В 2026 году компании все чаще подходят к автоматизации бизнес-процессов с точки зрения скорости получения результата. В ГК Softline считают, что начинать такие проекты целесообразно с повторяемых операций с высокой долей ручного труда, несколькими участниками и измеримыми сроками. К числу наиболее подходящих для первого этапа процессов в компании относят согласование договоров, обработку внутренних и клиентских заявок, закупки, продажи и сервис.
Вопрос выбора первого процесса становится особенно актуальным на фоне перехода компаний на российское программное обеспечение и пересмотра используемых ИТ-систем. В ГК Softline отмечают, что при обновлении технологического стека бизнесу важно не просто перенести существующие процессы в новую систему, но и проверить, насколько сами маршруты работы оптимальны. Автоматизация неэффективного процесса позволяет ускорить выполнение отдельных операций, но не устраняет заложенные в нем лишние согласования, ручные действия и дублирование.
Одним из наиболее очевидных кандидатов для автоматизации остаются договоры и другие документы, которые проходят через несколько подразделений. В таких процессах участники часто обмениваются файлами и комментариями по электронной почте, а контроль сроков ведется вручную. Перевод согласования в единый маршрут позволяет закрепить ответственных, установить сроки прохождения этапов и сохранить историю изменений документов.
Другой распространенный сценарий связан с обработкой заявок сотрудников и клиентов. При использовании электронной почты, мессенджеров и телефонных обращений компаниям сложнее контролировать очередность задач и соблюдение сроков. Автоматизированный процесс позволяет присвоить каждой заявке статус, определить ответственного и контролировать исполнение в соответствии с установленными сроками.
Автоматизация закупок также может дать заметный эффект за счет сокращения ручных согласований. В таких процессах обычно участвуют инициаторы заявок, финансовые подразделения и руководители, а сама работа связана с бюджетами, лимитами и дополнительными уточнениями. Формализация маршрута позволяет сделать движение заявки прозрачным для всех участников и снизить количество операций, выполняемых вручную.
Отдельное направление связано с продажами. Потери возникают, когда новые обращения клиентов не получают своевременной обработки, сделки останавливаются между этапами, а следующие действия менеджера не зафиксированы в системе. Автоматизация в этом случае позволяет выстроить единую последовательность работы с клиентом, контролировать переходы между этапами и отслеживать зависшие сделки.
В сервисных процессах основными задачами становятся контроль сроков, распределение обращений и управление нагрузкой на сотрудников. Автоматизация позволяет формировать очереди, устанавливать приоритеты и отслеживать соблюдение SLA. Для руководителя это дает возможность видеть не только отдельные обращения, но и участки процесса, на которых регулярно возникают задержки.
В ГК Softline отмечают, что для первого проекта лучше выбирать процесс, который регулярно повторяется, затрагивает несколько сотрудников или подразделений и влияет на финансовый результат либо клиентский опыт. При этом до запуска автоматизации важно зафиксировать исходные показатели, например срок прохождения заявки или договора, количество ошибок и долю просроченных задач. Это позволяет после внедрения сравнить результаты и определить фактический эффект от изменений.
В компании также обращают внимание на необходимость назначить владельца процесса и заранее определить его участников, точки входа и выхода, источники данных и правила работы. Если эти элементы не определены, автоматизация может лишь перенести существующие проблемы в новую систему. Поэтому подготовка и оптимизация процесса становятся частью проекта наравне с его техническим внедрением.
Для бизнеса такой подход позволяет постепенно расширять автоматизацию: после одного измеримого пилота следующие процессы можно переводить в цифровой формат уже с учетом полученного опыта. В ГК Softline считают, что именно последовательная автоматизация отдельных процессов позволяет компаниям быстрее получать практический результат и одновременно повышать прозрачность операционной работы.