Как в пандемию организовать выездной корпоратив для сотрудников

С весны 2020 г. многие российские компании работают удаленно или в гибридном формате. За полтора года штат предприятий изменился: пришли новые сотрудники, некоторые старые сотрудники успели уволиться или перейти на другую должность. Не исключено, что команды ни разу не встречались в недистанционном режиме полным составом. Исследования показывают, что за год сотрудники устали от постоянных видеозвонков в Zoom, испытывают от них тревожность и даже ментальные проблемы, усиливается профессиональное выгорание. Все соскучились по живому общению. Другая проблема – снижающаяся вовлеченность и производительность сотрудников в удаленном или гибридном режиме.

Сейчас лучшее время, чтобы проводить мероприятия для сотрудников компании. Можно рассчитывать на хорошую погоду и мероприятия на свежем воздухе.

Организацию мероприятия может взять на себя как служба персонала, так и сторонний подрядчик. Всё зависит от бюджета и наличия достаточного количества специалистов. Главное, соблюдать следующие правила:

1. Отслеживайте актуальность коронавирусных ограничений. Это касается не только открытия или закрытия границ, но и перемещений внутри страны. Кроме того, может меняться разрешенное количество людей на мероприятии.

2. Учитывайте ограничения и форс-мажоры при заключении договоров, чтобы не нарваться на неустойку или вовсе не лишиться возможности провести мероприятие.

3. Берите возвратные билеты, чтобы не потерять их совсем.

4. Бронируйте отели с возможностью отменить или перенести проживание с наименьшими потерями. Или вовсе без них.

Помните, что в приоритете безопасность сотрудников. До них стоит донести, что при плохом самочувствии лучше остаться дома. Можно пойти и на жесткие меры – организовать обязательное ПЦР-тестирование всех участников мероприятия или только невакцинированных. Некоторые лаборатории уже выполняют заявки корпоративных клиентов.

Задействованный на мероприятии персонал тоже должен пройти проверку на коронавирус. Если кто-то не успел провериться заранее, можно запастись экспресс-тестами, чтобы сделать их на месте.

Положительный результат экспресс-тестирования следует подтвердить альтернативными методами анализа. Мероприятие такому сотруднику, конечно, придется пропустить.

Если проводить корпоратив в России, нужно учесть указания Роспотребнадзора: разрешенная численность участников мероприятий зависит от темпов прироста заболевших. Например, если показатель прироста составляет больше 10%, можно собрать 500–1000 человек. Если же 5%, то разрешенное количество людей в одном месте – 1000–3000 человек.

В некоторых регионах при заселении отели требуют ПЦР-тесты или сертификаты о вакцинации. В частности, такая практика сложилась в Краснодарском крае, Астраханской области и Хакасии. В Белгородской, Курской, Иркутской областях пока таких требований нет, но правила постоянно меняются – перед мероприятием стоит перепроверить их на официальном портале региона.

Если корпоратив состоится за рубежом, авиабилеты будут дороже в сравнении с внутренними рейсами, но есть шанс сэкономить на размещении.

Например, можно поехать в Армению или Турцию – есть прямые рейсы, а эти страны требуют только сертификат о вакцинации или ПЦР-тест. Главное, следить за актуальностью открытых направлений и требований для въезда.

Если сотрудников около 100 или более, можно заказать чартер – например, через сервисы, которые позволяют зафрахтовать самолет. Или за 2–3 месяца до мероприятия забронировать авиабилеты на группу. Наконец, если сотрудники находятся в разных городах, можно разрешить им самостоятельно добираться до места. Но в компании должны применяться информационные системы управления командировками с функцией контроля расходов. В них сотрудники смогут выбрать билеты и отели самостоятельно, а предлагаемые варианты и процесс бронирования останется под контролем компании.

У отелей можно и нужно просить скидку при большом числе броней. В среднем такая скидка составляет 15–20%, а иногда доходит и до 40%.

Выбирайте отели, у которых хорошая внутренняя инфраструктура – территория, бассейны и тренажерные залы. Так сотрудники не будут скучать в свободное время. Спортивной же части команды не придется отказываться от привычных физических нагрузок ради корпоратива.

Не экономьте на проживании сотрудников – не селите их парами или компаниями. Речь не только о личном пространстве каждого человека, но и о безопасности в пандемию.

Надо продумать программу мероприятия, чтобы учесть пожелания большинства сотрудников. Имеет смысл предварительно собрать мнения сотрудников, например, через корпоративный портал, попросить их проголосовать за предпочтительный вариант программы. Чтобы дополнительно обезопасить коллег, стоит отдать предпочтение мероприятию на открытом воздухе, а также не заказывать общие блюда (например, пиццу). Кейтеринговые сервисы уже приспособились к новому формату работы и укладывают привычные сеты из канапе в индивидуальные упаковки. Главное, чтобы встреча в офлайне (а это теперь редкость и привилегия) не скатилась в нудное обсуждение итогов квартала или же, наоборот, в неуправляемый кутеж. Иначе все приготовления и оценка рисков будут напрасны.