Поиск клиентского документа стал быстрее на 90%
О том, как быть более клиентоориентированными, говорили представители отечественных компаний на конференции TESSA USER DAY. Павел Руденко и Ольга Шевченко, эксперты НПФ «БУДУЩЕЕ», рассказали про свой опыт внедрения СЭД в архивное делопроизводство и работу с первичной бухгалтерской документацией.
Начальник архивного управления Павел Руденко, презентуя доклад по автоматизации архивного делопроизводства, отметил, что эволюция архивного дела в НПФ «БУДУЩЕЕ» прошла несколько этапов — от перехода на внеофисное хранение документов до полной автоматизации процессов. Всё началось с оцифровки наиболее востребованных документов, а итогом стала системная трансформация подхода к хранению, поиску и управлению бумагами в архиве.
Спикер отметил, что архив фонда включает большой объем документов, сформированных в числе прочего в результате присоединения других НПФ. Огромное количество разнородных описей документов в разных форматах осложняло их поиск в архиве, а само архивное делопроизводство велось в ручном режиме.
Ситуацию удалось изменить путем внедрения в 2024 года модуля архивного делопроизводства на базе системы электронного документооборота (СЭД) Tessa, с которой фонд работает с 2020 года. Модуль позволил автоматизировать работу с номенклатурой дел, описями и актами об уничтожении документов.
«Модуль Tessa дал нам возможность создавать электронные дела документов, принятых в архив, и автоматизировать ключевые процессы архива, которые раньше выполнялись вручную. Решение было гибко доработано под наши процессы: для документов, не зарегистрированных в СЭД, реализована универсальная карточка, разработан механизм привязки к модулю документа в момент его создания и добавлен функционал автоматического присвоения номеров коробов для документов в описи, что критически важно при аутсорсинге архивного хранения», — рассказал Павел Руденко.
Результаты впечатляющие: к 2025 году удалось устранить цифровой разрыв между СЭД и архивом, а также вернуть ценное время работникам, избавив их от рутины. Кроме того, по словам спикера, получилось создать единую, прозрачную и управляемую систему работы с архивными документами.
«Некоторые процессы удалось полностью упразднить, в других — значительно сократить время выполнения. Так, время поиска документа сократилось с 10 до 1 минуты (на 90%), а время составления описи — с 18 до 5 минут (на 85%). Это серьезно повлияло на эффективность операционной деятельности фонда, что, в свою очередь, позволило уделять больше времени нашему взаимодействию с клиентами», — подчеркнул Павел Руденко.
Руководитель проектов НПФ «БУДУЩЕЕ» Ольга Шевченко представила результаты автоматизации работы с первичной бухгалтерской документацией через интеграцию системы электронного документооборота с сервисом ЭДО «Контур.Диадок». До запуска нового решения процесс осуществлялся в трех различных системах с дублированием подписания на бумажных версиях документов. По словам эксперта, одна стандартная операция занимала около 21 минуты рабочего времени и сопровождалась повышенным риском ошибок при регистрации и задержек оплаты. Теперь весь процесс — от приема и регистрации до согласования и подписания документов — выполняется напрямую в СЭД. Рутинные ручные действия практически полностью автоматизированы, что позволяет оперативно обрабатывать документы и осуществлять платежи.
Интеграция с сервисом ЭДО «Контур.Диадок» через модуль Tessa позволила наладить обмен и подписание документов, синхронизировать справочники контрагентов в «Диадок» и СЭД и обеспечить полноценный поиск документов. Для входящих формализованных первичных бухгалтерских документов удалось добиться полностью автоматической регистрации и направления на исполнение, как следствие — абсолютное исключение ошибок в карточке СЭД. После внедрения системы время регистрации одного такого документа в НПФ «БУДУЩЕЕ» сократилось на 94%, а общий цикл обработки — на 83%. Работа теперь проходит в режиме «одного окна», без необходимости обращаться к нескольким системам и бумажным копиям, отметила спикер.
«Сегодня у нас быстрый и прогнозируемый процесс: документы регистрируются, обрабатываются, согласовываются и подписываются в одной системе, без задержек. Следующий этап — масштабировать решение на работу с договорами, автоматизировать формирование заявок и оплату счетов в «1С» из СЭД, а также перевести всех контрагентов на ЭДО», — подвела итог Ольга Шевченко.