Переход на удаленку — лишь верхушка айсберга

Удаленная работа начала оформляться в более менее устойчивый тренд в России около четырех лет назад, но сегодня мы все стали свидетелями тотальной неготовности бизнеса к переходу на дистанционный формат. При этом, кажущийся сложным перевод сотрудников на «домашний офис» уже давно стал типовой задачей, которую можно решить с минимальными потерями. 

В начале года на российском рынке лишь изредка можно было встретить компанию с удаленными сотрудниками, их доля в общей массе была ничтожна. А сейчас мы видим, как ограничительные меры, вызванные пандемией Covid-19, послужили катализатором глобальной смены рабочего формата в масштабе всей страны. Ожидаемо наиболее подготовленными оказались первопроходцы удаленки: компании креативной сферы и ИТ-организации, имеющие развитые системы коммуникаций, электронной постановки задач и отслеживания их выполнения.

 Многие же вынуждены проходить эту трансформацию в стресс-режиме, что выливается в увеличение как рисковой составляющей, так и финансовой нагрузки на бизнес. Необходимо вкладываться в технологическую инфраструктуру и оперативно внедрять новые системы, закупать необходимые лицензии и оборудование для персонала. Затраты на организацию удаленного рабочего места одного сотрудника могут доходить от 2000рублей до $2000. Но, финансовый фактор при экстренном переводе компании на удаленку отходит на второй план – гораздо важнее скорость, с которой компания сможет перестроиться и приступить к полноценной удаленной работе. Ведь даже небольшие заминки в бизнес-процессе могут стать причинами просрочек и пеней, расторжения договоров. Все это может драматически отразиться на судьбе предприятия. 

Труднее всего переходить на удаленную работу крупным компаниям, имеющим многоуровневую организационную структуру, но при грамотном подходе к процессу даже разветвленность региональной сети не станет проблемой. Например, страховая компания «Согласие» перевела на домашнюю работу порядка 2700 сотрудников по всей России. Перевод прошел в сжатые сроки: потребовалось всего несколько дней после принятия решения о работе из дома.

«При удаленной работе сотрудников возрастает нагрузка на каналы передачи данных на 30-40 процентов, а также повышается критичность этого сервиса, — комментирует директор департамента информационных технологий страховой компании «Согласие» Сергей Ковалев. — Мы благодарны нашим партнерам, включая компанию Билайн, за оперативное расширение используемых нами каналов».

Кратный рост нагрузки на инфраструктуру также коснулся и ритейлеров которые, помимо перевода сотрудников на удалённую работу, столкнулись с резкими скачками количества посетителей и онлайн-заказов. В «Азбуке Вкуса» руководство приняло решение расширить объем защищенного канала и усилить инфраструктуру, объединяющую розничные и торговые точки сети. Компания усилила меры информационной безопасности, снизив риски от DDOS-атак и повышенной нагрузки.

Дмитрий Кузеванов, руководитель отдела информационной безопасности «Азбуки Вкуса» отмечает: «Для компаний, которые продолжают оказывать услуги населению, расширение и защищенность каналов — это обязательный шаг, потому что сейчас, в критических условиях, риски по информационной безопасности возрастают в разы».

Несмотря на столь стремительные изменения среды и необходимость оперативно подстраиваться под новые требования, компаниям следует подходить к организации дистанционной работы сотрудников весьма серьезно. При этом качество выбранных решений будет ощутимо влиять на эффективность и стабильность любой компании и после прекращения действия ограничительных мер, связанных с распространением вируса. Уже сейчас большинство экспертов сходятся во мнении, что многие организации пересмотрят необходимость функционирования физических офисов в докризисном объеме. Ведь грамотно отстроенная удаленная работа позволяет существенно сократить расходы предприятий за счет снижения затрат на обеспечение и обслуживания офисных площадей при сохранении качества бизнес-процессов.

Поэтому вместе с повальным переходом на удаленную работу заметно растет спрос компаний и на облачные сервисы. Размещение ИТ-инфраструктуры в облаке позволяет высвободить необходимые человекоресурсы, делегировав рутинные процессы провайдеру. При этом от компании не требуются капитальные инвестиции даже при значительных нагрузках, а сам процесс комплексного переноса инфраструктуры осуществляется очень быстро. К примеру, Билайн Бизнес может справиться с этой задачей всего за 3 дня, включая обеспечение сотрудников полноценным удаленным доступом к рабочему столу и подключением системы единого мониторинга, отслеживающей производственную эффективность работников. 

Так, полный перенос инфраструктуры в BeeCloud[1] осуществила сервисная компания «Европ Ассистанс СНГ». Уникальность и сложность этого проекта заключалась в многоуровневой гетерогенной инфраструктуре предприятия, которая включает в себя как традиционные корпоративные системы (почта, веб-сайт, базы данных и т.д.), так и IP-телефонию колл-центра, гибридное решение ЭРА ГЛОНАСС и другие сложные сервисы. Для реализации данного проекта были задействованы системные архитекторы, сетевые эксперты, телефонисты и ряд других специалистов. 

«Облачная инфраструктура выгодна для бизнеса не только в период карантина, — констатирует Станислав Червонный, ведущий системный администратор «Европ Ассистанс СНГ». — Билайн, одновременно выступающий и сервис-провайдером облака и оператором связи, дает возможность полной интеграции BeeCLOUD с высокоскоростной опорной сетью. Таким образом, выделенные каналы обходятся заметно дешевле, чем при обращении к традиционным облачным провайдерам. Кроме того, можно масштабировать ИТ-инфраструктуру под любые задачи буквально за час, без долгих согласований, вложений и монтажа»

 «Мы сами начали переход на дистанционную занятость еще в 2016 году, — рассказывает Арташес Сивков, исполнительный вице-президент по развитию корпоративного бизнеса «ВымпелКом». — За это время мы прошли весь путь от офисной до удаленной работы, выявили все проблемы и создали комплекс решений, который поможет любым компаниям безболезненно пройти эту трансформацию. В нашем портфеле есть все необходимые инструменты для создания полноценного удаленного рабочего процесса, и сегодня мы представляем их в рамках семейства продуктов BeeFREE – Workplace-as-a-Service[2]. Нам, как одним из первопроходцев, было непросто, но мы накопили ценный опыт, который поможет нашим клиентам избежать многих ошибок. В такой серьезной ситуации это особенно важно».

Важно отметить, что технический перевод компании на удаленный формат — лишь одна из первостепенных задач, которые встают перед бизнесом в нынешних реалиях. И быстрое решение поможет сфокусироваться на других процессах, которые имеют прямое влияние на эффективность любой организации. 

К таким вопросам относится, к примеру, работа с персоналом: адаптация сотрудников к новому формату, разработка соответствующих регламентов и юридических документов. Отдельной строкой идут внутренние программы лояльности и удержание ценных кадров. Ведь в конечном итоге удаленная работа может стать катализатором глобальной миграции кадров и даже целых команд. Поэтому компаниям стоит планировать дополнительные расходы на бизнес-тренеров, командообразование и наем. 

 В ближайшей перспективе, конечно, необходимо сосредоточиться на продуктивности сотрудников. Но даже в этом случае в большинстве компаний будет наблюдаться снижение эффективности. Поэтому грамотная оцифровка бизнес-процессов и промежуточных показателей необходима, чтобы вернуться к прежним результатам как можно скорее.

Первые итоги перехода на удаленную работу бизнес сможет увидеть уже через 2-3 месяца. По ним можно будет понимать, насколько успешен или неуспешен был этот процесс. И, поскольку в будущем нас всех ожидает целый пул новых, нестандартных задач, следует уже сейчас быть к ним готовыми и внедрять все изменения на надежном фундаменте, который станет залогом успешного развития в будущем

[1]  BeeCloud — Облачные сервисы Билайн.

[2] * BeeFree — решения Билайн для организации удаленной работы.