Компании все чаще следят за общением и электронной перепиской сотрудников

Cоциальные сети Facebook или Twitter не единственные, кто следит за тем, как люди обмениваются информацией. Работодатели тоже это делают. Например, Boston Consulting Group (BCG) и Microsoft читают переписку и чаты своих сотрудников. Чтобы лучше понимать, какая информация циркулирует в компании, они прослушивают даже разговоры работников.

Цель наблюдения, по словам менеджеров, в том, чтобы свести к минимуму затратные по времени совещания, беспредметную переписку и бесполезные тренинги. Некоторые руководители используют для этого приложения, измеряющие производительность труда и эффективность сотрудников. Однако многочисленные исследования показывают, что оценить эффективность взаимодействия между собой сотрудников и команды гораздо лучше помогают такие новые технологии, как сенсорные бейджи или программы для анализа в онлайн-календаре.

Весной прошлого года подразделение BCG в Нью-Йорке готовилось к переезду из одного офиса в другой и раздало каждому пятому из 500 сотрудников специальные бейджи, фиксировавшие все их передвижения по офису: устройства записывали, с кем из коллег работники разговаривали (что именно говорилось, не записывалось) и сколько времени занимали эти разговоры. Компания пыталась узнать, как планировка старого офиса влияла на взаимодействие сотрудников между собой и их рабочую нагрузку.

Росс Лав, управляющий партнер компании, курировавший этот проект, рассказал: собранные данные показали, что сотрудники тратили слишком много времени на общение с непосредственными руководителями и подчиненными. Это мешало им обмениваться информацией с другими членами команды. Исследование длилось 1,5 месяца. Оно выявило, что сотрудники, которые чаще останавливались поболтать накоротке с коллегами, на пять часов меньше других потратили на долгие беседы и встречи. По мнению Лава, такие сотрудники эффективнее участвуют в обмене информацией и новостями.

Результаты исследования были учтены при разработке плана нового офиса BCG: там появилась стилизованная под городскую площадь зона отдыха, где бесплатно подают завтрак и ланч. Большинство сотрудников приходит туда выпить кофе, перекусить и пообщаться. Партнер BCG Дайана Ли признается: ей нравится посещать салат-бар в зоне отдыха и поэтому она стала чаще вставать из-за рабочего стола.

BCG переехала в новый офис в ноябре. По словам Лава, после переезда взаимодействие в команде улучшилось. Измерить результат в цифрах получится во время следующего исследования настроений работников, которое компания проведет в ближайшие недели.

Сенсорные бейджи для BCG сделала компания Humanyze – разработчик программного обеспечения для внутрикорпоративной аналитики. Число таких компаний постоянно растет. Например, калифорнийский стартап Syndio разработал приложение, которое помогает работодателям определять, какие сотрудники чувствуют себя в стороне от каналов коммуникаций в компании. Приложение собирает данные об электронной переписке, а также предлагает сотрудникам заполнить анкету с вопросами об их отношениях с коллегами. Затем программа составляет схему из соединенных между собой точек, отражающую взаимодействие между сотрудниками. Работники с более слабыми и малочисленными связями отображаются на схеме в виде точек меньшего размера, руководители сразу видят, кому требуется поддержка, и могут помочь сотруднику наладить отношения с коллегами.

Сооснователь компании Syndio Кати Сиддалл уверена, что сбор данных для приложения не нарушает границы личного пространства сотрудников – программе нужны только данные об отправителях и получателях электронных писем. Сами письма программа не читает. Сиддалл добавляет, что, когда руководителям и сотрудникам компаний – клиентов Syndio объяснили, что цель мониторинга – в улучшении взаимодействия между сотрудниками компании, они с пониманием отнеслись к происходящему.

Еще одна компания, Volometrix, приобретенная Microsoft в 2015 г., отслеживает активность электронной переписки сотрудников и анализирует события в электронных календарях в программах, входящих в пакет Office 365. Анализ данных позволяет оценить, как сотрудники проводят рабочее время и сколько времени они отнимают у своих коллег.

Приложение, получившее название MyAnalytics, выявляет, что может угрожать работе команды, и предлагает пути решения проблем. Например, полуночникам, регулярно отправляющим сообщения коллегам поздним вечером, предлагается подождать до утра с несрочными сообщениями – получатели их писем не должны задерживаться на работе, чтобы написать ответ.

Основатель Volometrix Райан Фуллер, возглавляющий в Microsoft команду аналитиков, рассказывает, что его команда использовала приложение MyAnalytics, потому что устала от разрозненных нерезультативных встреч и хаотичной работы над разными проектами. Когда график встреч изменился, у разработчиков появилось лишних два часа на работу в неделю и производительность группы из 50 компьютерщиков выросла на 5%.

Перевела Надежда Беличенко