Читайте также
Миссия невыполнима: почему нельзя восстановить свой иммунитет после болезни
Отдохнем на том свете. Кто виноват в том, что мы выгораем на работе
Надо ли ученым думать как бизнесменам

Потехе час. Как планировать день, чтобы рабочие задачи не перевешивали личные?

Используйте рабочий календарь для планирования похода в спортзал, чтения книг и встреч с друзьями

Электронный календарь стал одним из наших главных инструментов в работе. Звонки с командой, статусы по проекту, встречи с партнерами – все мероприятия и задачи мы фиксируем в нем. Еще недавно поиски свободного «окна» в расписании напоминали настоящий челлендж: мы могли часами обсуждать, кому, когда и во сколько удобно провести встречу, но так и не договориться. Благодаря появлению сервисов-планировщиков вроде Calendly или Meetingbird смогли оптимизировать этот процесс.

Суть их работы довольна проста: они интегрируются с календарем и формируют ссылку с информацией о свободных «окнах», которую пользователь может отправить своему собеседнику, чтобы тот выбрал удобное ему для встречи время. С одной стороны, мы научились мастерски управлять бизнес-графиком, с другой – рабочие задачи продолжают перевешивать личные (вроде сходить в спортзал или пройти курс иностранного языка).

Например, раньше мой поход в фитнес-клуб часто срывался в последний момент: я планировала провести тренировку вечером, но в это время как назло всегда появлялись важные совещания или задачи. Вместо занятий спортом приходилось «тушить пожары». Но как-то я забронировала время тренировки в календаре, и ситуация изменилась. Случается только то, что запланировано. Чтобы успевать не только работать, но и уделять время своему здоровью, отдыху и саморазвитию, нужно бронировать время под личные цели в календаре. Это реально работает. 

Персональная система планирования

Большая часть бизнес-литературы рассказывает нам, как ничего не забыть, все спланировать и выделить самое главное в списке задач. Но не менее важно определить, что вы не будете делать. Совсем. Стратегический выбор – это не длинный список задач, часть из которых мы берем в приоритет, а другие оставляем на потом. Главное, успеть сделать самое важное, а не все.

Раньше я составляла длинный список задач на день. Рвалась скорее начать, но уже к середине дня понимала, что ничего не успеваю. Сейчас же, прежде чем поставить задачу в свой план, оцениваю не только ее важность, но и количество времени, которое мне понадобится на ее выполнение. Например, вам нужно 4 часа, чтобы разработать концепцию нового проекта. Забронируйте это время в своем календаре и подберите правильные часы для работы.

Дело в том, что у каждого из нас есть предел продуктивности, который в среднем составляет 3-4 часа в день. В течение дня мы испытываем колебания энергии – подъем, спад и снова подъем. Эти колебания связаны с биоритмами и пиком продуктивности. Чаще всего это утро с 9.00 до 12.00 и вечер с 17.00 до 20.00. В связи с чем важные переговоры, подготовки презентаций, мозговые штурмы и стратегические сессии лучше ставить на утренние часы. А вот после обеда организм чувствует сонливость в течение 1–2 часов, поэтому это время лучше посвятить задачам, которые не требуют высокой концентрации. 

Также вы можете составить персональный график продуктивности. Например, американский писатель Сэм Карпентер в книге «Системность во всем» предлагает отмечать свой уровень энергии по 10-балльной шкале каждый час в течение трех недель. Благодаря такому анализу можно узнать, на какое время суток приходится пик вашей продуктивность, в зависимости от которой стоит планировать свой день. Разные типы задач требуют от нас разных мозговых усилий, поэтому распределять надо не только время, но и энергию. 

Шаблонное расписание: внедряйте повторяющиеся события вместо разовых

Кажется, главный секрет планирования – в предсказуемости. Искусство маленьких шагов для непрерывного продвижения к цели требует дисциплины. Иногда наш мозг тратит на решение больше ресурсов, чем на само действие. Поэтому здорово один раз решить, а потом не задумываясь сделать. Например, американский миллиардер, основатель Twitter Джек Дорси каждый день недели посвящает работе над определенной темой задач. Его расписание выглядит следующим образом:

– понедельник – менеджмент и администрирование;

– вторник – продукт;

– среда – маркетинг и коммуникации;

– четверг – связи с партнерами; 

– пятница – культура и наем новых сотрудников.

Я знаю несколько компаний, которые стали проводить совещания по шаблонной модели. Например, каждый понедельник обсуждают продажи и маркетинг, а каждую пятницу – стратегические задачи. Этот же принцип я переложила на решение личных задач. Посвящаю 1–2 часа в день тем сферам, в которых вижу для себя наибольшую ценность. Например, в понедельник выделяю время на красоту и здоровье, во вторник – на новые знания, в пятницу – на нетворкинг и т. д. В момент, когда мне нужно определить время для разговора с новым знакомым, я точно знаю, что на подобные задачи у меня есть двухчасовой слот в пятницу вечером. 

Выделяйте четырехчасовой стратегический слот

Гуру венчурного бизнеса Пол Грэм часто рассказывает, что использует в работе два режима – режим «творца» и режим «менеджера». Последний предполагает решение операционных задач, которые занимают большую часть рабочего времени большинства предпринимателей и топ-менеджеров. Они, как многорукий бог Шива, пытаются решить несколько задач одновременно: кого из кандидатов взять на работу, какой канал лучше всего подойдет для продвижения нового продукта, как увеличить продажи и многое другое. И это нормально, когда важно уследить за всем сразу. В режиме «творца» нужно отложить ежедневную рутину, чтобы, не отвлекаясь, подумать над решением стратегических задач. 

Только представьте: чтобы сконцентрироваться, нам нужно 25 минут. К примеру, вы собираете слайды для инвестиционной презентации, но отвлекаетесь буквально на пять минут, чтобы ответить на сообщение в мессенджере. В итоге пять минут превращаются в полчаса. Ведь, чтобы войти в тот же ритм, вашему мозгу необходимо гораздо больше времени, чем кажется. 

Работать в режиме «творца» – не отвлекаясь – возможно. Для этого нужно внедрить в свой еженедельный календарь «стратегические слоты» по четыре часа. Хотя бы один раз в неделю и желательно в ваш пик продуктивности. Не планируйте в этом промежутке встречи и звонки, иначе ваш день может превратиться в «нарезку» из бесконечных переговоров. Вроде день забит, а поработать некогда. 

Это ваше священное время, когда можно взять одну крупную задачу и сосредоточенно поработать.

Посвящайте время личным ритуалам

Забронируйте в своем расписании один час на ежедневные ритуалы, например, на чтение книг или медитацию. Еще год назад мне не удавалось делать это системно. Это выглядело так: о, сегодня у меня есть 15 минут на чтение. Я смогла внедрить полезные привычки в свою жизнь, когда стала бронировать для них время в своем расписании. Вы точно сможете дойти до спортзала, если зафиксируете время тренировки в календаре. Заложите один час на дорогу, один час на тренировку и 30 минут на душ. Будьте открытыми и попросите своих коллег не ставить на это время рабочих встреч.

Продуманное личное расписание придает не только ощущение контроля над жизнью, но и чувство свободы. Когда вы подумали над ключевыми событиями недели и забронировали для этого свое время и внимание, у вас появляется возможность более качественно проживать жизнь в моменте. Здесь и сейчас смаковать каждую минуту.

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора.

Самое популярное
Свободное время / Интервью
Почему москвичи готовы к риску в азиатских ресторанах
Шеф модных азиатских ресторанов Василий Зайцев – о том, как учит гостей есть суши руками
Наш город
Сергей Собянин: Большая кольцевая линия метро будет полностью открыта в ближайшие дни
«Масштабным инфраструктурным проектом Москвы» назвал запуск линии президент МТПП Владимир Платонов
Наш город
Объем инвестиций в Москве увеличился в 2 раза за последние 5 лет
Предприниматели начали объединяться для решения общих задач
Наш город
Через два года Москва начнет производить автомобили на базе российских комплектующих – Собянин
Эксперт считает такой выпуск электромобилей «разумной стратегией»
Наш город
Москва продлит проект «Персональный помощник» для онкобольных
За 2,5 года поддержку персональных помощников получили свыше 120 000 горожан
Свободное время
Какие книги научат управлять командой, разрабатывать продающие продукты и выполнять ключевые цели
Топ-менеджер Avito назвал пять книг, которые помогли ему построить карьеру в технологичной компании
Горожане
«Мне плевать на деньги». Миллиардер Игорь Рыбаков – о том, как стал блогером и учит зарабатывать других
Сооснователь компании «Технониколь» рассказал, почему не послушал близких и сколько тратит на свое хобби – блогерство
Наш город
Сергей Собянин: МЦД-3 и МЦД-4 будут запущены этой осенью
Президент Владимир Путин одобрил работу Московских центральных диаметров
Наш город
Объем фармацевтического кластера в Зеленограде увеличится на две трети
На заводе будут производить жизненно важные препараты
Умный город
Сергей Собянин: «Ядром промышленного комплекса «Руднево» станут беспилотные летательные аппараты»
Территория промышленных площадей комплекса увеличится в 3 раза
Наш город
Какие управленцы потребуются Москве в 2023 г.
Столичным менеджерам предлагают зарплату до 500 000 руб.
Свободное время
Наденьте это немедленно. Как люксовые бренды увеличивают свои продажи в Китае?
В феврале в издательстве «Азбука-Аттикус» выходит книга о том, как 30-летние, блогеры и пандемия изменили рынок люксовых брендов
Умный город
У тебя в генах. Как ДНК определяет талант, образ жизни и успех
Гены покажут, имеет ли человек способности к предпринимательству, спорту или искусству
Наш город
Обновленный парк «Яуза» посетили зимой более 450 000 человек
После объединения всех участков протяженность парка составит 20 км
Умный город / Мнение
Мыслить трезво: что происходит с организмом при полном отказе от алкоголя
Почему люди вычеркивают из своей жизни крепкие напитки