Как быстро внедрить электронные документы в логистике
И экономить 9–21% на каждой отгрузке
С 1 сентября 2026 г. бизнес должен оформлять документы для грузоперевозок в электронном виде. Но далеко не все компании успели вовремя перейти на новый формат: недостаточно просто подключиться к оператору, который передает электронные перевозочные документы (ЭПД) государству. ЭПД нужно встроить в существующие процессы управления перевозками.
Простой путь – он самый сложный
На словах все просто: подключиться к оператору, настроить электронные подписи и начать оформлять документы. На практике компании, которые ограничились этим, столкнулись с трудностями. Они фактически получили новый электронный документооборот, почти не связанный с самим процессом перевозки.
Заявки, данные о грузе, перевозчике, машине и водителе могут находиться в разных учетных системах, таблицах, почте и мессенджерах. Для оформления ЭПД, в том числе электронных транспортных накладных (ЭТрН), эту информацию приходится повторно переносить в интерфейс оператора для передачи в государственную информационную систему.
Если в рейсе что-то меняется – например, водитель или точка выгрузки, – сведения нужно синхронизировать и в документах. Сотрудники работают в нескольких системах, вручную сопоставляют ЭПД с рейсами, следят за статусами и подписями. Электронный заказ или заявка, ЭТрН и экспедиторские документы у оператора существуют как отдельные потоки и сами не объединяются вокруг конкретной перевозки. Сопоставлять их приходится вручную.
С ростом числа перевозок увеличиваются трудозатраты и вероятность ошибок. ЭПД формально внедрили, но у логистов прибавилось рутинной работы, а у бизнеса – выросла неэффективность.
Комплексный подход: не только документы
Многие предприятия не ограничились подключением к оператору ЭПД и созданием документов вручную. Они подошли к вопросу системно и запустили ЭПД вместе с платформой MasterTMS. Такой подход позволяет выполнить нормативные требования и получить экономический эффект.
В MasterTMS создают заявки, проводят торги, назначают перевозчика, машину и водителя, контролируют рейс, а на основе заявки автоматически формируют ЭТрН и другие электронные документы. Затем TMS передает их оператору ЭПД. Так управление перевозками и обязательный электронный документооборот объединяются в одном процессе.
Логисту не нужно дублировать информацию: данные по конкретной отгрузке вводятся один раз и используются на следующих этапах. MasterTMS может работать с разными операторами ЭПД, а если контрагенты подключены к другим операторам, обмениваться с ними через роуминг.
В результате компания получает единый цифровой контур отгрузки: перевозка и документы связаны между собой, роли сотрудников определены, а статусы контролируются в одном процессе. Связка TMS + ЭПД сокращает ручные операции и превращает обязательный документооборот из дополнительной нагрузки в инструмент повышения эффективности.
С MasterTMS можно одновременно автоматизировать процессы, влияющие на стоимость перевозок: проводить торги, планировать маршруты, контролировать сроки и отклонения, отслеживать рейсы и анализировать работу партнеров-перевозчиков. По данным корпоративных пользователей MasterTMS, внедрение системы позволяет экономить от 9 до 21% на каждой отгрузке.