Оксана Сударева: «КЭДО может стать конкурентным преимуществом ритейлера»

С 2017 г. в стране начали внедрять кадровый электронный документооборот (КЭДО). По результатам экспериментов, проведенных Минтруда России среди работодателей, создана полноценная законодательная база для КЭДО. Кадровый электронный документооборот разрешен в ноябре 2021 г., когда были внесены соответствующие поправки в ТК РФ.

Пока цифровизация документооборота не является обязательной, но наиболее дальновидные компании уже переводят свои документы в онлайн с помощью соответствующих программных продуктов. Сами же системы для КЭДО прирастают функциональностью, подстраиваясь под разные потребности бизнеса и выходя далеко за пределы кадрового учета.

Активно включились в процесс внедрения подобных ИТ-решений и ритейлеры. В их числе DNS, «Магнит», «Холодильник.Ру», «Лента» и пр. Руководитель домена управления персоналом группы компаний «Лента» Оксана Сударева рассказала о том, какие бизнес-процессы интегрируются в системы для КЭДО, как внедряются такие решения и какие результаты они приносят.

– Новые ИТ-инструменты изменили ландшафт информационных систем ритейла. Их появление связано с несколькими факторами. Пандемия COVID-19, во время которой сотрудники стали работать дистанционно, простимулировала торговые сети начать внедрение кадрового электронного документооборота. Масштабирование сети и развитие формата «магазин у дома» увеличило количество сотрудников, работающих в ночные смены и имеющих ограниченные возможности по взаимодействию с работниками кадровой службы.

Еще один элемент информационных систем ритейла – мобильные приложения. Активно растет число сотрудников, которые пользуются смартфонами. Это побуждает ритейлеров к разработке приложений, позволяющих делать персонифицированные предложения сотрудникам, улучшать с ними взаимодействие с помощью использования hr-сервисов.

Развиваются HRM-системы – программное обеспечение для автоматизации управления персоналом. Они помогают налаживать взаимодействие между сотрудниками и работодателями: планировать профессиональный рост сотрудников, оценивать эффективность их работы, устанавливать KPI и пр.

Ритейл активнее использует сервисы, связанные с аналитикой данных. В том числе на основе искусственного интеллекта. Они помогают предсказывать тренды, проводить оптимизационные процессы, прогнозировать продажи и выстраивать график сотрудников на этой основе. Важно понимать, что любая аналитика – это флагман в принятии корректных управленческих решений.

В ритейле применяются технологии дополненной реальности. Например, при разработке различных учебных продуктов.

– Фундаментом для внедрения кадрового электронного документооборота выступают сервисы, предназначенные для цифровизации кадровых процессов.

В первую очередь это платформы, связанные с автоматизацией кадрового учета: расчет заработной платы, ведение организационной структуры компании, кадровый учет.

Пользовательским интерфейсом является мобильное приложение, которое агрегирует и обеспечивает удобный доступ во все сервисы.

– Мобильные приложения нацелены на упрощение работы сотрудников. Сервисы распределены по конкретным разделам. Многие процессы, о которых мы говорили, происходят в основных системах компании, и не у всех сотрудников есть доступ к ним. Но для общего пользования мобильные приложения удобны за счет простого интуитивного интерфейса. Этими приложениями пользуются сотрудники всех уровней.

Через мобильные приложения можно узнавать о корпоративных новостях, пользоваться hr-сервисами – видеть график работы и отпусков, дни рождения коллег, пользоваться сервисами заказа справок, документов и пр. 

– «Лента» – это крупная территориально распределенная торговая сеть, представленная в 60 субъектах страны. До старта проекта, который произошел весной 2023 г., большое количество сотрудников генерировало массу кадровых документов. Работа по обработке и подписанию ложилась на плечи кадровых специалистов, и необходимо было оптимизировать их трудозатраты.

– Основными критериями выбора были удобный пользовательский интерфейс, возможность масштабирования не только в плане увеличения числа пользователей, но и развития функциональности. Подразумевалось, что система будет не просто позволять подписывать документы электронным способом, а именно поможет оптимизировать бизнес-процессы. Среди факторов, повлиявших на выбор, была также возможность интеграции с кадровой учетной системой.

Важно было остановить выбор на отечественном программном продукте, который соответствует всем требованиям информационной безопасности. Мы провели исследование рынка, несколько продуктов участвовали в пилотных проектах. Остановились на системе Directum HR Pro.

– В рамках первого этапа мы реализовали обмен данными с кадровой учетной системой. Проработали архитектуру программного продукта и сформировали возможность подписывать базовые документы. Провели интеграцию с нашим мобильным приложением «Лента Спутник», чтобы сотрудники могли пользоваться новыми возможностями с помощью привычного интерфейса. После этого подключили первые 12 000 человек, чтобы отладить их работу с системой, посмотреть на производительность, скорректировать функционал. Подключившиеся работники стали получать кадровые документы в электронном виде. Уже на этом этапе компания примерно наполовину сократила расходы на рассылку смс-оповещений о поступлении новых документов на подпись, поскольку частично их заменили пуш-уведомления в мобильном приложении.

В ходе второго этапа подключили еще около 20 000 сотрудников. Это произошло примерно за месяц, в три раза быстрее, чем в первый раз. Сыграла роль позитивная обратная связь от пользователей первой волны. Люди перестали бояться электронных цифровых подписей, рисков утечки информации и пр. Большую работу проделала hr-дирекция, которая разработала лендинговую страницу с вопросами и ответами по теме подключения к КЭДО и подготовила мотивационные схемы для отделов персонала и руководителей магазинов, чтобы они стимулировали сотрудников к переходу на кадровый электронный документооборот. Параллельно мы увеличивали перечень документов, с которыми можно знакомиться и подписывать в КЭДО.

Одна из ключевых добавленных функций – подписание локальных нормативных актов (ЛНА), с которыми сотрудники должны знакомиться при приеме на работу или изменении бизнес-процессов. Сложно добиться своевременного ознакомления и подписания сотрудниками в короткий срок, особенно если ЛНА распространяется на всю компанию. Раньше этот процесс занимал около месяца, после добавления ЛНА в КЭДО требуется примерно три дня. Срок подписания приказов и дополнительных соглашений сократился с 5 дней до 4 часов.

– На сегодня 94% сотрудников компании перешли на КЭДО. Мы перевели в цифровой формат более 50 заявлений и приказов, локальных нормативных актов, более 10 бизнес-процессов. По результатам наших исследований удовлетворенность hr-функцией выросла с 65 до 83%.

У компании снизились затраты на бумагу, печать, хранение бумажных документов, почтовые рассылки. Внедрение проекта мы завершили в сентябре 2024 г., но планируем дальше развивать функциональность. Наладить процесс таким образом, чтобы участие hr-специалистов было минимальным или не требовалось вовсе.

– КЭДО позволяет ритейлеру быстрее реагировать на изменение потребностей бизнеса. Существенно снижается число ошибок, связанных с ручным вводом данных, уменьшаются юридические и финансовые риски. Оптимизация труда hr-специалистов в части кадрового документооборота позволяет высвободить их ресурсы на выполнение стратегических задач. Повышается прозрачность процессов: сотрудники могут в онлайн-режиме отслеживать статусы своих заявок, что в конечном счете повышает уровень доверия к компании. Эффективные программные продукты способствуют формированию позитивного имиджа работодателя на рынке труда.