Бумажная беда цифровой трансформации

Масштабная цифровая трансформация России столкнулась с непредвиденной преградой – бумагой. В национальной программе «Цифровая экономика», на которую в сентябре 2018 г. правительство выделило 2,16 трлн руб., не прописаны требования к переводу информации в электронный вид, не описаны форматы хранения информации, нет стандартов электронного документооборота, отсутствуют регламенты. Это значит, что на выходе мы можем получить технологичные системы, которые плохо «понимают» друг друга, а значит, в дальнейшем потребуются значительные средства на их переделку.

Уже запущены портал госуслуг, система межведомственного электронного взаимодействия, новая информация в которые заносится в электронном виде. Однако отсутствие стандартизированных требований к созданию и хранению информации может привести к существенному перерасходу средств и необходимости переделки создаваемых в рамках цифровой экономики систем, как это было со школьным порталом или порталом госуслуг в рамках электронного правительства.

Школьный портал был с помпой представлен в декабре 2007 г., на его создание из средств госбюджета по госконтракту было выделено 13,9 млн руб. Но к нему сразу возникло множество нареканий: к системе авторизации пользователей, к поисковой системе по порталу, которая то и дело выводила контент, содержащий порнографию. Скоро портал был закрыт, в январе 2008 г. слегка доработанным открыт вновь, но ненадолго. Тогда же стало известно, что в госконтракте отсутствовала задача разработки матфильтра и критерии измерения качества его работы.

Сложная судьба была и у рождения портала госуслуг. В декабре 2007 г. правительство обязало федеральные органы исполнительной власти с 2009 г. оказывать услуги населению и организациям через интернет и на едином портале – «Общероссийский государственный информцентр». Сначала единственный участник конкурсов по разработке ФГУП «НИИ «Восход» за 495 млн руб. создал сайт ogic.ru, на котором, по сути, находилась только подборка адресов госслужб с возможностью распечатывать бланки официальных документов. Такое положение дел не удовлетворило власти, и проект был передан «Ростелекому», который стал его «допиливать» уже по адресу www.gosuslugi.ru. На переделку портала пришлось только на первом этапе потратить еще 100 млн руб.

Сегодня при запуске масштабной программы «Цифровая экономика», затрагивающей практически все направления жизни станы, подразумевающей полное переформатирование государственных и бизнес-институтов, цена ошибки может возрасти на порядок или несколько.

Госоцифровка

«Центр стратегических разработок», отвечающий за создание стратегии развития России, в мае 2018 г. представил концепцию «Государство как платформа». Она предусматривает полную трансформацию госуправления на базе новейших технологий, названных приоритетными в программе «Цифровая экономика». Речь идет в том числе о big data, технологии распределенных реестров (блокчейн), искусственном интеллекте (ИИ). Согласно концепции, все востребованные сервисы должны оказываться в электронном виде, умные чат-боты – консультировать население, а у людей должны появиться их цифровые двойники. То есть подразумевается, что вся информация о гражданах, нормативно-правовые акты, данные о задолженностях, информация о собственности и даже техническая документация должны существовать в электронном виде. Ведь в противном случае даже самые умные системы не смогут обслуживать запросы.

Что происходит на самом деле? Ни в одной из госпрограмм, в том числе в перерабатываемой «Цифровой экономике», требования и нормы по переводу документов в электронный вид не прописаны. В России XXI в. пользуются правилами документооборота, созданными еще в СССР в середине прошлого века, рассказывала член международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International Наталья Храмцовская на недавнем форуме «Эффективный документооборот в эпоху цифровой экономики».

По словам Храмцовской, за разработку правовых условий для формирования сферы электронного гражданского документооборота отвечает Федеральное архивное агентство (Росархив), однако пока денег из бюджета на изменение законов в этой области не выделено и, судя по всему, работы ведутся формально. Ради справедливости стоит отметить, что Росархив совместно с Банком России до конца 2018 г. должны разработать изменения в законы «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об обязательном экземпляре документов», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и другие нормативно-правовые акты, которые уточнят понятия электронного документа, определят процедуры его хранения.

Несмотря на запуск отдельных проектов по переводу в электронный вид архивов – исторических, нормативных, технических, платежных документов, НИИР, – сегодня даже госструктуры не могут похвастаться полной цифровизацией хотя бы в документообороте. Росархив еще в 2016 г. сообщал, что почти из 44 млн единиц хранения только около 8000 были электронными документами (это последние официально опубликованные данные). Нормотворческий процесс у государства исключительно бумажный, заявил в сентябре 2018 г. замдиректора департамента госуправления Минэка Антон Лебедев на конференции «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее».

«Программа «Цифровая экономика» направлена на формирование электронного взаимодействия между структурами государства, бизнесом и гражданами. Перевод всей информации в цифровой вид не самоцель. Важно перевести в цифровой вид в первую очередь ту информацию и документы, которые формируют наибольшие издержки граждан, бизнеса и государства», – рассказывал мне в августе 2018 г. директор по направлению «Нормативное регулирование» АНО «Цифровая экономика» Дмитрий Тер-Степанов.

Любо-дорого

По словам главы «Логики бизнеса» Виктора Вайнштейна, доля цифровых документов в России составляет несколько процентов: если по ряду показателей Россия идет вровень с европейскими странами, например по уровню проникновения смартфонов или ШПД, то в вопросах оцифровки архивов, как государственных, так и корпоративных, мы сильно уступаем даже Восточной Европе. Причина, по его мнению, в юридической отсталости.

В России долгое время не было юридически значимого определения цифрового архива и цифровой копии, не были обозначены форматы хранения. В 2008 г. была утверждена «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации», в 2011 г. стартовала федеральная программа «Информационное общество». Однако вплоть до июля 2012 г. они исполнялись формально. И только с вступлением в силу ФЗ № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», который запретил чиновникам требовать с граждан, обращающихся за госуслугами, дополнительные справки, если информация уже есть в распоряжении других служб и ведомств, электронный документооборот получил массовое распространение. В задачи утвержденной в 2017 г. новой Стратегии развития информационного общества на 2017–2030 гг.» помимо прочего входит продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях, создание условий для повышения доверия к этому носителю информации.

Между тем многие страны говорят уже не просто об оцифровке документов, а об использовании ИИ в госархивах для интеллектуального поиска и обработки информации. Такую возможность рассматривают национальные архивы Великобритании (официальный архив и издательство правительства страны), французский регулятор в области архивного дела изучает блокчейн как основную среду долгосрочного хранения информации. Для успешной реализации таких планов информация должна быть не только оцифрована, но еще и обработана соответствующим образом.

А ведь процесс промышленной оцифровки и без того дорогое удовольствие. Для понимания: в апреле 2018 г. Президентская библиотека им. Б. Н. Ельцина в Санкт-Петербурге объявила тендер на перевод документов из фондов Российского исторического архива в электронный вид. На оцифровку 10 млн страниц из госбюджета выделено почти 230 млн руб. Перевод технической документации, включающей чертежи и схемы больших форматов, из расчета на один лист может стоить еще дороже, потому что требует использования специального оборудования и последующей обработки чертежей, перевода их в векторные графические форматы. А ведь это лишь небольшая часть архивов самой технологичной библиотеки страны.

В частном порядке

В бизнесе ситуация не лучше. Как отмечал на конференции «Роботизация в финансовом блоке» в Москве в июне 2018 г. руководитель группы консультирования по перспективным технологиям KPMG в России и СНГ Николай Легкодимов, с одной стороны, бумажные документы для многих крупных компаний – тяжкое обременение, с другой – подавляющее большинство бизнес-структур не желают вкладываться в оцифровку и автоматизируют только самые простые процессы, например выдачу справки о доходах физлица 2-НДФЛ.

И если государство вопрос цифровизации пытается решить целевым выделением средств, введением новых законов и нормативных актов, то коммерческие структуры часто руководствуются принципом сиюминутной выгоды, не желая тратить десятки, а то и сотни миллионов на перевод архивов в цифровой вид. Как правило, бизнес выбирает «лоскутную оцифровку», когда электронный перевод применяется для решения разовых задач.

Высоким уровнем применения цифровых документов сейчас могут похвастаться только службы, работающие с персональными данными граждан. Речь идет о трудовых книжках, справках, бухгалтерских бумагах. А, к примеру, до анкет сотрудников, которые уже уволились из компании, или чертежей выполненных проектов и не требующих вывода на свет здесь и сейчас руки не доходят. Однако при таком подходе суммарный объем переведенных в электронный вид документов составляет доли процента от фондов учреждений. В результате во многих компаниях основные архивы держатся в бумаге.

Бумага еще долгие годы будет считаться основным способом хранения информации, в то время как электронные документы – дополнительным. Постоянно возникают новые типы бумажных документов, в том числе с коротким жизненным циклом. Даже электронные презентации в 90% случаев распечатывают. Безусловно, цифровые документы постепенно будут вытеснять бумажные, в том числе из-за использования интеллектуальных технологий поиска и обработки документов. Однако для более эффективной цифровой трансформации необходима четко прописанная программа перевода аналоговых данных в электронный вид: с разработанной терминологией, процедурами перевода, стандартами безопасности, форматами хранения и целевыми показателями.