, по словам Яхина, рекомендовал Сбербанк, и он поверил рекламе. Еще одним фактором «за» стало то, что эти кассы удобно контролировать онлайн, говорит он.

«В новых кассах есть личный кабинет, в котором я могу удаленно контролировать приход и расход, видеть, сколько чеков пробито и на какую сумму, вести контроль и административную работу. Так что я постоянно держу руку на пульсе своего бизнеса», – объясняет предприниматель. Личный кабинет есть и на сайте ОФД, но в основном Яхин использует функционал касс. Синхронизировать два кабинета ему пока не удалось: «Все новое, не так быстро внедряется».

5
кассовых аппаратов в «Медицинском центре Яхина М. Г.» в Набережных Челнах

150 000 руб.
потратит предприниматель на установку новых касс, программное обеспечение и обязательные платежи

«Я могу удаленно контролировать приход и расход, видеть, сколько чеков пробито и на какую сумму, вести контроль и административную работу»

По сравнению со старыми кассами это существенное изменение, говорит предприниматель: раньше ему нужно было связываться с бухгалтером и проверять каждую кассу в отдельности. Бухгалтеру, впрочем, приходится непросто. «Для него эти кассы – новое, пока не изученное поле», – признается предприниматель. Но он надеется, что бухгалтеры скоро приспособятся к изменениям в работе.

Обновление всех пяти касс обойдется медицинскому центру более чем в 150 000 руб., подсчитал предприниматель. Это, по его словам, примерно в 2 раза дороже, чем покупка ЭКЛЗ на старые кассы. Один смарт-терминал модели, которую выбрал Яхин, стоит 27 500 руб., еще по 3000 руб. – годовой контракт на обслуживание с оператором фискальных данных для каждой кассы. 2000 руб., продолжает Яхин, пришлось заплатить за электронный ключ для ФНС – флешку с логином и паролем, которая нужна для входа в личный кабинет на сайте службы. Такой ключ можно заказать у одного из аккредитованных удостоверяющих центров (их список есть на сайте Минкомсвязи). Так как у Яхина бизнес оформлен на ООО и ИП, ему понадобилось два таких ключа.

На регистрацию и подключение первых двух касс ушла неделя – основной проблемой стало отсутствие информации о порядке действий. Сначала нужно выбрать оператора фискальных данных и заключить с ним договор, рассказывает Яхин, потом выбрать компанию по изготовлению электронного ключа и получить его. С помощью электронного ключа нужно зайти в личный кабинет на сайте ФНС, заполнить анкету-заявление и выбрать из списка ОФД, с которым заключен договор. Присвоенный в результате регистрационный номер нужно ввести в кассу, после чего можно приступать к запуску системы. «Понять, в каком направлении, куда идти сначала и куда потом, было невозможно. Мы опытным путем, как первопроходцы, это сделали», – говорит Яхин. Зато третью кассу удалось запустить в эксплуатацию уже за два дня, рассказывает предприниматель.

Оператора фискальных данных Яхин выбрал просто – заключил договор с OFD.ru по рекомендации системного администратора, который обслуживает медицинский центр. Предприниматель почти не вдавался в подробности: «Стоимость обслуживания у всех операторов одинаковая – за 3000 руб. в год они гарантируют передачу информации в налоговую инспекцию по защищенным каналам, поэтому я доверился рекомендации сисадмина».

Ключ электронной подписи Яхин заказал у компании СБИС, разработчика системы обмена электронными документами между компаниями и госорганами, – для этого пришлось приехать к ним в офис и поставить личную подпись, и все было готово в тот же день. Сутки заняло оформление отношений с ОФД – оператор дождался поступления оплаты и зарегистрировал заявку.

Подключать кассы решили через сеть WiFi, уже проведенную в центре. Была возможность подключить кассы и с помощью мобильного оператора через 3G, но для стационарных касс удобнее было сделать обычное интернет-соединение, говорит Яхин.

Яхин хотя и не восторге от дополнительных расходов, но доволен тем, что ему стало удобнее контролировать процесс работы касс. «Больших изменений в работе не произошло, кассиры как работали, так и работают, но я своевременно и в полном объеме вижу, что творится у меня на кассах», – объясняет он.

Кроме того, новые кассы отсылают чек в облако, и клиент при желании может получить электронный чек себе на почту. По словам Яхина, теперь у кассира нет возможности пропустить услуги или товары мимо кассы. Весь расход отслеживается через программу Easy Clinic, CRM-систему для медицинских предприятий, которая собирает все медицинские карты пациентов, ведет учет осмотров и анализов, автоматически делает распечатки для налоговой инспекции и проч. Правда, эта программа пока не синхронизирована с новыми кассами – этим Яхин планирует загрузить программистов в ближайшее время.

Две из пяти касс в «Медицинском центре Яхина» пока еще старого образца. Их планируют менять в конце февраля, когда подойдет к концу срок действия ЭКЛЗ в них. «Мы решили заменять кассы постепенно, не стали покупать сразу пять новых, потому что не все было понятно с регистрацией и установкой», – говорит Яхин.

Одну из касс нового образца Яхин установит в отделении по продаже контактных линз. Сейчас продажи и учет товарных остатков отделение ведет через «1С» – программу для бухгалтерского учета и автоматизации расчетов на предприятиях. Яхин надеется, что переход на онлайн-кассы упростит торговлю. «Новая касса заменяет систему «1С», в ней прописываются приход, расход, сумма, по которой пробит товар, наценка, сразу видны и товарные остатки. До этого все было в компьютере и приходилось это учитывать вручную», – вспоминает Яхин. Предприниматель надеется, что в ближайшее время касса улучшит синхронизацию с «1С» и это еще сильнее упростит учет товаров. &

Автор: Наталья Суворова

Полная версия статьи. Сокращенный газетный вариант можно посмотреть в архиве «Ведомости&» (смарт-версия)

Вернуться к номеру
Поделиться: