Как отмечает ассистент кафедры бизнес-информатики Финансового университета Сергеев Степан Алексеевич, в условиях современного рынка эффективное управление финансовыми ресурсами является важнейшим фактором успеха для любой организации. Одним из ключевых инструментов, обеспечивающих эффективное финансовое управление предприятием, является система бюджетирования. Бюджеты определяют будущие финансовые цели и планы, а также позволяют лучше манипулировать фактическими результатами и анализировать их в сравнении с установленными бюджетными показателями.
В условиях глобализации и стремительно растущей конкуренции на рынке услуг консалтинговые компании все больше заинтересованы во внедрении систем бюджетного управления. Организации стремятся повысить операционную рентабельность, эффективно использовать свои ресурсы путем избегания вышеописанных проблем. Бюджетирование бесспорно является важной частью управления компанией и более того одним из основных бизнес-процессов, ведь принципы бюджетирования оказывают влияние на всю деятельность предприятия. Именно через бюджетирование руководство компании определяет финансовые цели, планы и стратегии на краткосрочную и долгосрочную перспективу. Поэтому современные компании и озабочены выстраиванием грамотной и эффективной системы бюджетирования, значимость которой для успешности компании становится все более очевидна.
Автоматизированное бюджетирование помогает ускорить и упростить процесс создания бюджета. Это сокращает время, затрачиваемое на создание и обновление бюджета, и позволяет направить сотрудников на другие направления работы. Даже с учетом высокого уровня цифровизации компании невозможно исключить работу эксперта из процесса, однако сокращение данного фактора нивелируют риски непредвиденных убытков. Оба этих фактора помогут снизить затраты компании. Еще один немаловажный фактор — это возможность целостного управления информацией и избежание лоскутности данных. Автоматизированные программы для бюджетирования могут собирать и хранить все данные в одном месте, как, например единая база данных. Это упрощает доступ к информации и обеспечивает ее целостность и консистентность. Компания может легко получить доступ к нужным данным и использовать их для принятия управленческих решений. В связи с централизованностью, отделам и работникам легче сотрудничать, а значит улучшается коммуникация участников процесса в целом, ну и как следствие позволяет более эффективно управлять бюджетом. Более того, централизованность подводит к еще одной причине выбора автоматизированного бюджетирования. Единые реестры, базы данных, документооборот вокруг бюджетирования позволяет «обеспечивает планирование, учет и контроль на верхнем уровне управления корпорацией». То есть руководитель имеет возможность получения всей необходимой верхнеуровневой информации в одном месте и без запрашивания отчетности у сотрудников по отдельности, что положительно сказывается на скорости принимаемых решений, контроле и осведомленности.
Цели бюджетирования могут отличаться в разных компаниях, в зависимости от субъекта финансового планирования и системы финансовых и нефинансовых целей. Поэтому, говоря о целях бюджетирования, не стоит забывать, что бюджетирование как метод управления может осуществляться на предприятиях по-разному, преследовать свои собственные цели и использовать свои собственные средства, свой собственный инструментарий.
Эксперт кафедры бизнес-информатики Финансового университета, кандидат экономических наук, доцент Зубов Ярослав Олегович считает, что для того, чтобы выбрать наиболее удачный способ бюджетирования, необходимо узнать больше о специфике компании и об общепринятых практиках организации бюджетирования в данной сфере. Так как «управленческий консалтинг занимает до 50% до 55% от общей доли рынка консалтинга» под общим названием мы будем понимать именно управленческий консалтинг. Для консалтинговых фирм такими особенностями можно назвать высокую степень переменчивости проектов, необходимость быстрого реагирования, потребность в высокой точности прогнозов и сильное риск-ориентированное бюджетирование.
Автоматизация процесса учета ведет к увеличению точности прогноза, что как было описано выше в том числе важно для консалтинговых компаний, это происходят благодаря внедрению различных программ и алгоритмов. Что не маловажно для любого бизнеса, сокращается время, которое специалисты затрачивают на прохождение всего процесса бюджетирования, что считается хоть и дополнительной деятельности, но является довольно трудоемким делом. В ходе перестраивания системы бюджетов также вероятно улучшение прозрачности и увеличения контроля благодаря прямому доступу к исходным данным. Также внедрение подобной системы снижает риск ошибок, происходящих по вине сотрудников, то есть по причине человеческого фактора. Продолжая тему улучшения для работников, благодаря централизованности данных улучшается сотрудничество и коммуникация между внутренними отделами. Если же смотреть на компанию в целом, то ввиду гибкости системы, компании проще подстроиться под быстроменяющиеся внешние условия, а благодаря более продуманной оптимизации происходит сокращение издержек и экономия ресурсов в целом.
Далее необходимо определиться с инструментами, которые используются в этом виде бюджетирования. Если искать системы для бюджетирования, то первый термин который встречается читателю это - Budgeting and Financial Planning Systems (BFP) или же Системы бюджетирования и финансового планирования (СБФП), а также всплывают различные инструменты: системы исходных данных; ETL-инструменты; Хранилища данных (обычные и OLAP-кубы); BI-системы; EPM-системы; Excel. Именно эти инструменты, программы и системы чаще всего используются в российской практике для автоматизации бюджетирования. Из этого списка можно выделить лишь один полноценный вариант для управления бюджетированием на серьезном уровне и это EPM-системы. Это понятие можно раскрыть как системы по управлению эффективностью деятельности предприятия, с английского языка - Enterprise Performance Management. Также необходимо сразу обозначить эквиваленты этого понятия: СPM (Corporate Performance Management) и BPM (Business Performance Management), в настоящее время акронимы принято считать полными синонимами. Именно EPM система способна решать проблемы бюджетирования, похожие на предпосылки из вышеописанных кейсов, но комплексно, разом убирая разрозненность элементов и автоматизируя большое количество рутинных операций.