Работодатели борются с опозданиями на совещания
Но в США и России у компаний разные способы борьбы
В каждой компании найдется как минимум один человек, который всюду опаздывает. То его задержат на предыдущей встрече, то вообще никто не знает, где его носит. Но семь коллег с десяток минут скучают в переговорной, дожидаясь одного. Возникает эффект домино – одна встреча закончилась позже, значит, другая началась с опозданием. В итоге страдают даже те, кто слыхом не слыхивал о назначенных встречах, но договорился увидеться с кем-либо из их участников. Люди кипят от негодования, задерживаются в офисе или вынуждены брать работу на дом.
Около 37% встреч начинается с задержкой, пишет The Wall Street Journal. В среднем она составляет 15 минут, выяснилось в ходе двух опросов, в которых в 2014 г. участвовало 860 сотрудников. Такие «просроченные» встречи и заканчиваются минут на 15 позже. Сбитый график приводит людей в плохое настроение, потенциально это может отразиться на креативности и работоспособности, рассуждает профессор по теории организации, менеджменту и психологии Университета Северной Каролины Стивен Рогельберг, ссылаясь на проведенное исследование. Каждый четвертый опрошенный чувствует недовольство, если коллега задерживается на 6–10 минут, 14% становится труднее сконцентрироваться.
Данные сервиса по отслеживанию эффективности Volometrix показывают, что в первые минуты после того, как совещание должно было начаться по графику, люди начинают на 74% чаще писать и читать электронную почту. Возможно, они ждут общего сбора и пытаются извлечь из этого ожидания хоть какую-то пользу. А если мероприятие все не начинается, участники начинают отлучаться в туалет или за кофе. «Так создается культура задержек», – подводит итог коуч Лаура Стек. Не все понимают, насколько опоздания мешают работе команды. Между тем вред, который опаздывающий причиняет коллегам, можно оценить, советует Пол Донахью, президент консалтинговой фирмы Paul Charles & Associates: «Десять человек, дожидаясь тебя, маялись бездельем десять минут – значит, твое опоздание стоило компании 200 минут, или более трех часов рабочего времени!»
Семеро одного не ждут
Американские компании, как пишет The Wall Street Journal, обычно стараются воздействовать на нарушителей мягкими способами. Например, они вовремя начинают все мероприятия и не тратят время на введение опоздавших в курс дела. Спрашивая «а что было-то?» у коллег после совещания, опоздавшие сотрудники начинают чувствовать дискомфорт. Некоторые компании даже прописывают во внутренних документах правила проведения встреч и включают в них этот пункт. Еще в документы часто включают пункт о том, что сотрудник имеет право уйти со встречи не раньше, чем она должна закончиться по графику, рассказывает Стек.
Еще одним лекарством может стать публичное обсуждение. Несколько топ-менеджеров производственной компании, взявших обыкновение являться не к началу встречи, никак не позволяли довести до конца тренинговый проект старшему консультанту SolutionsIQ Стивену Смиту, пишет The Wall Street Journal. Тогда на одной из встреч он взял слово и поставил первой темой обсуждения «Ждать опаздывающих 10 минут». Пока люди переваривали услышанное, Смит перечислил им темы, выпавшие из обсуждения из-за того, что время на него сократилось. Люди поняли, что лишают себя новых знаний, стали более дисциплинированны.
Некоторые специально опаздывают, чтобы подчеркнуть свою власть и статус. Один из топ-менеджеров производителя продуктов питания ломал все графики, являясь на 15 минут позже, вспоминает глава консалтинговой фирмы Conway Management Мэри Джейн Кинг, которую наняли для улучшения культуры совещаний и командной работы в эту компанию. От упреков в непунктуальности топ-менеджер отмахивался, говоря, что у него слишком много важных дел, чтобы беспокоиться о подобных мелочах. Тогда Кинг придумала коварный ход. Постоянные опоздания выставляют не только невежей, но и крайне неорганизованным человеком, что вредит имиджу, заявила она. Начальник призадумался и решил поработать над своим поведением.
«Опоздания на совещания – неприятная проблема, и не могу сказать, что мы ее окончательно побороли, – рассказывает Настасья Савина, вице-президент по корпоративным коммуникациям компании ABBYY. – Когда этот вопрос стоял особенно остро, компания ввела правило: каждый опаздывающий оплачивает потерянное рабочее время всех присутствующих на встрече. Не помню, чтобы по факту так оно и случалось, но сама мысль публичного осуждения пугает людей: благодаря этой мере сотрудники стали более дисциплинированны и теперь если и опаздывают, то просят организатора либо перенести встречу, либо подключить их к совещанию по мобильному телефону».
Как общаться с опаздывающими
Стратегия зависит от причин опоздания:
■ плохой тайм-менеджмент. Начинайте и заканчивайте встречи ровно по расписанию и не тратьте время, чтобы ввести опоздавшего в курс дела;
■ нарциссизм из разряда «я важный человек, меня все ждут». Расскажите, что постоянные опоздания плохо влияют на имидж;
■ коллега любит драму и напряженность. Донесите до него, что остальные устали от такого поведения;
■ у опаздывающего слишком большая загрузка. Помогите ему пересмотреть расписание, установить 15-минутные паузы между встречами;
■ босс не понимает, что постоянные задержки плохо сказываются на моральном духе коллектива и заставляют людей допоздна задерживаться в офисе. Соберите обратную связь от коллектива и с помощью коуча или доверенного лица начальника донесите до него эту информацию.
Свобода не для всех
В России к опозданиям менеджеров и рядовых сотрудников относятся по-разному. Например, практически во всех компаниях, где работают люди творческих профессий и специалисты с гибким графиком, такой проблемы не видят. Главное, что те, кто находится на гибком графике, должны отработать 40 часов в неделю, приходя в офис в любое время в промежуток с 7 утра до 10 вечера, говорит Савина. И компания строго следит за рабочим временем сотрудников. Время прихода и ухода регистрируется системой Worktime, которая в конце недели считает общую загрузку, рассказывает она.
На многие подразделения либеральный подход не распространяется. Например, в ABBYY для секретарей или сотрудников отдела техподдержки действуют более строгие правила: в офис они приходят к 9.00, так как в это время начинают звонить клиенты и партнеры. Если кто-то один постоянно опаздывает, остальные, особенно новички, начинают чувствовать, что и они могут поступать так же – эту мысль время от времени руководители ABBYY доносят до своих подчиненных. В компании СКБ «Контур», рассказывает HR-директор компании Светлана Скользкова, особенно жестко, в отличие от других отделов, время выхода на работу учитывается в колл-центре. «Время выхода сотрудника на работу мы видим по регистрации телефона, – поясняет она. – Благодаря этому мы точно знаем, во сколько у каждого оператора начался рабочий день. Еженедельно руководители получают отчет на почту по опоздавшим и проводят с ними индивидуальную работу. Допускается до трех опозданий в месяц менее 15 минут. Если опозданий больше, консультанту выносится предупреждение от 0,5 до 1 балла. Если в квартал набирается предупреждений на 2 балла, сотрудника лишают квартальной премии».
Лекарство страшнее болезни
Впрочем, многие российские работодатели считают, что борьба с опозданиями вреднее самого этого явления. «Ущерб от опозданий мы не подсчитываем, но лично я уверен, что прибыль, напротив, можно недополучить, если чрезмерно зажимать людей», – рассуждает Николай Казанский, управляющий партнер Сolliers International. В его компании успешные брокеры, оценщики и консультанты работают на свободном графике. Успешные – это те, кто закрывает достаточное количество сделок и приносит компании прибыль, поясняет он. Все остальные – маркетологи, HR, администраторы, новички – должны являться на работу к 9.00. «Строгих мер к опаздывающим мы не принимаем, но тот, кто систематически нарушает принятые регламенты, рано или поздно поймет, что он неэффективен в нашем бизнесе, и уйдет сам», – говорит Казанский.-
В подготовке статьи участвовал Антон Осипов