Как правильно оформить командировочные расходы
На вопросы читателей «Ведомостей» отвечает специалист по трудовому праву
Сергей Д. из Южноуральска пишет: "Водители нашего предприятия часто предоставляют поддельные документы по расходам во время командировки (квитанции оплаты гостиницы), объясняя это тем, что на пути следования всего две гостиницы, предоставляющие настоящие документы необходимой формы. В силу разных обстоятельств они не могут спланировать остановку на ночлег в гостиницах, собственники которых законопослушны и предоставляют документы надлежащего образца. Прошу подсказать, как решить данную проблему".
Уважаемый Сергей, первое, на что хочется обратить внимание, – важно правильно определить характер работы водителей. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, служебными командировками не признаются (ст. 57 и 166 Трудового кодекса РФ). При этом работникам возмещаются связанные со служебными поездками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. В данном документе вы можете предусмотреть максимальный размер компенсации расходов на гостиницу.
Согласно п. 8 постановления правительства РФ от 25.04.1997 N 490 "Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" при оформлении проживания в гостинице выдается квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий проживание и оплату услуг гостиницы, который должен содержать наименование исполнителя (наименование юридического лица) (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации), фамилию, имя, отчество проживающего, сведения о предоставляемом номере (месте в номере), цену номера (места в номере), другие необходимые данные по усмотрению руководства гостиницы.
Также данный документ должен соответствовать требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 3 постановления правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" (т. е. содержать все реквизиты, предусмотренные указанными нормативными актами).
Документы могут быть заполнены как от руки, так и компьютерным способом в произвольной форме. По мнению судов, документы, оформленные с учетом требований законодательства (указанных ранее) и содержащие информацию о времени проживания в гостинице, стоимости проживания и факте оплаты оказанных гостиницами услуг, подтверждают расходы работника, связанные с проживанием в гостиницах во время командировок, служебных поездок (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу N А52-3413/2009). Работодатель не обязан проверять достоверность информации о гостиницах, указанной в документах, а также не может заставить руководство гостиниц соблюдать законодательство РФ.
При проверках или в случае судебных разбирательств организация должна будет документально подтвердить факт нахождения работников в служебных командировках, например, предоставив приказы, служебные задания о направлении работников в командировку, путевые листы и т. д.
Вопросы специалисту по трудовому праву для рубрики "Советы юриста" вы можете отправить Михаилу Малыхину с пометкой "Вопросы юристу".