Деловой этикет в Zoom и мессенджерах
Ошибки, которые мы продолжаем совершатьЭксперты в области делового этикета рассказали «Городу», какие ошибки чаще всего допускают сотрудники в ходе рабочих конференций в Zoom и общения с коллегами в мессенджерах.
Чего не стоит делать во время Zoom-конференции
Как это ни банально, острой темой рабочих совещаний онлайн остается дресс-код. «Мы уже все начали понимать, как странно видеть свою коллегу в пижаме», – говорит эксперт в области делового этикета Светлана Грохотова. По ее словам, лучше все-таки не появляться в кадре в домашней одежде.
Педагог-консультант по этикету и деловому протоколу Татьяна Николаева подтверждает: больше всего нареканий вызывает именно внешний вид.
«Выходить на связь нужно в приличном виде. От того, что мы дома работаем, наше уважение к окружающим не должно падать. Может быть, не в пиджачной паре и при галстуке – но все-таки и не в махровом халате», – говорит она.
Эксперты отмечают, что важно также заранее проверять звук, не пропадать из кадра во время совещания и правильно выбрать аватарку.
«Помните, что вы представляете компанию. Это должно быть плюс-минус деловое фото – не в купальнике и не в спортзале. Оно должно соответствовать занимаемой вами должности. Если вы вынужденно все же пропадаете из кадра, оставляйте фото», – поясняет Светлана Грохотова.
Также важно заранее в настройках прописать свое имя. «Чтобы при появлении не высвечивалась подпись наподобие «iPhone 345». Так ведь невозможно идентифицировать участника», – отмечает Грохотова.
Эксперты также напоминают: важно выключать звук во время конференции, если вы не являетесь спикером, чтобы остальным не мешали посторонние звуки. И если нет объективной уважительной причины, вам следует, как и всем остальным, подключаться к конференции с видео.
«Иначе нет смысла организовывать видеоконференцию. Если вопрос можно решить в формате мессенджера», – поясняет Светлана Грохотова.
Эксперты в сфере этикета советуют заранее продумать, что окажется у вас на фоне, когда вы выйдете в Zoom. Ну и, конечно, не совершать совсем уж фатальных ошибок.
«Руководители сталкиваются еще с такой проблемой – когда сотрудники лежа выходят на связь. Это, конечно, просто убивает наповал. Мало того, иной раз и собеседования проходят вот так – лежа. С другой стороны, так работодателю легче принять решение. Сразу понятно, с кем он имеет дело: если сотрудник на собеседовании лежит, что же он на работе будет делать будет?» – говорит Татьяна Николаева.
Общение в мессенджерах и рабочие чаты
Специалисты в области делового этикета напоминают: если рабочее общение проходит в WhatsApp, Telegram или любом другом мессенджере, это не значит, что нужно «переходить на телеграфный стиль» и забывать правила вежливости.
«Мы приветствуем своих коллег хотя бы раз в день. Говорим «спасибо» и «пожалуйста». Делаем это обязательно. Не экономьте на вежливости», – говорит Татьяна Николаева.
Светлана Грохотова советует помнить: в чатах не принято разбивать одну мысль на несколько сообщений. «Когда некоторые пишут: «Здравствуйте». Затем отправляют: «Меня зовут Мария». В следующем сообщении – суть вопроса. Потом еще и еще. Правилом хорошего тона считается писать одно сообщение, в которое лучше уместить одну мысль. Это не должна быть, конечно, простыня. Но и не несколько сообщений. Поскольку у кого-то из участников чата может оказаться не выключен звук», – поясняет эксперт.
Специалисты по деловому этикету также рекомендуют как можно реже пользоваться «войсами».
«Да, голосовое сообщение не требует набора текста, длительного формулирования своих мыслей. Проще наговорить. Но нужно понимать, что тот, кому адресовано сообщение, не сможет прослушать его прилюдно. Мало ли о чем там речь. Ведь у разных сотрудников разный уровень допуска к той или иной коммерческой информации, в том числе секретным данным. И если информация срочная, она может не дойти до адресата вовремя», – поясняет Татьяна Николаева.
Светлана Грохотова подтверждает: «войсы» иногда отбирают даже больше внимания, чем обычный телефонный звонок.
«Если вы где-то на встрече, вам либо нужно подносить к уху, и это некорректно по отношению к другим людям. Либо искать наушники», – поясняет она.
Эксперт отмечает: если есть возможность, лучше потратить время и написать сообщение текстом. Если нет, то ваше голосовое сообщение хотя бы не должно по длительности превышать одной минуты.
«Спс», сердечки и гифки
Эмоджи и стикеры – традиционные спутники мессенджеров. Но эксперты по этикету отмечают: когда речь о деловом общении, ими лучше не злоупотреблять.
«Может, в следующем поколении будет по-другому, но пока все-таки эмоциональные значки остаются элементом неформального общения. Тут нужно ориентироваться на старшего по рангу – если он использует их в переписке, то вы можете тоже. Если приходите, устраиваетесь на работу и там люди переписываются таким образом, значит, это принято. Если нет, то и вам не стоит», – поясняет Светлана Грохотова.
«В деловой среде – чем меньше этого, тем лучше, – подтверждает Татьяна Николаева. – К тому же эти картинки утяжеляют текст для восприятия. Можно вставлять эмоджи, только когда вы хорошо знаете своего адресата. Но тогда лучше одно на сообщение – не более».
Что касается частых в переписке сокращений, таких как «спс», «пжлст» и подобных, от них эксперты советуют полностью отказаться.
«Так и хочется спросить у людей, которые экономят на написании слова «спасибо», куда они его потом тратят. Этого делать не стоит. Написать «спасибо» не так долго. Человек, которому пишут «спс», чувствует, что его поблагодарили мимоходом. А это неприятно. Никто на это не будет демонстрировать обиды, но осадочки эти остаются», – резюмировала Татьяна Николаева.