Пять проблем компаний при переходе на гибридный режим работы

Втянувшись в удаленную работу, многие из нас задумались о практике постоянного совмещения удаленного и офисного труда. Но у гибридного офиса есть неочевидные недостатки, которые нужно устранить, прежде чем массово внедрять гибридную модель после пандемии.

Как это ни парадоксально, проблемы гибридного офиса не существует. Есть внутренние проблемы двух противоположных подходов: работы в офисе и в удаленном режиме. В первом случае мы имеем иллюзию контроля, расплачиваясь за нее регулярными затратами на аренду, во втором – ощущение неконтролируемого хаоса, зато с экономией на текущих издержках. И гибридный офис лишь компромисс. Сам по себе он не гарантирует экономию и контроль персонала. Это лишь один из элементов операционной модели. Поэтому начать следует с подсчета всех выгод и потерь.

1. Выгоды и потери. Недавно топ-менеджер госкорпорации посетовал, что должен перейти на гибридную модель офиса согласно текущей стратегии оптимизации. Проблема была в том, что это ничего не давало. Большинство производственных помещений этой госкорпорации были в собственности, у топ-менеджмента возникла дополнительная головная боль, как сдать в аренду освободившиеся офисные площади. Часть объектов и вовсе режимные, сдавать их нельзя. А затраты на внедрение гибридного режима ощутимы: переоборудование кабинетных помещений в open space, закупка новой техники, систем удаленного мониторинга, новой подходящей мебели и многое другое.

При переходе на гибридный офис можно и нужно отказаться от значительной части аренды. Но не стоит забывать, что производство налагает свои ограничения. Физически не получится организовать гибридный режим работы токаря или сталевара. И надо помнить, что гибридный режим требует затрат и инвестиций.

2. Иллюзия контроля. Если вам кажется, что вы контролируете все рабочие процессы, сидя весь день в коллективе в деловом центре, – это заблуждение. Мы просто видим вокруг себя людей, но имеем весьма расплывчатое представление о том, чем в это время заняты остальные. Приезжая в пустынные конторы во время пандемии, мы невольно беспокоились – а все ли в порядке? Без привычной рабочей суеты неуютно.

Если сотрудники неэффективны на рабочем месте, они будут так же неэффективны дома или в коворкинге, как их ни контролируй. Контроль подчиненных, как и сам гибридный офис, – также не самоцель, а средство достижения индивидуальных и общих KPI. Кроме того, контроль удаленной и гибридной работы не исчезает, а приобретает другую форму и автоматизируется.

Базовый мониторинг заложен во многие офисные системы, используемые удаленно. Первичный контроль пользователей предусмотрен во внутренних системах и пакетах программ, например в Office 365. Если сотрудники работают в разных системах (взаимодействуя, например, с бухгалтерией), их можно подключать через инфраструктуру виртуальных рабочих столов (Virtual Desktop Infrastructure, VDI). Внедрение этой системы VDI недешево и имеет смысл для компаний более чем с сотней сотрудников, но решает большинство проблем контроля и безопасности доступа.

3. Проблема конфиденциальности. Когда сотрудники узнают, что на их домашнюю технику будет установлено внешнее рабочее ПО под руководством службы безопасности, это вызывает у них безусловное отторжение. Ситуация усугубляется тем, что часто люди имеют один компьютер на семью и не умеют разделять учетные записи пользователей. Никакие доводы и конференции с разработчиками о том, что работодатель не собирается устраивать слежку за частной жизнью своих сотрудников, не помогают.

Самый затратный вариант, особенно с большими коллективами, – закупка служебных ноутбуков со всеми необходимыми счетчиками и системами. Но если в компании применяется ролевая модель организации, то права доступа к конфиденциальным данным можно гибко регулировать. С режимной информацией обычно работает не более 20% сотрудников на удаленном доступе, а остальные могут пользоваться домашней техникой без дополнительных программных новшеств.

В любом случае при переходе на удаленную работу необходимо подписать с сотрудником дополнительное соглашение в соответствии с требованиями Трудового кодекса. Такая возможность обычно описана в трудовом договоре. Это соглашение может предусматривать единовременную или помесячную компенсацию за амортизацию личной техники, электроэнергию или интернет. Документальное обоснование этой компенсации – отдельная и непростая работа для бухгалтерии.

4. Офисная психология. Сокращение личного общения и смена привычного ритма при переходе на гибридную схему неизбежны. Сотрудники постарше привыкли к своему рабочему месту, молодым негде сосредоточиться в тесной съемной квартире с семьей. Удаленный формат часто ассоциируется с грядущими сокращениями, а дефицит коммуникаций порождает слухи.

Прозрачность – необходимое условие для реформ. Руководству нужно быть честным, строить обратную связь и поддерживать доверие сотрудников. А оно, при внедрении автоматизированных систем мониторинга, часто бывает низким в переходный период.

Чтобы предотвратить конфликты и споры, необходимо единообразно подходить к оборудованию новых пространств в коворкингах и создать качественный рабочий уют. Споры на тему, у кого стол лучше, возникать не должны.

5. Мотивация. Какими бы передовыми ни были технологии при организации гибридного офиса, ключевым фактором остается мотивация сотрудников, а не умение с ними торговаться. При трансформации бизнеса сразу видны прошлые ошибки – и в подборе команд, и в методах управления. Единственно возможный выход – добиться общего согласия (а не соглашательства) с поставленными целями и задачами, наладить диалог и сотрудничество.