Финансовые компании все больше внедряют искусственный интеллект в своей работе, среди них и НПФ «БУДУЩЕЕ». Фонд активно оптимизирует документооборот, реализовывая автоматические решения. На площадке Всероссийской конференции «СЭД и ECMDAY» Заместитель генерального директора НПФ «БУДУЩЕЕ» Виктория Бондарева и руководитель проектов Ольга Шевченко поделились реальными кейсами с использованием автоматических систем. Эксперты рассказали о процессе регистрации документов с помощью ИИ и работе с ними через единое окно.
В начале года команда негосударственного пенсионного фонда «БУДУЩЕЕ» решила внедрить новый механизм документооборота с применением алгоритмов искусственного интеллекта (ИИ). Необходимо было обеспечить регистрацию в системе более 330 тыс. входящих документов в год, из которых 58% уже обрабатывались автоматически, а 42% – по-прежнему вручную. Хотелось полностью уйти от ручной обработки и, одновременно с этим, минимизировать ошибки, отмечают представители фонда.
Технологичное решение построили на моделях, которые распознают текст и анализируют его содержание. «Мы сознательно ушли от ручного заполнения полей к интеллектуальной обработке. Теперь классификация документа по виду и тематике, извлечение атрибутов и регистрация выполняются автоматически. Для нас было важно при выборе модели, чтобы работа велась в защищенном, безопасном контуре, чтобы это были наши отечественные решения, и возможность дообучить модель при необходимости», – рассказала Заместитель генерального директора НПФ «БУДУЩЕЕ» Виктория Бондарева.
Спикер отметила, что технологичное решение стало хорошим фундаментом для дальнейшего развития ИИ в смежных процессах. Внедрение интеллектуальной регистрации документов показало хорошие результаты:
62% составил уровень автоматизации ручных операций;
На 20% сократилось время регистрации документов;
На 30% уменьшились затраты на фонд оплаты труда, связанные с этой операцией;
На 80% снизилось количество ошибок и опечаток.
Реализованный проект также обеспечил функциональное разделение процесса регистрации документов. Это создаёт задел для дальнейшего развития, подчеркнула эксперт, в частности, открывает возможности для аутсорсинга отдельных этапов и внедрения искусственного интеллекта еще и в процессы назначения пенсии и классификации клиентских обращений.
О другом опыте успешной автоматизации работы с бухгалтерскими документами через интеграцию системы электронного документооборота (СЭД) с сервисом ЭДО «Контур.Диадок» детально рассказала руководитель проектов НПФ «БУДУЩЕЕ» Ольга Шевченко. До внедрения этого решения сотрудники фонда работали одновременно в трёх системах и на бумаге. «21 минута рабочего времени – столько уходило на рутинные операции в процессе регистрации и обработки документа, повышались риски задержек и ошибок», – рассказала спикер.
«Теперь приём, согласование, подписание и регистрация документов происходят в одном окне СЭД: автоматизировано 8 ручных операций, а исполнители автоматически назначаются из специального справочника», – отметила Ольга Шевченко.
Интегрированная система поддерживает приём и подписание документов из «Контур.Диадок», синхронизирует справочники контрагентов, обеспечивает полноценный поиск документов в СЭД. Для формализованных бухгалтерских документов достигнуто исключение ошибок при регистрации на 100%! После внедрения этого решения продолжительность регистрации одного документа в НПФ «БУДУЩЕЕ» сократилась на 94%, а обработки документа – на 83%.
«Мы добились значительного сокращения цикла: документы обрабатываются и подписываются в одной системе, задержки исчезли. Следующий шаг – распространить опыт на полный цикл работы с договорами, автоматизировать создание заявок и оплату счетов в 1С из СЭД и перевести всех контрагентов в ЭДО»,– резюмировала Ольга Шевченко.
АО «НПФ БУДУЩЕЕ» — один из крупнейших негосударственных пенсионных фондов России, входит в ТОП-10 НПФ по объему активов. Фонд осуществляет деятельность по пенсионному обеспечению и пенсионному страхованию на основании лицензии Банка России от 30.04.2014 № 431, является оператором программы долгосрочных сбережений. Фонд обслуживает более 8,5 млн. клиентов. Детальная информация — на сайте фонда.