Статья опубликована в № 4709 от 04.12.2018 под заголовком: Защита от нерадивого бухгалтера

Как защититься от недобросовестного бухгалтера

Шесть советов руководителям компаний
Анастасия Стефанова, юрист адвокатского бюро «Плешаков, Ушкалов и партнеры»
Прослушать этот материал
Идет загрузка. Подождите, пожалуйста
Поставить на паузу
Продолжить прослушивание

О недобросовестности бухгалтеров обычно заходит речь, когда по итогам проверок в компаниях – неприятным сюрпризом для гендиректора – обнаруживаются различные злоупотребления. Реальный пример: бухгалтер производственной компании мошенничал с деньгами Фонда социального страхования, присвоив свыше 4 млн руб. Это привело к проверкам ФНС, владельца допрашивали правоохранительные органы, на компанию был наложен серьезный штраф, в конце концов предприятие прекратило работу.

Если ошибка бухгалтера привела к убыткам компании или налоговым доначислениям, директор может взыскать причиненный убыток в суде, но лишь теоретически. На практике доказать причиненный ущерб сложно. Тяжбы длятся не менее полугода и обычно заканчиваются проигрышем компании. Как же руководителю заранее защититься от недобросовестности бухгалтеров?

1. Нанимать на работу лучших. Бухгалтер – профессия с высоким риском, поэтому отбирать кандидатов надо очень придирчиво. В первую очередь советуем проверить опыт специалиста: позвонить на предыдущее место работы, узнать причины увольнения и т. д. Нужно постараться и получить неофициальные отзывы предыдущих работодателей. Так, в трудовой книжке бухгалтера в качестве основания для прекращения трудового договора указывалось «по инициативе работника», но из звонка стало известно, что реальной причиной стали ошибки, обнаружившиеся при налоговой проверке. Работник, предвидя взыскание, успел уволиться по своей инициативе. Проверку людей могут проводить кадровики, служба безопасности или стороннее рекрутинговое агентство.

2. Правильно оформлять бухгалтера на работу. Каждый должен получить подробную инструкцию с описанием обязанностей и ответственности. Если окажется, что бухгалтер нарушил правила, которых не было в должностной инструкции и с которыми он не ознакомлен, его нельзя будет привлечь к дисциплинарной ответственности (замечание, выговор, увольнение). Советуем включить в трудовой договор условие об испытательном сроке: для бухгалтеров – до трех месяцев, для главных бухгалтеров – до шести месяцев.

3. Позаботиться о физической сохранности данных. Бухгалтерские базы хранят данные обо всех хозяйственных операциях, и серверы с копиями данных должны быть недоступны для изъятия или уничтожения неавторизованными лицами. Нужно купить дополнительные серверы и обязать программиста с определенной периодичностью создавать копии бухгалтерских баз.

4. Проводить регулярные проверки. Контролирующими органами разработаны рекомендации для профессиональных бухгалтеров. Минфин советует компаниям регулярно проводить сверку данных с контрагентами, разработать правила совершения сделок (заключать договоры с согласия определенных лиц, оказывать услуги только после подписания договоров), проводить ротацию обязанностей в бухгалтерии, контролировать наличие и состояние имущества (обеспечена ли охрана, ограничен ли доступ, пришло ли время для инвентаризации и др.).

Другой способ – нанять внешнего специалиста для независимой проверки бухгалтерской отчетности. Для некоторых компаний обязателен внешний аудит. Например, для фирм с годовой выручкой от 400 млн руб., для АО. Закон предъявляет специальные требования к аудиторам и аудиторскому заключению. И если бизнесмен просто хочет убедиться в добросовестности бухгалтера, аудит – слишком дорогое удовольствие. Услуги консультанта – независимого проверяющего – обойдутся дешевле.

Внутренняя ревизионная комиссия – не самый лучший вариант. Расходы на оплату ее работы существенны, к тому же комиссия имеет очень широкие полномочия (право проводить проверки, получить доступ ко всей документации и проч.) и способна парализовать бизнес в случае корпоративного конфликта.

5. Проводить тщательное расследование нарушений. Расследовать нарушения бухгалтеров могут форензик-специалисты. Их имеет смысл нанимать для решения конкретных задач и системных проблем. Например, если обнаружена недостача, такие специалисты изучат основные процессы, все документы, опросят работников, проверят всю рабочую почту, найдут виновных и предложат выходы из ситуации. К тому же отчет экспертов станет доказательством, если компания обратится в правоохранительные органы и потребует завести на виновного бухгалтера уголовное дело.

6. Принять корпоративный кодекс. Корпоративные ценности компании (профессионализм, соблюдение конфиденциальности, нетерпимость к коррупции и т. п.) рекомендуется оформить документально. Такие правила делового поведения станут для бухгалтера руководством по принятию решений в спорных ситуациях, например при конфликте интересов. К тому же нарушение бухгалтером требований документа станет основанием для применения к нему дисциплинарных взысканий. При разработке корпоративного кодекса можно ориентироваться на правила крупных компаний, размещенные в свободном доступе, а для адаптации привлечь штатного юриста.

Автор – юрист адвокатского бюро «Плешаков, Ушкалов и партнеры»

Пока никто не прокомментировал этот материал. Вы можете стать первым и начать дискуссию.
Комментировать
Читать ещё
Preloader more