Что компаниям делать с арендуемыми офисными площадями

Пока одни сотрудники московских офисов считают часы до возвращения на рабочие места, а другие с ужасом представляют, как снова придется спускаться в метро, боясь заразиться, руководители бизнеса решают, что делать с офисными пространствами.

По данным исследования JLL, только 20% российских сотрудников готовы вернуться в полноценный офисный режим, 6% опрошенных предпочли бы совмещать офисную работу с работой из дома, а 21% – приезжать в офис только на рабочие совещания. Ряд международных компаний, среди которых Google и Facebook, планируют отпустить сотрудников работать из дома минимум до конца этого года. У работодателей есть пространство для маневра. Офисная аренда является одной из основных статей расходов у большинства организаций наряду с фондом оплаты труда. Оптимизация затрат сейчас необходима для выживания бизнеса, и главы компаний будут вынуждены принимать решения, как лучше организовать офисы после окончания пандемии и при этом сэкономить. Есть три возможных сценария.

1. Сокращение рабочего пространства без переезда. Снизить расходы, сократив арендуемые офисные площади, в первую очередь смогут компании с высокой мобильностью сотрудников. Еще до пандемии они редко бывали в офисе, проводя большую часть на встречах за его пределами. В новой реальности держать постоянные места для таких сотрудников просто неэффективно. Сохранить пустующие места в офисах – все равно что пустить деньги на ветер. Чтобы этого избежать, необходимо ввести удаленную работу и продумать новое сокращенное офисное пространство, внедрив незакрепленные рабочие места.

Важно учитывать, что многие сотрудники могут не захотеть вернуться в офис самостоятельно. Так, по данным исследования Zippia, 75% бэби-бумеров и 50% миллениалов в США предпочли бы продолжить работу из дома, получив больше автономии, самостоятельности в планировании рабочих часов и избавившись от необходимости тратить время на дорогу и многочасовые совещания. Если подобное желание сотрудников не противоречит взглядам владельцев на организацию деятельности, можно использовать его на благо компании.

2. Трансформация офиса и внедрение новых стилей работы с сохранением площадей. Внедрив новые стили работы – домашний офис и незакрепленные рабочие места, – можно освободить площади, от которых не обязательно отказываться совсем, если средства позволяют. Эти площади можно трансформировать в переговорные и пространства для совместной работы, телефонные будки и комнаты для перезагрузки. Подобный подход подойдет компаниям, сотрудники которых занимаются творческими видами деятельности, например медийным и технологическим компаниям. Так, Microsoft обновила офис в России и внедрила незакрепленные рабочие места еще три года назад, сделав его местом «не только для работы, но и для жизни». Для работников, привыкших за несколько месяцев к домашнему уюту, возвращение в такие офисы будет максимально комфортным.

Как безболезненно трансформировать офис и внедрить новый стиль работы?

• Изучите мнение руководителей и линейных сотрудников.

• Определите масштаб программы изменений, решив, какие отделы могут участвовать в ней и в какой степени. Тогда у вас появится точное понимание, кто и сколько времени может работать удаленно, это позволит рассчитать коэффициент совместного использования рабочих мест.

• Составьте план реализации изменений, сценарии перехода на новые стили работы и разработайте планировку пространства. Так, при переводе части сотрудников на удаленный режим отпадет необходимость в закрепленных рабочих местах.

• Чтобы переход на новый стиль работы был плавным, необходимо составить план коммуникаций с сотрудниками на всех его этапах, начиная с решения о внедрении.

• Разработайте правила работы из дома и руководство по использованию незакрепленных мест. Подготовьте список советов по организации работы удаленных сотрудников для руководителей.

• После перехода на новый стиль работы можно сократить площадь офиса и, соответственно, снизить затраты на аренду или заняться перепланировкой офиса в более комфортное пространство, где всем будет хватать места для разных видов деятельности.

3. Переезд из центра. Компаниям, бизнес которых распределен по городу, поможет сэкономить переезд из центра – частичный или полный. Дополнительные офисы станут одним из способов повышения эффективности подобной организации. Возможны два варианта: сохранение небольшого пространства в центре и создание небольших офисов за его пределами либо переезд из центра. Первый вариант – новшество на рынке офисной недвижимости, а перенос офиса за пределы ТТК – характерное явление последних лет. Например, штаб-квартира KFC давно находится на Войковской, Adidas – в Крылатском, а «Почта России» недавно заявила о планах переезда в бизнес-центр «ВЭБ арена» у станции МЦК Зорге. Не стоит исключать вариант размещения части сотрудников в гибких офисах, предложение которых продолжит увеличиваться.

Помните, что только комплексный анализ ситуации позволит и повысить эффективность использования офиса, и вовлечь сотрудников в процесс, сделав их счастливыми пользователями пространства. А компания достигает цели – оптимизирует расходы на аренду.