Статья опубликована в № 4915 от 08.10.2019 под заголовком: Бремя электронной почты

Шесть способов ограничить общение по электронной почте

И почему почта уже не является источником ценной и срочной информации

Электронную почту уже нельзя считать просто почтой: сообщения приходят от десятков различных платформ. Мы получаем sms, личные сообщения в Instagram, оповещения из Facebook. Отовсюду звучат уведомления, требующие нашего внимания, и мы оказываемся в ловушке бесконечных ответов на сообщения. Чем чаще мы отвечаем на них, тем чаще мы их получаем.

Кроме того, электронная почта уже слишком долго считается источником срочной и важной информации, и это большое заблуждение. В некотором роде оно объясняется тем, что при отправке электронных сообщений перед нами не встает никаких преград. Мы требуем быстрого ответа и немедленного внимания к нашим письмам, поскольку мы можем бесплатно и быстро их отправить. Вместо того чтобы поразмышлять над своими идеями самостоятельно, мы спешим поскорее поделиться ими в письме и отправить его коллегам, отвлекая их от работы. В конечном итоге эффективность нашей работы зависит не от скорости нашего ответа и не от выбора корпоративного мессенджера или другого инструмента. Проблема скрыта гораздо глубже.

Самый главный вызов современности, с которым приходится сталкиваться, заключается в том, что нам необходимо выбрать, на чем сосредоточиться. Человек по природе своей плохо справляется с определением ограничений и приоритетов. Мы тонем в разнообразии физического и цифрового мира и крайне нуждаемся в наведении порядка. Собственно, проблема кроется не в электронной почте, а в ограничениях. Поэтому нам нужно думать не о том, как лучше работать с почтой, а о том, как лучше расставлять приоритеты.

Сама необходимость расставлять приоритеты появилась в социуме не так давно. Автор книги «Эссенциализм» Грег Маккеон объясняет, что в прошлом у нас мог быть только один приоритет, а множественного числа этого слова вообще не существовало. Сегодня же мы вынуждены действовать так, словно у нас есть десятки приоритетов, а не один, на котором нужно по-настоящему сосредоточиться.

Одна из обязанностей руководителей – четко представлять, куда мы движемся и что важно на этом пути. Иначе они утопят своих сотрудников в куче ненужных писем и проектов. Следовательно, чтобы лучше управлять своей почтой, нужно научиться говорить «нет».

Даже если мы расставили приоритеты (но это еще не факт!), перед нами стоит еще одна проблема: никакой инструмент для сообщений по умолчанию не умеет соблюдать ограничения. В цифровой сфере сложно создавать поведенческие правила для конкретных случаев. Поэтому придется разделить ответственность по определению ограничений между человеком и технологиями.

Вот шесть способов, которые помогут ограничить общение по электронной почте.

Напишите дисклеймер в подписи. В почтовой подписи укажите часы работы, а также обозначьте, в какое время вы отвечаете на письма. Это повысит прозрачность ваших действий.

Не стесняйтесь использовать автоответчик. Я знаю несколько писателей, использующих автоответчики, для того чтобы ничто не отвлекало их от больших проектов (с этими автоответчиками можно общаться неделями!). Эта функция поможет вам сообщить всем, что вы заняты, и поможет понять, когда вы освободитесь для ответа.

Расскажите о том, как вы отвечаете на письма, на своем сайте или в социальных сетях. Если рассказать остальным, что вы привыкли отвечать на письма в течение двух дней, двух недель или двух месяцев, они смогут планировать свое время. Просто скажите людям, чего им ожидать.

Объясните, на какие запросы вы не отвечаете. О том, как вы используете различные каналы коммуникации, можно рассказать в Twitter, на странице с контактной информацией в Facebook и т. п. Расскажите, запросы какого рода вы удаляете или игнорируете. Не хотите принимать запросы из неизвестных источников? Просто удаляйте их.

Установите правила коммуникации для команды. Начинаете ли вы общение с новым участником команды, новым клиентом или беретесь за работу над проектом, определите, какие каналы коммуникации будут наиболее удобны для вас, и узнайте о предпочтениях у всех участников. Четко опишите правила, которыми вы руководствуетесь при работе с каналами общения, стиль общения и периоды доступности для сообщений.

Станьте примером для своих сотрудников. Если вы отвечаете на сообщения по вечерам или выходным, ваша команда считает, что и от каждого из них вы ожидаете того же. Вы можете воспользоваться функциями отложенной отправки писем или получения писем в определенное время. А еще лучше просто избегать переписки в выходные.

Электронные письма – замечательное средство связи, взаимопомощи, общения и даже размышлений. Однако за поток писем, которые мы получаем сегодня, мы расплачиваемся недостатком свободного времени и неспособностью сосредоточиться на качественной работе. Но если безжалостно расставить приоритеты и ограничить такое общение, можно вырваться из этой цифровой ловушки и наконец решить вечную проблему электронной почты, которая не дает нам покоя.

Об авторе: Сара Пек – основатель и исполнительный директор медиакомпании Startup Pregnant

Оригинал статьи

Пока никто не прокомментировал этот материал. Вы можете стать первым и начать дискуссию.
Комментировать
Читать ещё
Preloader more