Как эффективно общаться с коллегами в эпоху удаленки

Международная рекрутинговая компания Hays провела опрос среди работодателей. Выяснилось, что 23% компаний в ближайшее время продолжат трудиться удаленно, 16% уверены, что процессы для работы онлайн выстроены и возвращать сотрудников в офис нет смысла, 34% пока не решили, какой формат выберут.

«Массовый переход на удаленку многое меняет для рынка – это и новые принципы общения, и новые процессы», – отмечает пресс-секретарь VK Петр Комаревцев. Компания верит, что на вызовы можно ответить разными механиками и способами, выстраиванием комфортных условий для сотрудников или развитием программ благополучия коллег.

Распорядок работы

Согласно данным исследования Райффайзенбанка, 88% россиян позитивно оценили опыт удаленной работы. Лишь 4% хотят регулярно посещать офис. Сегодня работодатели по всему миру думают о том, как совместить прежний формат работы в опенспейсе с трендовым. Альтернатива удаленке – гибридный график. Согласно внутреннему опросу Apple, 36,7% сотрудников (из 1735 человек) рассматривают вариант увольнения из компании из-за отсутствия гибкого графика работы. Опрос от Future Forum Pulse показал, что разработчики из США, Британии, Австралии, Франции, Германии и Японии хотят работать дистанционно хотя бы частично. Большинству важны возможность трудиться из любой точки мира (75%) и выбор графика (93%).

В июне 2021 г. гендиректор Apple Тим Кук сообщил, что сотрудники должны находиться в офисе не менее трех дней в неделю, Google выбрал схожий вариант: 60% коллектива посещает офис три раза в неделю, еще 20% – ежедневно по будням. В свою очередь, Microsoft и Adobe уверены, что сотрудники могут работать половину времени из офиса, а половину из дома. В России подобный график практикует компания VK.

Взаимодействие с командой

Прошлой весной VK ввела новую концепцию – Make Really Good: сотрудники сами выбирают свой режим – полная удаленка, гибрид или посещение офиса фулл-тайм. Помимо гибкого графика компания внедрила три системы для взаимодействия сотрудников – внутренняя социальная сеть интранет, корпоративный мессенджер myTeam и персональный цифровой ассистент.

К новому формату необходимо привыкать, поэтому VK тогда же запустила обучения для руководителей сторонних организаций в формате видеомарафона. «Мы разработали программу перевода руководителей на новые рельсы работы и коммуникации в распределенных командах. Это полноценный курс обучения, реализованный как цепочка текстов, вебинаров, подкастов с координацией через чат-бот в нашем интранете», – говорит Комаревцев.

Сотрудник на удаленке по-прежнему часть команды, и тот факт, что теперь все не сидят рядом и руководитель не всегда доступен, вынуждает действовать с большей самостоятельностью. «Одно дело, когда можно спросить о чем-то коллегу за соседним столом или посоветоваться с начальником на ходу, другое – когда нужно позвонить или написать, и ответ не всегда придет быстро, а действовать надо прямо сейчас», – объясняет руководитель направления корпоративной культуры и внутренних коммуникаций hh.ru Ксения Степанова. В удаленном формате легче игнорировать вопросы коллег, и сотрудник быстро понимает, что в проблеме проще разобраться самому, чем дожидаться ответа.

Поскольку переход на удаленку сделал более важным общение в сети, цифровая этика стала играть большую роль. Взаимодействие с коллегами в офисе позволяет незаботиться о точности формулировок в переписке, всегда можно подойти и обсудить устно то, что непонятно. Коммуникации в удаленном формате заставляют формулировать мысли четче. «Правильно составленное письмо экономит время и силы, спасает от недопониманий», – уточняет Степанова. Собеседования, совещания, планерки и другие подобные мероприятия теперь проходят по видеосвязи. В созвонах тоже есть свои правила успеха: важны точность мимики, жестикуляций и интонации голоса, потому что в окошке видеосервиса их считывать сложнее. «В очном разговоре большую роль играют личный контакт с собеседником, эмпатия, невербалика, красивая улыбка. При дистанционном разговоре тем, чья работа во многом построена на устном общении, приходится учиться управлять голосом, интонациями и уделять больше внимания продумыванию сценария беседы», – продолжает Степанова.

Проблемы сотрудников

Сотрудник попал в виртуальную команду, а проблемы у него возникнут реальные. Есть задачи, выполнение которых он не в состоянии контролировать, при этом они могут повлиять на его результативность. В офисе ответ на банальный вопрос, где лежат шаблоны документов, можно узнать, спросив соседа. На удаленке приходится делать это письменно, ждать ответ, отправлять напоминание. «Полдня может уйти на то, чтобы написать какое-нибудь заявление», – поясняет руководитель направления подбора и адаптации персонала hh.ru Олеся Плотникова.

Возникают проблемы и с адаптацией новичков. А ведь эффективная адаптация – залог успешного старта для самого сотрудника и необходимая часть погружения в корпоративную культуру, говорит руководитель проектов по развитию HR-бренда Ozon Дарья Хаджиева. «За 2021 г. к команде Ozon присоединилось несколько тысяч человек. Так как сотрудники операционных подразделений распределены по всей России, а большинство офисных сотрудников работают в гибридном формате, мы внедрили несколько удобных онлайн-инструментов, – рассказала Хаджиева. – Среди них чат-бот Ozzi, который помогает адаптироваться сотруднику вне зависимости от его местонахождения». Также в компании есть buddy – сотрудники-энтузиасты, которые сопровождают новичков, отвечают на вопросы и просто по-дружески поддерживают их в процессе адаптации.

После прихода на новую работу каждому человеку требуется время, чтобы понять, куда он попал в прямом смысле слова: какое место он занимает в иерархии, в структуре компании, какие отделы существуют, с кем он будет контактировать регулярно, от кого получать задания. «Все, что кажется очевидным для офисных сотрудников, для новичка – неизвестность. И на первой встрече, пусть заочной, нужно дать ему необходимые разъяснения», – говорит Плотникова.

Как влиться в коллектив

Эксперты hh.ru выделили шесть вопросов, ответы на которые сотруднику необходимо получить в первые дни работы на новом месте:

• как выглядят задачи на испытательный период;

• что нужно сделать в первый день;

• что поможет в первую неделю;

• какие внутренние ресурсы пригодятся и где они находятся; 

• напоминание о подведении итогов после первой рабочей недели и месяца работы в компании.