Бизнес на удаленке: как не потерять темп

В 2019 г. только четверть российских компаний имела в штате удаленных специалистов. И лишь один из ста сотрудников работал удаленно на постоянной основе. В связи с пандемией бизнес вынужден массово переходить на дистанционный режим работы, фактически это вопрос выживания. Для большинства предпринимателей это совершенно новый опыт, который приходится получать в стрессовом и авральном режиме: офис закрыт, сотрудники работают из дома, клиенты и контрагенты доступны только онлайн. Разбираемся, как перевести бизнес-процессы на удаленку безболезненно и эффективно.

Какие технологии внедрять?

Первая проблема – большое количество необходимых технологий. Распределенной команде нужны инструменты для электронного документооборота, совместной работы над проектами, проведения онлайн-совещаний и видеоконференций, для онлайн-продаж и коммуникаций с клиентами. Все это дорого внедрять и долго осваивать. Да и не каждая компания имеет штат IT-специалистов для интеграции всех этих инструментов.

Но для быстрой цифровой трансформации может быть достаточно внедрения одной платформы, включающей все нужные инструменты. «Наш клиент ГК Inventive Retail Group за два дня запустила единый информационный портал более чем для 3000 сотрудников, – рассказывает Юрий Николаев, директор по продажам "Битрикс24". – Перевели все бизнес-процессы в онлайн, внедрили геймификацию с внутренним магазином и собственной валютой. И даже инструменты для досуга команды во время самоизоляции: фитнес-турниры с профессиональными тренерами, онлайн-библиотеку, театральные трансляции».

«Битрикс24» – это CRM, онлайн-офис, таск-менеджер, телефония и колл-трекинг, конструктор для создания сайтов и интернет-магазинов, инструменты для видеосовещаний. Все в едином интерфейсе, что существенно экономит время на адаптацию и обучение сотрудников. В бесплатной версии теперь не ограничено количество пользователей.

Как управлять командой

Вторая проблема: один из основных страхов предпринимателей, которые еще не вели бизнес в дистанционном режиме, – менеджмент. Руководители опасаются, что не смогут контролировать свою команду и эффективность сотрудников снизится. Эти опасения не беспочвенны: для качественной работы команды надо правильно выстраивать коммуникации, грамотно ставить задачи, следить за их выполнением, давать детальную и понятную обратную связь. Корпоративная культура и ценности в удаленном формате могут иметь еще большее значение, потому что нет привычного офиса, единого пространства для всех членов команды. Но общее пространство реально построить онлайн.

В «Битрикс24» можно создать полноценную внутреннюю социальную сеть компании. Сотрудники смогут объединяться в рабочие группы для проектной работы, ставить задачи и дедлайны по ним, вести переписки, синхронизировать все действия в едином календаре. Есть сервис для видеозвонков и онлайн-совещаний. Новости и различные сообщения попадают в живую ленту компании, члены команды получают бейджи, награды.

Важно, что в проектной работе внутри сервиса каждую задачу можно детализировать: составить поэтапный список дел, определить ответственных, постановщика и наблюдателей. В диаграмме Ганта видно, как задачи связаны между собой. Для задач, которые регулярно повторяются, можно создать специальный шаблон. И система сама поставит задачу в нужное время, назначит ответственного, сформирует чек-лист. В мессенджере можно не только переписываться, но и совершать видеозвонки. Также доступны видеоконференции, в которых могут принимать участие до 12 человек.

По словам Юрия Николаева, в апреле востребованность инструментов из блока внутреннего менеджмента заметно выросла: «Сейчас почти все компании приходят именно за этим. Интересно, что подавляющая часть наших пользователей – это компании, работавшие до пандемии в обычном офисном режиме. И тем, кто уже использовал наши продукты для совместной работы, было очень легко перейти на удаленку, для них в этом плане почти ничего не поменялось».

«Такие продукты подходят не только небольшим командам, – продолжает эксперт. – У нас есть клиенты с несколькими десятками тысяч сотрудников и сложной иерархической структурой».

Как вести документооборот?

Третья пугающая бизнесменов проблема – как перенести в онлайн рутинные задачи. Заявления на больничный и отпуск, наем сотрудников, бухгалтерия, расчеты с контрагентами, согласование договоров с юристами. Нужно как-то передавать документы, редактировать и подписывать их, вести учет.

В «Битрикс24» подобные бизнес-процессы настраиваются с помощью простого интерфейса. Все счета и договоры автоматически направляются по заданной цепочке от сотрудника к сотруднику. Система учета рабочего времени фиксирует начало и конец рабочего дня, автоматически формирует табели.

У каждого сотрудника есть свой профиль, свои права доступа к различным внутренним блокам компании. Для фрилансеров и подрядчиков можно выделить гостевое пространство, чтобы ограничить их доступ к другим частям корпоративной системы. Важно, что все наработки компании остаются внутри даже после ухода сотрудника из команды. Так формируется база знаний компании.

Как управлять продажами

Отдел продаж – движущая сила почти в любом бизнесе. У предпринимателей могут возникнуть опасения по поводу его функционирования в удаленном режиме. Как в таких условиях контролировать ответы менеджеров на входящие обращения, как отслеживать их работу с лидами, качество холодных звонков?

«Битрикс24» справляется и с этим. Одно из самых востребованных решений системы – встроенная CRM. На каждого клиента создается карточка, к ней прикрепляются менеджеры и ответственные. Все коммуникации с клиентом и их результаты записываются. Роботы отсылают письма клиентам, напоминают менеджерам про звонки. Важно, что лиды из разных каналов (телефон, соцсети, мессенджеры, сайт) попадают в одну систему. Это позволяет видеть реальные результаты всех маркетинговых активностей, отдачу каждого рекламного канала, проводить полноценную сквозную аналитику.

Как продвигать себя в интернете

Несмотря на всеобщую цифровизацию, у многих представителей офлайн-бизнеса еще нет своих сайтов. Для того чтобы в условиях карантина получать новых клиентов, предлагать свои товары и услуги, необходима онлайн-площадка. Кому-то будет достаточно одностраничного лендинга, а кому-то придется разработать полноценный интернет-ресурс. В «Битрикс24» вам не понадобится даже хостинг. Для сайтов существуют сотни готовых шаблонов, с помощью конструктора можно добавлять и подключать различные функции, включая платежи, – настроить сайт можно без помощи специалистов. Каждый клиент с сайта автоматически попадает в CRM компании.

«Конструктор сайтов суммирует не только наш опыт, но и опыт наших клиентов и технологичных партнеров: какие функциональные истории помогают сделать даже простой лендинг более конверсионным, что нужно туда добавлять, какие блоки и шаблоны лучше использовать для конкретной отрасли. У нас более 900 готовых решений для одних только интернет-магазинов. И каждое заточено под конкретную сферу, конкретные задачи. Все это в постоянном движении: что-то всегда тестируется, улучшается, дорабатывается», – рассказывает Юрий Николаев. 

В связи с чрезвычайной ситуацией «Битрикс24» отменила лимит на количество пользователей в бесплатном тарифе. Теперь даже большие компании с сотнями сотрудников могут попробовать инструменты для быстрой цифровизации основных бизнес-процессов. Самое время подключиться к платформе «Битрикс24», которая поможет вашему бизнесу и команде полноценно работать даже в условиях самоизоляции.

Битрикс24