Сейчас самое время для пересмотра документов компании

Это нужно, чтобы в дальнейшем не отвлекаться на урегулирование трудовых споров

За последние три года в Трудовом кодексе РФ произошло более 1000 изменений. А с 2015 г. Государственная инспекция труда (ГИТ) стала практиковать наложение мультипликативных штрафов на работодателей. Например, работодатели часто забывают заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее перерывы на кормление ребенка в течение рабочего дня для молодых мам с детьми до 1,5 года. И отсутствие таких сведений в договоре позволяет ГИТ наложить штраф в размере 100 000 руб. за каждый неправильно оформленный трудовой договор.

Таким образом, сейчас самое подходящее время для пересмотра документального фонда компании. И дело не только в штрафах – пересмотреть все шаблоны документов работодателям нужно хотя бы для того, чтобы в дальнейшем не отвлекаться на урегулирование трудовых споров с сотрудниками. Каждому работодателю стоит включить в документальный фонд компании документы, которые будут регулировать обязанность работника по исполнению планов работы и предоставлению достоверных отчетов; обязанность работника ездить в командировки с указанием максимальной длительности командировок в процентах от общего рабочего времени; обязать сотрудника читать электронную почту в установленные сроки. Но начать необходимо с ревизии должностных инструкций работников. Многие инструкции не имеют четкого описания работы сотрудника, а неопределенные формулировки не позволят работодателю в дальнейшем применять дисциплинарные взыскания к недобросовестным сотрудникам.

Риски для работодателя создает также невозможность контроля результатов деятельности тех сотрудников, которые работают в удаленном режиме, на выезде, в другом городе и т. п. Но есть простой способ: нужно обязать сотрудника фиксировать начало работы телефонным звонком своему руководителю, а по окончании рабочего дня высылать отчет за день по e-mail. Но сначала такой вид контроля нужно задокументировать – приказом об электронном документообороте в компании. Это сделает документы, высланные по e-mail, легитимными. Пересмотр документального фонда поможет работодателю пройти все проверки ГИТ и доказать правоту в трудовых спорах в суде, а сотрудники смогут получить все предназначенные им гарантии и выплаты.

Автор – управляющий партнер юридической компании BLS