Как корпоративные карты упрощают согласования и контроль расходов в компании
Простой способ сделать коммерческие и представительские расходы прозрачнее, упростить жизнь бухгалтеру и избавить сотрудников от лишней бумажной работы
Бесконечные отчёты
Чем активнее развивается бизнес, тем больше у него расходов. Нужно покупать оборудование для сотрудников и канцелярии, оплачивать командировки и встречи с партнёрами. В российских компаниях администрирование этих процессов часто ложится на плечи бухгалтера, но при этом отнимает время у других сотрудников.
Даже руководители не всегда понимают, сколько ресурсов в их компаниях тратится, например, на оформление командировок. Бухгалтер может уверять, что всё решается за один день, но на самом деле процесс занимает от 2 дней до 2 недель, и в нём задействованы разные отделы. Перед поездкой основное время уходит на согласование расходов, после — на сбор и сверку чеков, заполнение отчётов.
«С представительскими расходами сложность в том, что деньги часто нужны сотруднику уже завтра, на ужин с клиентами, например. При этом процесс согласований даже в самых современных компаниях часто затягивается на 2‒5 дней», — рассказывает Анна Мацкевич, директор по коммерческим продуктам компании Mastercard. Каждый должен заранее проинформировать о своих планах, написать заявление и обосновать в нём свои траты. Потом бухгалтер несёт бумагу на подпись директору и следит, чтобы деньги дошли до сотрудника.
Спасение от бюрократии
По словам Анны Мацкевич, крупные западные компании, которые работают в России, давно используют корпоративные карты: они упрощают процессы администрирования бизнес-расходов. В последние годы этот инструмент всё чаще применяет и российский бизнес. Причём, если три года назад компании в основном снимали с корпоративных карт наличные, сейчас большая часть средств используется для оплаты товаров и услуг. В 2020 году на безналичные переводы пришлось 2,2 трлн. рублей из 3,9 трлн. рублей операций по корпоративным картам.
Причину роста популярности этого инструмента Анна Мацкевич видит в использовании современных технологий. Сегодня он сопоставим по удобству с картами для физических лиц, которые многим знакомы и понятны. Диджитал-карты для новых сотрудников выпускаются моментально, их можно привязать к виртуальному кошельку на смартфоне и оплачивать услуги через банковское приложение.
Бизнес экономит за счёт автоматизации самых ресурсоёмких процессов — сотруднику больше не нужно подавать заявки на аванс и писать отчёты, а бухгалтерии — согласовывать траты с менеджерами других отделов. «Компания выдаёт сотрудникам карту с фиксированным лимитом, — объясняет г-жа Мацкевич. — Допустим, 400 тыс. рублей — генеральному директору, 100 тыс. рублей — менеджеру отдела закупок. Сотрудник расходует деньги в соответствии с рабочими задачами: бронирует отели, покупает авиабилеты, встречается с клиентами, покупает канцелярию или оборудование».
Как подружиться с бухгалтерией?
С появлением корпоративных карт бухгалтеру больше не нужно собирать данные о расходах из разных источников. Обычно компания использует для оплаты разные инструменты: часть денег перечисляется поставщикам напрямую, часть — переводится сотруднику под отчёт или по запросу о возмещении. Корпоративные карты привязаны к единому расчётному счёту компании, и все данные собраны в одном месте.
Сотруднику, в свою очередь, не нужно заранее обосновывать траты и ждать аванса. В рамках индивидуального лимита своей карты он получает пространство для манёвра: может быстро организовать поездку на конференцию или провести деловой ужин в ресторане. Это положительно сказывается на репутации компании и упрощает общение с бухгалтерией.
Корпоративные карты помогают компаниям позаботиться о сотрудниках даже в случае форс-мажоров. Они позволяют быстро купить билет в аэропорту, если опоздал на самолёт, или снять наличные в валюте той страны, в которой они срочно понадобились. «Для крупных международных компаний карты — это инструмент hr-политики, такой же обязательный, как рабочее место с современным оборудованием, ДМС или соцпакет, — отмечает Анна Мацкевич. — Российские предприятия тоже начинают использовать корпоративные карты в этих целях».
Неожиданная экономия
Финансовый отдел с внедрением корпоративных карт получает удобный инструмент для аналитики. По ней можно отследить эффективность работы компании и отдельных департаментов, а также выявить полезные закономерности. «Наличие такой аналитики позволяет оптимизировать бюджеты благодаря тому, что у компании появляется инструмент для коммуникации с поставщиками и партнёрами, — рассуждает Анна Мацкевич. — Например, можно обнаружить, что ваши менеджеры останавливаются в отелях одной и той же сети, рассчитать оборот, который вы принесли ей за год, и на основании этих цифр договориться о скидке».
Держатели корпоративных карт обычно получают скидки и бонусы за использование платёжной системы. Клиенты Mastercard, например, бронируют по спеццене номера и митинг-румы в сети отелей Radisson, а также получают скидки на обслуживание в ресторанах. «Система лояльности позволяет оптимизировать расходы — это не основная, но приятная функция корпоративных карт, как вишенка на торте», — добавляет Анна Мацкевич.
Чем Mastercard помогает бизнесу?
Корпоративные карты упрощают доступ к информации о расходах сотрудников, но, чтобы увидеть всю картину, требуется каждый раз запрашивать банковские выписки. Если в компании бизнес-картами пользуется сотня человек, бухгалтеру приходится вносить в программу организации большой объём данных. В Mastercard решили эту проблему при помощи сервиса Smart Data. Он позволяет автоматически загружать данные о расходах напрямую в ERP-систему компании. Все операции по картам отображаются в едином личном кабинете, который доступен сотрудникам, бухгалтерии и финансовому отделу. Там сосредоточен весь процесс оформления расходов — работники загружают чеки, оставляют комментарии, формируют отчёты в несколько кликов.
«Выписка из банка помогает структурировать информацию, но требует дополнительных усилий, — рассказывает г-жа Мацкевич. — А сервис Smart Data позволяет лучше контролировать расходы и делает отчётность действительно прозрачной. Новому сотруднику можно моментально выпустить digital-карту, и он сразу начнет ей пользоваться, не дожидаясь, когда банк выпустит “пластик”».
Благодаря сервису SmartData компании выставляют собственные настройки для отслеживая операций по корпоративным картам. Например, если сотрудник превысил лимит на покупку авиабилета, строка с этой операцией будет выделена цветом, чтобы бухгалтер или финансовый директор сразу обратили не неё внимание. Это поможет держать под контролем расходы и избежать конфликтных ситуаций.
Лимиты по картам можно установить в крупнейших банках корпоративного сегмента, которые поддерживают сервис Smart Data — АО КБ «Ситибанк», АО «Альфа-Банк», АО «Райффайзенбанк» и ПАО «РОСБАНК».