СОВЕТЫ КОНСУЛЬТАНТА: Трудный жанр
Сергей Пятенко, первый заместитель генерального директора аудиторско-консультационной фирмы "ФБК".
Татьяна Сапрыкина, сотрудник аудиторско-консультационной фирмы "ФБК".
Успешное завершение многих проектов или одобрение их начала часто зависит не только и не столько от сути дела, сколько от умения изложить полученные или предполагаемые результаты. Стать "титаном" этого жанра весьма непросто, но любой может повысить результативность своих презентаций. Для этого нужно освоить и соблюдать порядок подготовки и проведения презентации. Эти процедуры достаточно просты, но спросите себя сами: знаете ли вы их и, самое главное, соблюдаете ли? l Определение цели. Постарайтесь максимально конкретизировать цель презентации, сформулировав ее желательно одним предложением. Цель должна быть критерием, по которому вы и будете проверять все: от объема необходимой информации до способа ее изложения.
l Выяснение аудитории. Ваша задача - как можно точнее предсказать состав предполагаемых слушателей. Это принципиально важно для содержания и стиля презентации.
l Разработка структуры презентации. Сначала выберите информацию, которая вам необходима. Затем нужно составить четкий план, разместить разделы в логическом порядке, сформулировать вопросы, предложения, аргументы. Хорошая полномасштабная презентация, как и любой ее раздел, может быть построена по схеме "6П": 1) Предисловие - предмет разговора; 2) Положение - описание ситуации; 3) Проблемы - формулирование решаемых задач; 4) Перспективы - анализ возможных последствий и рисков; 5) Предложения - рекомендации по возможным действиям; 6) Послесловие - резюме важнейших фактов, рисков и рекомендаций.
l Отбор команды, определение порядка и времени выступлений. Каждый участник должен четко представлять, что и как он должен будет излагать.
l Определение характера использования визуальных средств. Любые ошибки в подготовке и демонстрации слайдов существенно ухудшают восприятие презентации. l Подготовка демонстрационных и раздаточных материалов. Они должны быть подготовлены заранее. Лучше иметь некоторый излишек раздаточных материалов. Демонстрационные и раздаточные материалы должны быть лаконичными, но информативными.
l Подготовка каждым участником своего выступления. На основе указанных лимитов времени и объема информации все участники готовят свои выступления. При этом определенная в самом начале цель продолжает быть основным критерием при подготовке выступлений.
l Проведение репетиции. Даже для самых опытных профессионалов чрезвычайно полезно проведение репетиции презентации. Она должна быть приближена к реальным условиям. Проверяется все: длительность и характер выступлений с использованием визуальных средств, возможные технические проблемы и т. д. Хорошо, если кто-то может просмотреть и прокомментировать все с точки зрения аудитории.
l Презентация. Форма изложения материала должна соответствовать профессиональным требованиям: нельзя, уткнувшись в бумагу, зачитывать заранее приготовленный текст - нужно говорить свободно и обращаться к слушателям. Необходимо контролировать время и последовательность изложения. Общая готовность и собранность команды, четкость изложения текста, хорошее качество демонстрационных и раздаточных материалов должны убедить в тщательности подготовки, а значит, и в должном внимании к клиенту. Будьте готовы к любым неожиданностям: чем лучше вы готовы на них адекватно отреагировать, тем меньше вероятность неприятностей с этой стороны.
l Анализ проделанной работы. Жизнь не заканчивается после удачной или, наоборот, провальной презентации. Чуть-чуть остыв от пережитого, полезно провести анализ всей подготовительной работы и проведенной презентации. Это будет хорошим фундаментом грядущих успехов.