Как компаниям возобновить работу в офисах

После отмены ограничительных мер компании начинают открывать офисы – но их еще надо сделать безопасными. Те, кто мечтают о привычной рабочей обстановке, могут испытать разочарование, потому что мы возвращаемся в посткарантинные офисы, в которых обязаны соблюдать новые, не очень удобные правила. Это может ударить по психологическому состоянию и продуктивности еще сильнее, чем неопределенность периода самоизоляции. Как возобновить работу в офисах, сохранив эффективность процессов и не потеряв ценных членов команды?

1. Создайте в офисе ощущение безопасности. Посткарантинный офис должен быть в первую очередь безопасным. Выполнить рекомендации Роспотребнадзора без существенных финансовых жертв помогут следующие шаги.

– Нужно выходить на работу поэтапно: первыми выходят 20–25% сотрудников, постепенно эта доля увеличивается. Полное возвращение коллектива в офис займет от трех месяцев, но может растянуться и до конца года – и это нормально.

– Следует ввести новые правила поведения: все должны носить маски и перчатки, использовать антисептики и соблюдать социальную дистанцию не менее 1,5 м. А также помнить старое доброе правило не приходить на работу больными.

– Надо внести изменения в офисный распорядок и пространство, направленные на соблюдение этих правил. Что нужно изменить:

а) промаркировать столы для рассадки в шахматном порядке;

б) закрыть переговорные комнаты и зоны для совместной работы либо ввести ограничения на максимальное количество присутствующих;

в) обозначить стрелками на полу возможные маршруты передвижения по офису;

г) измерять температуру сотрудников каждые 4 часа, отслеживать общее количество людей в офисе;

д) регулярно проводить уборку с дезинфекцией;

е) получать почту и доставки бесконтактно;

д) повесить информационные плакаты с новыми офисными правилами.

Эти экстренные меры позволят решить проблему безопасности офиса на ближайшие месяцы, пока в приоритете непрерывность и эффективность бизнеса. В долгосрочной перспективе руководству компании нужно будет принять стратегическое решение: офис придется либо расширять, чтобы обеспечить дистанцию между членами команды, либо внедрять новые форматы работы, такие как домашний офис и незакрепленные рабочие места, что позволит сократить арендуемые площади или трансформировать их под более современные и подходящие под нужды компании.

2. Используйте опыт вынужденной удаленной работы последних месяцев для повышения эффективности. При планировании поэтапного выхода в офис, помимо здравого смысла, личных обстоятельств и пожеланий конкретных сотрудников, руководителям стоит учитывать потребности бизнеса: какую работу можно выполнять только в офисе, а кто эффективен и на удаленке.

За последние два месяца в российских компаниях произошел качественный скачок в восприятии удаленной работы даже среди изначально скептически настроенных руководителей, а часть сотрудников поняли, что предпочитают работу из дома офисной. Сейчас хороший момент, чтобы пересмотреть подход к организации работы, предложив сотрудникам возможность частично или полностью работать из дома.

При переводе некоторых членов команды на удаленку важно позаботиться о полноценной технической поддержке. Она необходима не только для организации эффективной работы: для компании это еще один способ проявить свою заботу о сотрудниках.

3. Настаивайте на выполнении правил, не превращаясь в надзирателя. Руководителям важно сохранять голову холодной и помнить, что вирус никуда не исчез. Поэтому ищите креативные подходы, чтобы настаивать на выполнении корпоративных правил: например, сделайте веселые настенные плакаты с новыми правилами, используйте корпоративные фишки, понятные только вам и вашим коллегам. Свыкнуться с новой офисной реальностью помогут амбассадоры – в этой роли могут выступить менеджеры по персоналу или сотрудники-волонтеры. Встретить на входе, рассказать о новых правилах, продемонстрировать их на собственном примере, быть на связи в случае, если понадобится помощь, – вот их основные задачи. Они же могут вручить членам команды специальные приветственные наборы от компании. Помимо обязательных средств индивидуальной защиты в него можно положить сюрпризы от компании, например увлажняющий крем для рук, а также памятку с основными правилами поведения в офисе и чек-лист заботы о собственном здоровье.

Кроме того, имеет смысл делегировать начальникам отделов ответственность за соблюдение требований членами их команд – так вы проявите свое доверие к ним.

4. Старайтесь стать ближе к людям. В период экономической неопределенности людей прежде всего волнует, не собираются ли их уволить. Поэтому сейчас сотрудникам особенно важно понимать, как обстоят дела у компании, и рассказать об этом – задача гендиректора: регулярно собирайте весь офис, чтобы рассказать о финансовых результатах и ответить на вопросы.

Возвращаться в офис нужно и для того, чтобы сохранить командный дух. Все уже устали от виртуальных вечеринок, и вместо того чтобы тащить сотрудников на удаленные тимбилдинги, предложите новые форматы профессионального общения. Например, пусть представители отделов сделают презентации о себе для коллег и расскажут о клиентах, подходах и кейсах. Это способствует развитию сотрудничества между отделами.

Напомните, что любой член команды может пообщаться с вами, если его что-то волнует, и инициируйте такой контакт сами. В Швеции есть традиция «фика» – делать перерывы в работе, чтобы выпить кофе с булочкой и поболтать с коллегами. Приглашайте коллег на неформальный кофе (это можно организовать виртуально, расположиться в большой переговорной комнате или на летней веранде в кафе). Так вы сможете почувствовать настроения каждого, кто работает в вашей компании.