Читайте также
Как вызвать подчиненного на неприятный разговор?
«Нужно приехать первым»: как увлечение автогонками помогает в бизнесе
Что читает топ-менеджер девелоперской группы «Самолет»

Экспромт за час. Как быстро подготовиться к срочному совещанию

CEO «Тинькофф Кассы» Вячеслав Рябцев рекомендует фокусироваться на задаче и просить помощи коллег
Личный архив

В рубрике «Один вопрос главе компании» топ-менеджеры и предприниматели рассказывают, как решают одну из прикладных задач в своей жизни и профессиональной деятельности. Гость выпуска – CEO «Тинькофф Кассы» Вячеслав Рябцев. Он рассказал «Ведомости. Городу», как без стресса подготовиться к срочному совещанию, когда в запасе всего один час.

В жизни любой крупной компании возникают ситуации, когда приходится оперативно обсудить с командой вопрос, требующий срочного решения, – и времени на подготовку нет. Иногда в плотном графике руководитель может забыть о том, что назначено еще одно совещание. В моей практике были встречи, когда на подготовку оставалось буквально 20 минут. Для многих такая ситуация может быть стрессом, но я уверен – этот стресс можно минимизировать.

Сфокусироваться на задаче. Когда не успел до встречи вникнуть во все детали, бывает страшно выглядеть непрофессионалом, оказаться недостаточно подготовленным, подвести коллег или принять неправильное решение. Но паника в таких ситуациях еще никому не помогала. За час можно успеть сделать достаточно, если сосредоточиться на задаче. Некоторым настроиться помогает музыка – используйте ее или любой другой подходящий вам инструмент для концентрации внимания. 

Когда в запасе всего час, нужно быстро ознакомиться с темой и целями встречи. Если коллеги приложили к приглашению на встречу материалы и документы – прочитайте их, чтобы быть на одной волне с собеседниками и иметь представление о вопросе. Далее соберите все нужные данные и проверьте их текущий статус. Если управленческой отчетности под рукой нет, можно воспользоваться операционной отчетностью. Если нет и ее – обратитесь к коллегам. Это будет гораздо быстрее, чем пытаться разобраться в отчетности самостоятельно.  

Быстрый план. После того как необходимые данные и цифры собраны, сформулируйте основные тезисы или набросайте краткий план выступления на встрече. В ходе собрания можно будет обращаться к этому плану, тогда выступление станет понятным и структурированным. Здорово, если в компании есть корпоративный шаблон для презентаций, из которого как из конструктора можно быстро создать несколько слайдов. Но если такого шаблона нет, делать презентацию «на коленке» не стоит – лучше сосредоточиться на данных и на подготовке плана. Если остается еще немного времени, попробуйте предсказать вопросы, которые могут возникнуть на встрече, и подготовьте на них ответы – это тоже может быть полезно. 

Следить за бизнес-процессами. Ситуации, когда из-за высокой загрузки забываешь или не успеваешь подготовиться к совещаниям, можно полностью исключить. Ключ к решению проблемы – наличие под рукой качественной управленческой отчетности и инструментов отслеживания достижения KPI. Руководитель должен быть всегда в курсе того, как идут бизнес-процессы, на каком этапе пути к поставленным целям находится команда, где есть просадка и что нужно скорректировать. 

Когда в любой момент времени есть возможность обратиться к этим инструментам и увидеть все ключевые показатели бизнеса, продукта, проекта в едином файле, можно легко подготовиться к внезапной встрече буквально за пару минут. Каждое свое утро я начинаю с просмотра управленческой отчетности и новостного дайджеста. Поэтому проблем не возникнет, даже если времени для подготовки к встрече совсем нет. 

Готовьте экспромт заранее. Еще один совет – практикуйтесь рассказывать в течение 10 минут о своем продукте без каких-либо планов и презентаций. Если не можете говорить о своем бизнесе, целях, векторах развития и основных метриках, держа планы и презентацию только в уме, – это проблема. Необходимо репетировать и тренироваться, ведь уверенный и лаконичный рассказ – уже 50% успеха.

Если к встрече подготовиться все-таки не удалось, честно скажите об этом участникам и предложите альтернативное решение. Например, более детально обсудить вашу часть вопроса в узком кругу вовлеченных сотрудников или подготовить подробный отчет к следующей встрече. Такой подход коллеги скорее всего оценят лучше, чем ваши попытки скрыть свою неподготовленность. 

Записала Наталья Лоскутникова

Самое популярное
Городская недвижимость
Более 10 000 москвичей получили квартиры по программе реновации с начала года
Ключи вручили жителям 280 домов во всех административных округах столицы
Свободное время
В Серебряном бору проведут локальное благоустройство
Обновят лавочки, урны, шезлонги, душевые кабины, детские и спортивные площадки
Наш город
Спорт на ВДНХ и собаки-проводники – хорошие новости недели
Завершаем неделю положительными новостями
Наш город
Москвичей предупредили о перекрытии движения на внешней стороне МКАД
Ночью с 18 на 19 апреля автомобилистам будет недоступен участок от Минского до Новорязанского шоссе
Горожане
Никола Мельников: «Если есть мурашки, значит это работает»
Гуляем по Москве с пианистом и композитором
Свободное время
Куда пойти в выходные 20-21 апреля
Только интересные события в Москве
Наш город
Ждем грозу: южный циклон принесет в Москву опасную погоду
Городские службы переведены в режим повышенной готовности
Наш город
В топ-100 лучших ресторанов России вошли 36 московских заведений
Заммэра Наталья Сергунина рассказала о вручении всероссийской премии столичным рестораторам
Наш город
Горящая пора: авиапатрулирование в столичном регионе стартует 1 мая
За пожарной безопасностью лесов в Москве будут следить 10 воздушных судов
Культурный город / Интервью
Юрий Чурсин: «Засиживаться на одном месте я не могу»
Звезда театра и кино рассказал о новых премьерах и о том, как ему удается совмещать роли актера и режиссера
Культурный город
Что покажут на Московском международном кинофестивале
Французский ужастик о вампирах и документальное кино о «брюслимании»
Наш город
Собянин: в Москве благоустроят свыше 2500 общественных пространств
В столице преобразят парки, скверы, дворы и, конечно, улицы
Свободное время
От спектакля до мастер-классов: где провести «Библионочь» в Москве
Организаторы подготовили около 1000 мероприятий во всех округах столицы
Наш город
Транспорт без пробок: какие изменения ждут велосипедистов Москвы в этом сезоне
Всего для проката будет доступно порядка 11 000 устройств
Наш город
Как московские ярмарки стали центром притяжения горожан и туристов
В 2023 г. их посетителями были более 6 млн человек, а предприниматели продали 11 642 т продукции