Есть контакт

Цифровые технологии совместной работы могут повысить производительность труда на 20–30%, подсчитали в McKinsey Global Institute. Возможность оперативно работать одновременно над одним документом сразу нескольким сотрудникам, ставить общие задачи и безопасно их обсуждать в почте или по видеосвязи – не просто полезная, а буквально жизненно необходимая функция для бизнеса, особенно если компания имеет филиалы или перевела работников на удаленный формат. «Ведомости&» разбирались, с помощью каких инструментов российские компании синхронизируют работу своих подразделений.

Объединяя людей

Глобальный рынок программного обеспечения (ПО) для совместной работы будет ежегодно прирастать на 12,75%, считают в Verified Market Research: если в 2024 г. рынок составлял $8,41 млрд, то к 2031 г. он увеличится до $20,17 млрд. Основными драйверами рынка, по мнению аналитиков, являются растущая потребность в решениях для удаленной работы и набирающие обороты облачные сервисы.

ПО для совместной работы позволяет пользователям обмениваться информацией и совместно работать над проектами в режиме реального времени независимо от физического местоположения, уточняют эксперты Verified Market Research. Это актуально для организаций с разветвленной сетью филиалов и географически отдаленных друг от друга офисов и производств, а также для компаний, переходящих на удаленный формат. Так, согласно исследованию Gartner, уже 66% руководителей кадровых отделов внедрили гибридный формат занятости, а 30% планируют его задействовать. В России схожая статистика: возможность удаленного труда предоставляют 60% отечественных организаций, подсчитали в Ассоциации менеджеров и компании Pridex.

Компании с сильной культурой коллективной работы в 5,5 раза чаще достигают высоких результатов, утверждали аналитики американского Института корпоративной производительности i4cp.

Виртуальные инструменты коммуникации нужны также для работы с партнерами и клиентами, когда они разбросаны по всему миру и разным часовым поясам.

В поисках инструментов

Уход иностранных вендоров с отечественного рынка вынудил организации искать новые решения для совместной работы.

«Если иностранное ПО для стройки с функционалом совместной работы собирает и передает информацию о проектах, зданиях и других объектах, то существует также риск утечки за рубеж проектной документации, данных о владельцах и арендаторах, финансовой информации о стоимости строительства, коммерческой тайне о контрактах. И речь о многоквартирных домах, коммерческих объектах и промышленных предприятиях», – рассказал заместитель генерального директора по научной работе компании – разработчика софта для проектирования и строительства «Сисофт девелопмент» Михаил Бочаров.

Исполнительный директор разработчика ПО для управления строительными процессами ГК «Экзон» Павел Часовских рекомендует пользователям иностранного ПО с возможностью совместной работы провести комплексный аудит данных: проанализировать журналы передачи данных за последние 3–5 лет, проверить, синхронизировалось ли ПО с облачными серверами за пределами РФ. «Изучив результаты, нужно оценить риски и постараться минимизировать последствия – как минимум перенести серверы на территорию РФ, а лучше перейти на российские аналоги, которых предостаточно», – полагает он.

«Цементум» – одна из крупнейших компаний строительной отрасли, производитель цемента, нерудных материалов, ЖБИ, сухих смесей (его предприятия расположены в Московской, Калужской и Саратовской областях, а также в Республике Карелии) долгое время использовал иностранные программы для совместной работы. «Известия об отключении от иностранной платформы мы ожидали в любой момент», – вспоминал Максим Стребков, начальник отдела поддержки пользователей. Через инструменты зарубежного вендора взаимодействовало около 1000 офисных специалистов. Изначально руководство предприятия рассматривало возможность создания собственной инфраструктуры, однако отказалось от планов из-за высоких затрат на внедрение и эксплуатацию, а также сложностей с масштабированием.

В качестве новой платформы компания выбрала «Яндекс 360»*, специалисты которой помогли «Цементуму» подготовиться к миграции. Экосистема сервисов полностью закрыла потребность компании в рабочих инструментах, искать дополнительные продукты не пришлось, делился Стребков. Так, каждый сотрудник, подключенный к сервису, получил 1 ТБ в облаке на «Диске»*, который помогает хранить файлы в облаке, структурировать файлы и совместно работать над ними. «Яндекс Телемост»* используется «Цементумом» для онлайн-встреч с коллегами и партнерами. «Яндекс Трекер» оказался полезен для взаимодействия разных сотрудников с проектами, контроля выполнения задач, повышения эффективности командной работы. В сервисе «Вики» выстроена система внутренней документации со всеми инструкциями и мануалами для пользователей. Скорость самостоятельного ответа на вопросы среди сотрудников кратно выросла, утверждают в «Цементуме». В апреле 2025 г. в виртуальном офисе «Яндекс 360» стал доступен еще один инструмент – «Доски»*. Сервис помогает визуализировать процессы: разработку продукта, обучение, стратегическое планирование и пр.

«По сути, это готовый цифровой офис, который растет вместе с компанией. И нам важно, чтобы каждый инструмент не просто существовал сам по себе, а усиливал другие. Все это экономит время и снижает барьеры для цифровизации – даже для тех, кто только начинает этот путь», – подтверждает директор по безопасности «Яндекс 360» Игорь Вербицкий (входит в бизнес-группу Yandex B2B Tech).

По дороге с облаками

При выборе инструментов для совместной работы компания сталкивается еще с одним важным выбором – развернуть систему локально или с использованием облачных сервисов (Software as a Service, SaaS, – ПО как услуга). Производитель товаров повседневного спроса «Арнест ЮниРусь» (ранее – «Юнилевер Русь»), столкнувшись с ограничением доступа к ранее используемым продуктам, перешла к SaaS-инструментам для совместной работы. «Ключевой результат – это сохранение базовой операционной эффективности в новых условиях. До миграции мы с партнерами провели масштабные коммуникационные сессии, обучающие программы для сотрудников, создали детальные инструкции по миграции. Процесс миграции прошел в несколько этапов», – рассказывает Юрий Близгарев, IT-директор компании «Арнест ЮниРусь», генеральный директор «Решения для будущего».

Сначала предприятие наметило выборочное тестирование, затем стартовал пилотный проект с переходом 15% сотрудников на «Яндекс 360». В завершение вся команда офисных сотрудников мигрировала на российские инструменты. По словам Близгарева, самый популярный инструмент «Яндекс 360» – «Почта»*. «Мы используем весь набор инструментов виртуального офиса – они закрывают базовые потребности в коммуникации, планировании задач, хранении данных и организации онлайн-встреч», – добавляют в «Арнест ЮниРусь».

С помощью корпоративных облачных SaaS-решений офисный персонал получает доступ к инструментам совместной работы в любой точке мира. Такой подход снижает затраты организаций и обеспечивает гибкость, отмечают аналитики Verified Market Research. Кроме того, крупные провайдеры инвестируют в безопасность гораздо больше ресурсов, что часто недоступно для отдельно взятой компании, добавляет Сергей Педченко, руководитель по технологическому развитию «Яндекс 360». «Да и намного дешевле использовать облачные мощности, концепцию «ПО как услуга», чем создавать и поддерживать собственную структуру», – рассказывает представитель «Яндекса».

Безопасное подключение

Мировая практика показывает, что использование не предназначенных для бизнеса сервисов создает серьезные риски. «И речь не только о потенциальных утечках данных, но и о потере контроля над информационными потоками, нарушении compliance-требований (требования по соблюдению законодательства, норм и правил. – «Ведомости&») и даже репутационных издержках», – добавляет представитель «Яндекса». Российские корпоративные решения для совместного труда, по словам эксперта, надежно защищают коммерческую тайну компании, в том числе стратегии развития, уникальные наработки, планы выхода на новые рынки, персональные данные и прочую информацию.

В Иркутской нефтяной компании соглашаются, что коммуникации по закрытым каналам очень важны для бизнеса. Организация ведет геологическое изучение, разведку и разработку участков недр в трех регионах Сибири, поэтому ей было важно получить функцию звонков между сотрудниками, защищенных сквозным шифрованием, добавляют в компании. Предприятие мигрировало в корпоративный «Яндекс 360», получив 8000 лицензий с доступом к «Мессенджеру», «Телемосту», «Почте», «Календарю», «Диску» и другим инструментам.

Законодательство обязывает компании обеспечивать также защиту кадровых документов, зарплатных ведомостей, баз клиентов, перечисляет Вербицкий. «Все это надежно защищено в нашей экосистеме», – добавляет он. Например, безопасность «Почты» от «Яндекс 360» подтверждена сертификатом соответствия стандарту ISO/IEC-27001. «Также мы соответствуем требованиям 21-го приказа ФСТЭК и 152-ФЗ по работе с персональными данными», – отмечает он. В ближайшее время компания планирует пройти дополнительные сертификации, чтобы подтвердить их надежность для организаций с повышенными требованиями к защите информации.

В России после ухода зарубежных вендоров стали особенно востребованы облачные и веб-решения. Рабочие процессы сейчас активно реализуются не только на офисных компьютерах, но и на личных мобильных устройствах работников. Так, согласно совместному исследованию «Яндекс Браузера для организаций»* и Okkam по оценке рынка корпоративных устройств и ПО в России, мобильными телефонами на рабочем месте пользуется 74,2% работающих россиян – 55 млн, при этом 70,1%, или 52 млн, устройств являются личными. Это, в свою очередь, бросает серьезный вызов безопасности данных. «Личные устройства часто не соответствуют корпоративным стандартам защиты, что грозит утечкой конфиденциальной информации через незащищенные приложения, облачные хранилища, браузеры», – комментируют результаты исследования в «Яндекс Браузере для организаций».

Однако, по мнению эксперта Yandex B2B Tech, компании могут защитить данные, если им удается выстроить механизмы взаимодействия с защищаемой информацией в облачных сервисах так, чтобы практически любая обработка конфиденциальных сведений, если они расположены в вебе, могла происходить только по правилам и под контролем ИБ-службы. Например, «Яндекс Браузер для организаций» уже сейчас позволяет выстроить такой «контур безопасности» вокруг информации, которая хранится и обрабатывается в корпоративных веб-системах и на личных мобильных устройствах. Он включает доступ на базе предопределенных условий, шифрование конфиденциальных файлов, защиту от утечек, вредоносного кода и мошеннических схем, добавляют в компании. &

* «Яндекс 360», «Диск», «Яндекс Телемост», «Яндекс Трекер», «Вики», «Доски», «Почта», «Календарь», «Документы», «Мессенджер», YandexGPT, «Яндекс Браузер для организаций» – 18+.