Экспромт за час. Как быстро подготовиться к срочному совещанию

В рубрике «Один вопрос главе компании» топ-менеджеры и предприниматели рассказывают, как решают одну из прикладных задач в своей жизни и профессиональной деятельности. Гость выпуска – CEO «Тинькофф Кассы» Вячеслав Рябцев. Он рассказал «Ведомости. Городу», как без стресса подготовиться к срочному совещанию, когда в запасе всего один час.

В жизни любой крупной компании возникают ситуации, когда приходится оперативно обсудить с командой вопрос, требующий срочного решения, – и времени на подготовку нет. Иногда в плотном графике руководитель может забыть о том, что назначено еще одно совещание. В моей практике были встречи, когда на подготовку оставалось буквально 20 минут. Для многих такая ситуация может быть стрессом, но я уверен – этот стресс можно минимизировать.

Сфокусироваться на задаче. Когда не успел до встречи вникнуть во все детали, бывает страшно выглядеть непрофессионалом, оказаться недостаточно подготовленным, подвести коллег или принять неправильное решение. Но паника в таких ситуациях еще никому не помогала. За час можно успеть сделать достаточно, если сосредоточиться на задаче. Некоторым настроиться помогает музыка – используйте ее или любой другой подходящий вам инструмент для концентрации внимания. 

Когда в запасе всего час, нужно быстро ознакомиться с темой и целями встречи. Если коллеги приложили к приглашению на встречу материалы и документы – прочитайте их, чтобы быть на одной волне с собеседниками и иметь представление о вопросе. Далее соберите все нужные данные и проверьте их текущий статус. Если управленческой отчетности под рукой нет, можно воспользоваться операционной отчетностью. Если нет и ее – обратитесь к коллегам. Это будет гораздо быстрее, чем пытаться разобраться в отчетности самостоятельно.  

Быстрый план. После того как необходимые данные и цифры собраны, сформулируйте основные тезисы или набросайте краткий план выступления на встрече. В ходе собрания можно будет обращаться к этому плану, тогда выступление станет понятным и структурированным. Здорово, если в компании есть корпоративный шаблон для презентаций, из которого как из конструктора можно быстро создать несколько слайдов. Но если такого шаблона нет, делать презентацию «на коленке» не стоит – лучше сосредоточиться на данных и на подготовке плана. Если остается еще немного времени, попробуйте предсказать вопросы, которые могут возникнуть на встрече, и подготовьте на них ответы – это тоже может быть полезно. 

Следить за бизнес-процессами. Ситуации, когда из-за высокой загрузки забываешь или не успеваешь подготовиться к совещаниям, можно полностью исключить. Ключ к решению проблемы – наличие под рукой качественной управленческой отчетности и инструментов отслеживания достижения KPI. Руководитель должен быть всегда в курсе того, как идут бизнес-процессы, на каком этапе пути к поставленным целям находится команда, где есть просадка и что нужно скорректировать. 

Когда в любой момент времени есть возможность обратиться к этим инструментам и увидеть все ключевые показатели бизнеса, продукта, проекта в едином файле, можно легко подготовиться к внезапной встрече буквально за пару минут. Каждое свое утро я начинаю с просмотра управленческой отчетности и новостного дайджеста. Поэтому проблем не возникнет, даже если времени для подготовки к встрече совсем нет. 

Готовьте экспромт заранее. Еще один совет – практикуйтесь рассказывать в течение 10 минут о своем продукте без каких-либо планов и презентаций. Если не можете говорить о своем бизнесе, целях, векторах развития и основных метриках, держа планы и презентацию только в уме, – это проблема. Необходимо репетировать и тренироваться, ведь уверенный и лаконичный рассказ – уже 50% успеха.

Если к встрече подготовиться все-таки не удалось, честно скажите об этом участникам и предложите альтернативное решение. Например, более детально обсудить вашу часть вопроса в узком кругу вовлеченных сотрудников или подготовить подробный отчет к следующей встрече. Такой подход коллеги скорее всего оценят лучше, чем ваши попытки скрыть свою неподготовленность. 

Записала Наталья Лоскутникова