Статья опубликована в № 4807 от 06.05.2019 под заголовком: Правила общения сотрудников в чатах

Почему работодателям пора регулировать общение сотрудников в мессенджерах

И как работодателю это сделать правильно
Елена Кожемякина, управляющий партнер BLS

Мессенджеры давно вошли в нашу жизнь. Потеря телефона, в котором хранится почти вся твоя жизнь, многим кажется катастрофой. Основное общение перешло в чаты: это удобно, ведь поддержать диалог можно в любой момент. Но в мессенджеры перешла не только дружба, но и рабочие отношения. Например, руководитель создает чат с сотрудниками отдела и общается в нем. У специалистов по продажам свой чат, у бухгалтерии – свой, у совета директоров – свой, а то и несколько. В крупных организациях число рабочих чатов может исчисляться десятками и сотнями. Но действительно ли эти чаты служат для решения рабочих вопросов?

Приведу пример из практики. Начальник создал чат для своего отдела, но почти сразу он и его заместитель невзлюбили одну сотрудницу. Они писали о ней нелестные сообщения. Сначала ей удавалось переводить все в шутку, но затем в чате стали появляться грубые и оскорбительные высказывания о сотруднице. Это продолжалось около года, девушка не выдержала и пожаловалась в отдел персонала. Директор по персоналу пришла в ужас, увидев переписку в чате, и инициировала увольнение начальника отдела и его зама. Но они не согласились: общение в мессенджере не регулируется Трудовым кодексом, поэтому переписку в чате нельзя расценивать как нарушение трудовой дисциплины. В итоге конфликт вылился в гражданский иск пострадавшей, и компания наняла для нее адвоката.

Действительно, общение в чатах до сих пор не регулируется законами о труде, хотя де-факто многие задачи и рабочие вопросы уже давно обсуждаются в мессенджерах. Сюда также можно отнести и внутренние видеосовещания и конференц-коллы между сотрудниками. Такое общение происходит в рабочее время и касается служебных вопросов, а значит, требует регламентирования. Правила внутренних коммуникаций, дресс-код, деловой этикет работодатели уже стали регулировать в локальных нормативных актах, но нам не известно ни одного случая, когда бы работодатель разработал стандарт, описывающий корпоративное общение в мессенджерах.

Не замечать этих тенденций невозможно. Это уже социальное явление: мессенджеры стали частью корпоративной культуры, срослись с личным общением. Когда ведется обычный диалог на общие темы, ни работники, ни руководители не воспринимают чат как официальную зону общения. Об этом вспоминают только при конфликте, когда начинаются разбирательства. Но фактически, когда сотрудники и начальство объединяются для общения в чате, такой чат уже служит интересам компании и является официальным каналом. Значит, пора регулировать это общение.

Прежде всего, надо зафиксировать правила общения в чатах как отдельный локальный нормативный акт. Сотрудники должны понимать, что запрещено и что позволено делать в мессенджере. Разрабатывая документ, лучше составить список задач, которые хочет решить работодатель. Управлять процессом служебного общения в мессенджерах должен именно он. Нанимателю стоит подумать о том, чтобы самому инициировать создание чатов и управлять ими. Например, разделить чаты по темам, проектам, разные группы сотрудников объединять в разных мессенджерах.

Надо описать условия ведения чатов. Нужно ответить на следующие вопросы: кто имеет право создать корпоративный чат? Какой документ инициирует его запуск? Кто будет модерировать информацию, следить за тем, чтобы в чатах не разглашалась коммерческая тайна и не размещались персональные данные?

Отдельно надо регламентировать процесс общения: формальный или неформальный язык, размещение смайлов, публикация личной информации и объявлений и т. д.

Все знают, как много времени у нас уходит на пользование смартфонами, поэтому лучше установить периодичность просмотра чатов и соотнести ее с рабочим графиком сотрудников.

Надо также предусмотреть и правила выхода из чата, исключения при увольнении сотрудников или закрытии самих групп. Но нужно помнить об одном обстоятельстве, которое многие упускают из виду: проблему не всегда можно решить лишь закрытием чата – ведь история переписки сохранится в телефонах коллег.

Создав систему, обеспечивающую работу корпоративных чатов, и управляя ею, компания сможет избежать рисков серьезных конфликтов в коллективе. А за нарушения правил общения можно привлекать сотрудников к дисциплинарной ответственности, так же как и за неисполнение должностных обязанностей.

Пока никто не прокомментировал этот материал. Вы можете стать первым и начать дискуссию.
Комментировать
Читать ещё
Preloader more