Специальный
проект
Специальный
проект
Партнерский проект «Кейсы компаний»
на «Harvard Business Review − Россия»
Газета
Войти
Здравствуйте, ! Мы вас узнали, так как вы зарегистрированы на сайте hbr-russia.ru. У сайтов vedomosti.ru и hbr-russia.ru теперь общая система авторизации. Для входа вы можете использовать единый логин и пароль
ОК
У вас осталось дней подписки
У вас нет активной подписки
Действует услуга «автоплатеж», подписка продлится

Личный кабинетИзбранноеВыйти
ПодписатьсяПодписка
На правах рекламы

Отделка офиса под арендатора: 10 правил успеха

Павел Якимчук, CBRE
Павел Якимчук, CBRE

Когда компания планирует переезд в новый офис, формируется бизнес-кейс, который базируется на 10 основных правилах. Данный список позволяет минимизировать риски и избежать ошибок в подборе необходимого размера офиса, его качестве, сроках и стоимости аренды, а также реализовать проект отделки в соответствии с бизнес-целями компании-клиента, что, в свою очередь, позволяет создать офис, который работает на успех компании. Руководитель отдела внутренней отделки помещений компании CBRE Павел Якимчук рассказывает о том, как правильно строится управление данным типом проекта для того, чтобы гарантировать результат.

1. Выбор офиса под потребности бизнеса

Грамотная организация рабочего пространства, которое будет способствовать высокой продуктивности бизнеса, выполнению бизнес-задач и удержанию талантов, начинается с первых шагов подбора нового офиса. Перед тем как приступить к проекту, мы формируем команду профессиональных консультантов, которая изучает бизнес-процессы клиента с целью выявить потребности компании. В числе прочих, учитываются такие вопросы, как увеличение или сокращение штата, оптимизация работы отделов, возможность удалённой работы для сотрудников и наличие необходимости оптимизировать затраты на аренду. Новый офис должен учитывать перспективы развития, которые компания закладывает для себя.

2. Сроки аренды – часть стратегии развития

После выявления потребностей, команда управления проектами и отделки начинает сотрудничать со специалистом, который ведёт процесс подбора офиса для компании. На этом этапе необходимо выявить оптимальные сроки аренды и обеспечить возможности для удовлетворения потребностей в рамках данного временного периода в конкретном бизнес-центре. Одно из преимуществ CBRE – это возможность коммуникации между отделами, которые закрывают различные направления, связанные с коммерческой недвижимостью: от подбора офисных площадей до представления интересов арендатора, от сопровождения сделок до стратегического консалтинга и управления проектами. Мы все находимся в одном пространстве, в одном информационном поле.

Требуемый размер офиса можно определить после получения ответа на два вопроса: на какое время компания займёт новые помещения, и какова стратегия развития бизнеса на этот период. Так, если на горизонте ближайших двух-трех лет компания планирует расширяться, целесообразно рассматривать помещения с запасом по площади, а также убедиться, что есть возможность расширения в рамках конкретного бизнес-центра.

К кому обращаться внутри компании CBRE?

Управление строительством

Cдача в аренду и продажа офисных помещений

Представление интересов арендаторов

Стратегический консалтинг

3. Тренды как конкурентное преимущество

Я часто говорю о том, что в организации рабочего пространства происходило масштабное переключение с кабинетной планировки на ставший уже привычным формат планировки открытого типа, которое началось 20 лет назад в компаниях Европы и США. Однако развитие не прекращается: сейчас многие как европейские, так и российские компании адаптируют практики гибкой методологии управления проектами Agile и гибкого подхода к организации рабочего места, что даёт им конкурентное преимущество. Это также должно находить отражение в том, как будут выполнены зонирование и планировка нового офиса. Правильно организованное рабочее пространство, которое позволяет вести рабочую коммуникацию и адаптировать наиболее эффективные практики – это ещё одно конкурентное преимущество компании, которое двигает бизнес к достижению стратегических целей.

4. Мнение сотрудников как ценный актив

Выявить потребности бизнеса, «слышать» рынок и учитывать новые тренды – важнейшие шаги на пути к формированию стратегии организации рабочего места. Однако без учета мнения сотрудников картина будет неполной. Сотрудники знают процессы компании, они будут обеспечивать их каждый день. Поэтому мы стараемся не пропускать этот этап. Кроме того, учет мнения сотрудников способствует более быстрой адаптации к переменам, к принятию этих перемен как чего-то более позитивного. Как правило, пожелания сотрудников касаются элементов планировки, способных создать удобное для работы пространство, куда входят кофе-поинт, помещения для сосредоточенной работы, удобные переговорные и другие элементы, которые способствуют более комфортному выполнению повседневных задач, что, в свою очередь, будет в дальнейшем влиять на производительность.

5. Зонирование влияет на производительность

На практике люди часто работают в больших командах, в процесс вовлекаются различные отделы. Зонирование офиса должно включать в себя, помимо рабочих зон, зоны для неформального общения, что может существенно ускорять процессы – если менеджер пошёл за кофе и встретил бухгалтера, они могут решить какой-то вопрос быстрее, нежели чем стандартно только с помощью почты, звонков и назначения встреч в переговорных.

6. «Нет» кабинетной планировке

Если процессы внутри компании позволяют отказаться от кабинетов, от них можно и нужно отказаться. Кабинет меняет открытость и освещённость офиса, «съедает» квадратные метры и не способствует налаживанию коммуникации между сотрудниками. В наших проектах мы всегда стараемся учесть два последних пункта – грамотную организацию зонирования и минимизацию количества кабинетов.

7. Проектировщик

Порог входа в проектирование офиса класса А-B стоит в районе 2,5-3,5 тысяч рублей без НДС за квадратный метр для объемов площадей от 1 000 кв. м., и я рекомендую не экономить на этапе проектирования и обязательно привлекать профессионального архитектора. Правильное зонирование, подбор материалов по параметрам «цена-качество», всё это даёт возможность на одной и той же площади сделать абсолютно разные офисы. И удобным будет тот, который спроектирован профессионально.

8. Проектный менеджер

При выполнении отделки офиса критически важно соблюдение сроков: от этого зависит, сможет ли арендатор вписаться в сроки арендных каникул, либо вынужден будет нести дополнительные расходы. Привлечение профессиональной управляющей компании для выполнения проекта отделки помещений – распространённая и полезная практика. Менеджер проекта знает игроков рынка, что позволяет избежать типичных ошибок, которые могут влиять на сроки и стоимость проекта. На практике это окупается за счет контроля над бюджетом на всех исполнителей проекта и материалы.

9. Структура проекта

Традиционно набор участников проекта отделки включает в себя:

• Собственник помещения (Арендодатель);

• Заказчик (Арендатор);

• Проектировщик (Архитектор);

• Подрядчик;

• Управляющая компания (Менеджер Проекта);

• Поставщики.

Для снижения рисков по проекту эти роли должны быть четко разведены. Например, если отдать проектирование собственнику или строителям – у них будет сильное искушение проектировать то, что удобно им, а не то, что нужно заказчику. В случае, когда заказчик сам пытается выполнить проектирование, возможные ошибки могут привести к увеличению сроков и стоимости проекта. И наоборот, привлечение профессиональных проектировщика, архитектора, менеджера проектов – позволяет держать все процессы под контролем.

10. Этапность проекта

Ваш проект отделки офиса традиционно должен включать следующие шаги:

• Выбор управляющей компании и консультанта по поиску помещения; И здесь я приглашаю вас обратиться в CBRE. По всему миру расположены 400 офисов нашей компании, мы работаем на российском рынке с 1994 года, и только в прошлом году выполнили проекты, общая стоимость которых составила 4,3 млрд рублей.

• Подбор офиса;

• Создание архитектором и проектировщиком предпроекта на этапе подбора офиса;

• Решение об аренде офиса следует принимать не ранее, чем будут выполнены три предыдущих пункта;

• Проектирование;

• Выбора подрядчика строго по окончании проектирования;

• Непосредственно отделка.

Распространённая ошибка – попытка проводить несколько этапов параллельно. Например, проектирование и стройку, либо проектирование и выбор подрядчика. Однако это почти всегда сказывается на сроках и стоимости, увеличивает риски. Поэтому грамотно организованный процесс отделки всегда ведётся поэтапно.

Опытные менеджеры проектов компании CBRE формируют бизнес-кейс под потребности вашей компании, реализуют проекты в установленные сроки и снижают риски при выполнении отделки.

Контакты Павла Якимчука в CBRE

+7 (495) 135 4918

cbre.rentnow.ru

Компания CBRE Group, Inc. (NYSE:CBG) со штаб-квартирой в Лос-Анджелесе входит в рейтинги Fortune 500 и S&P 500 и является крупнейшей компанией в мире, оказывающей услуги в сфере коммерческой недвижимости. На российском рынке мы представляем интересы наших клиентов с 1994 года.

Подробнее о компании