Как правильно оформить командировочные расходы

На вопросы читателей «Ведомостей» отвечает специалист по трудовому праву
Прослушать этот материал
Идет загрузка. Подождите, пожалуйста
Поставить на паузу
Продолжить прослушивание
Из личного архива

Сергей Д. из Южноуральска пишет: "Водители нашего предприятия часто предоставляют поддельные документы по расходам во время командировки (квитанции оплаты гостиницы), объясняя это тем, что на пути следования всего две гостиницы, предоставляющие настоящие документы необходимой формы. В силу разных обстоятельств они не могут спланировать остановку на ночлег в гостиницах, собственники которых законопослушны и предоставляют документы надлежащего образца. Прошу подсказать, как решить данную проблему".

Уважаемый Сергей, первое, на что хочется обратить внимание, – важно правильно определить характер работы водителей. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, служебными командировками не признаются (ст. 57 и 166 Трудового кодекса РФ). При этом работникам возмещаются связанные со служебными поездками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. В данном документе вы можете предусмотреть максимальный размер компенсации расходов на гостиницу.

Согласно п. 8 постановления правительства РФ от 25.04.1997 N 490 "Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" при оформлении проживания в гостинице выдается квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий проживание и оплату услуг гостиницы, который должен содержать наименование исполнителя (наименование юридического лица) (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации), фамилию, имя, отчество проживающего, сведения о предоставляемом номере (месте в номере), цену номера (места в номере), другие необходимые данные по усмотрению руководства гостиницы.

Также данный документ должен соответствовать требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 3 постановления правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" (т. е. содержать все реквизиты, предусмотренные указанными нормативными актами).

Документы могут быть заполнены как от руки, так и компьютерным способом в произвольной форме. По мнению судов, документы, оформленные с учетом требований законодательства (указанных ранее) и содержащие информацию о времени проживания в гостинице, стоимости проживания и факте оплаты оказанных гостиницами услуг, подтверждают расходы работника, связанные с проживанием в гостиницах во время командировок, служебных поездок (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу N А52-3413/2009). Работодатель не обязан проверять достоверность информации о гостиницах, указанной в документах, а также не может заставить руководство гостиниц соблюдать законодательство РФ.

При проверках или в случае судебных разбирательств организация должна будет документально подтвердить факт нахождения работников в служебных командировках, например, предоставив приказы, служебные задания о направлении работников в командировку, путевые листы и т. д.

Вопросы специалисту по трудовому праву для рубрики "Советы юриста" вы можете отправить Михаилу Малыхину с пометкой "Вопросы юристу".

Пока никто не прокомментировал этот материал. Вы можете стать первым и начать дискуссию.
Комментировать
Читать ещё
Preloader more