Совместимы ли цифровые трудовые книжки с бумажным делопроизводством
Что делать работодателям, если электронные книжки введены, а электронный кадровый документооборот – еще нет
Принятые в конце 2019 г. поправки в Трудовой кодекс (ТК) предусматривают переход на электронные трудовые книжки частично с 2020 г. Ясно, что законодатели предпочли разделить внедрение электронного кадрового документооборота на два этапа. Первый этап, предполагающий ежемесячный обмен сведениями с Пенсионным фондом (ПФР), уже начался. И продолжится он в 2021 г., когда на электронные трудовые книжки будут переведены большинство работников. Второй этап предполагает, что электронным станет весь кадровый документооборот в трудовых отношениях: приказы по кадрам, табели учета рабочего времени, локальные нормативные акты, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и т. п. Однако этот этап до сих пор под вопросом. Внедрение электронных трудовых книжек и электронного кадрового делопроизводства не синхронно. Получается абсурдная ситуация: сведения в трудовую книжку вносятся на основании приказов по кадрам и эти приказы в 2021 г. будут бумажными, тогда как трудовые книжки большинства работников – электронными.
Законопроект о внедрении электронного документооборота явно запаздывает по срокам принятия, хотя и работодатели давно просят Минтруд ускорить его внедрение, и пилотные проекты электронного документооборота были с успехом реализованы в крупных компаниях (в «Мечеле», Сбербанке, РЖД, «Ростелекоме» и др.) еще в 2018 г.
Пока идет законотворчество, работодателю нужно выполнить четыре важные задачи, касающиеся электронных трудовых книжек и электронного кадрового документооборота.
1. Нужно провести разъяснительную работу среди работников до 30 июня 2020 г. В первую очередь следует охватить работников старшего поколения, поскольку закон предусматривает в качестве альтернативы сохранение бумажной трудовой книжки. Многие работники просто боятся получить ее на руки. Нужно психологически подготовить и тех граждан, которые впервые начнут работать в 2021 г., к тому, что трудовая книжка будет вестись только в электронном виде. Аргумент один: переход на электронный документооборот необратим во всех странах и во всех сферах жизни, начиная от покупки электронного авиабилета, получения посадочного талона и заканчивая оплатой проезда в метро и т. п.
2. Каждому отделу персонала нужно отладить техническое взаимодействие с Пенсионным фондом при ежемесячной передаче сведений в 2020 г. и заранее подготовиться к ежедневному обмену информацией с ПФР с 2021 г. Необходимо регламентировать этот обмен в локальных актах организации и организовать взаимодействие службы персонала, отдела IT, бухгалтерии и иных подразделений. Нужно иметь в виду, что в дальнейшем появятся и новые документы – от формы отчета для ПФР до акта приема-передачи бумажной трудовой книжки.
3. Не стоит дожидаться принятия нового закона об электронном кадровом документообороте – нужно подготовиться к этому уже сейчас. Требования к проекту в целом уже не изменятся, поэтому надо запускать его в тестовом режиме и разрабатывать поправки в локальные акты компании.
4. Следует продумать, кто будет платить за усиленную электронно-цифровую подпись (ЭЦП) работника – сам работник или работодатель. Дело в том, что внесенные в ТК поправки регулируют только применение усиленной ЭЦП работодателя, а законопроект об электронном документообороте предусматривает усиленную ЭЦП работника. Поэтому решить вопрос об оплате нужно уже сегодня.