Потехе час. Как планировать день, чтобы рабочие задачи не перевешивали личные?

Электронный календарь стал одним из наших главных инструментов в работе. Звонки с командой, статусы по проекту, встречи с партнерами – все мероприятия и задачи мы фиксируем в нем. Еще недавно поиски свободного «окна» в расписании напоминали настоящий челлендж: мы могли часами обсуждать, кому, когда и во сколько удобно провести встречу, но так и не договориться. Благодаря появлению сервисов-планировщиков вроде Calendly или Meetingbird смогли оптимизировать этот процесс.

Суть их работы довольна проста: они интегрируются с календарем и формируют ссылку с информацией о свободных «окнах», которую пользователь может отправить своему собеседнику, чтобы тот выбрал удобное ему для встречи время. С одной стороны, мы научились мастерски управлять бизнес-графиком, с другой – рабочие задачи продолжают перевешивать личные (вроде сходить в спортзал или пройти курс иностранного языка).

Например, раньше мой поход в фитнес-клуб часто срывался в последний момент: я планировала провести тренировку вечером, но в это время как назло всегда появлялись важные совещания или задачи. Вместо занятий спортом приходилось «тушить пожары». Но как-то я забронировала время тренировки в календаре, и ситуация изменилась. Случается только то, что запланировано. Чтобы успевать не только работать, но и уделять время своему здоровью, отдыху и саморазвитию, нужно бронировать время под личные цели в календаре. Это реально работает. 

Персональная система планирования

Большая часть бизнес-литературы рассказывает нам, как ничего не забыть, все спланировать и выделить самое главное в списке задач. Но не менее важно определить, что вы не будете делать. Совсем. Стратегический выбор – это не длинный список задач, часть из которых мы берем в приоритет, а другие оставляем на потом. Главное, успеть сделать самое важное, а не все.

Раньше я составляла длинный список задач на день. Рвалась скорее начать, но уже к середине дня понимала, что ничего не успеваю. Сейчас же, прежде чем поставить задачу в свой план, оцениваю не только ее важность, но и количество времени, которое мне понадобится на ее выполнение. Например, вам нужно 4 часа, чтобы разработать концепцию нового проекта. Забронируйте это время в своем календаре и подберите правильные часы для работы.

Дело в том, что у каждого из нас есть предел продуктивности, который в среднем составляет 3-4 часа в день. В течение дня мы испытываем колебания энергии – подъем, спад и снова подъем. Эти колебания связаны с биоритмами и пиком продуктивности. Чаще всего это утро с 9.00 до 12.00 и вечер с 17.00 до 20.00. В связи с чем важные переговоры, подготовки презентаций, мозговые штурмы и стратегические сессии лучше ставить на утренние часы. А вот после обеда организм чувствует сонливость в течение 1–2 часов, поэтому это время лучше посвятить задачам, которые не требуют высокой концентрации. 

Также вы можете составить персональный график продуктивности. Например, американский писатель Сэм Карпентер в книге «Системность во всем» предлагает отмечать свой уровень энергии по 10-балльной шкале каждый час в течение трех недель. Благодаря такому анализу можно узнать, на какое время суток приходится пик вашей продуктивность, в зависимости от которой стоит планировать свой день. Разные типы задач требуют от нас разных мозговых усилий, поэтому распределять надо не только время, но и энергию. 

Шаблонное расписание: внедряйте повторяющиеся события вместо разовых

Кажется, главный секрет планирования – в предсказуемости. Искусство маленьких шагов для непрерывного продвижения к цели требует дисциплины. Иногда наш мозг тратит на решение больше ресурсов, чем на само действие. Поэтому здорово один раз решить, а потом не задумываясь сделать. Например, американский миллиардер, основатель Twitter Джек Дорси каждый день недели посвящает работе над определенной темой задач. Его расписание выглядит следующим образом:

– понедельник – менеджмент и администрирование;

– вторник – продукт;

– среда – маркетинг и коммуникации;

– четверг – связи с партнерами; 

– пятница – культура и наем новых сотрудников.

Я знаю несколько компаний, которые стали проводить совещания по шаблонной модели. Например, каждый понедельник обсуждают продажи и маркетинг, а каждую пятницу – стратегические задачи. Этот же принцип я переложила на решение личных задач. Посвящаю 1–2 часа в день тем сферам, в которых вижу для себя наибольшую ценность. Например, в понедельник выделяю время на красоту и здоровье, во вторник – на новые знания, в пятницу – на нетворкинг и т. д. В момент, когда мне нужно определить время для разговора с новым знакомым, я точно знаю, что на подобные задачи у меня есть двухчасовой слот в пятницу вечером. 

Выделяйте четырехчасовой стратегический слот

Гуру венчурного бизнеса Пол Грэм часто рассказывает, что использует в работе два режима – режим «творца» и режим «менеджера». Последний предполагает решение операционных задач, которые занимают большую часть рабочего времени большинства предпринимателей и топ-менеджеров. Они, как многорукий бог Шива, пытаются решить несколько задач одновременно: кого из кандидатов взять на работу, какой канал лучше всего подойдет для продвижения нового продукта, как увеличить продажи и многое другое. И это нормально, когда важно уследить за всем сразу. В режиме «творца» нужно отложить ежедневную рутину, чтобы, не отвлекаясь, подумать над решением стратегических задач. 

Только представьте: чтобы сконцентрироваться, нам нужно 25 минут. К примеру, вы собираете слайды для инвестиционной презентации, но отвлекаетесь буквально на пять минут, чтобы ответить на сообщение в мессенджере. В итоге пять минут превращаются в полчаса. Ведь, чтобы войти в тот же ритм, вашему мозгу необходимо гораздо больше времени, чем кажется. 

Работать в режиме «творца» – не отвлекаясь – возможно. Для этого нужно внедрить в свой еженедельный календарь «стратегические слоты» по четыре часа. Хотя бы один раз в неделю и желательно в ваш пик продуктивности. Не планируйте в этом промежутке встречи и звонки, иначе ваш день может превратиться в «нарезку» из бесконечных переговоров. Вроде день забит, а поработать некогда. 

Это ваше священное время, когда можно взять одну крупную задачу и сосредоточенно поработать.

Посвящайте время личным ритуалам

Забронируйте в своем расписании один час на ежедневные ритуалы, например, на чтение книг или медитацию. Еще год назад мне не удавалось делать это системно. Это выглядело так: о, сегодня у меня есть 15 минут на чтение. Я смогла внедрить полезные привычки в свою жизнь, когда стала бронировать для них время в своем расписании. Вы точно сможете дойти до спортзала, если зафиксируете время тренировки в календаре. Заложите один час на дорогу, один час на тренировку и 30 минут на душ. Будьте открытыми и попросите своих коллег не ставить на это время рабочих встреч.

Продуманное личное расписание придает не только ощущение контроля над жизнью, но и чувство свободы. Когда вы подумали над ключевыми событиями недели и забронировали для этого свое время и внимание, у вас появляется возможность более качественно проживать жизнь в моменте. Здесь и сейчас смаковать каждую минуту.

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора.