Как не платить за долгие обеды и опоздания сотрудников

Работники в офисе часто пьют кофе, курят или подолгу разговаривают у кулера. Есть те, кто приходит на час позже и умудряется уйти пораньше. А кто-то приходит вовремя и все утро не может дозвониться до своих коллег, которых еще нет на месте. Практически все офисные здания оборудованы пропускными системами, но большинство компаний использует их исключительно для контроля входа и выхода. И лишь немногие внедряют автоматизированные системы учета рабочего времени, чтобы не только контролировать дисциплину, но и не оплачивать работникам время, когда они не находились на рабочем месте. Системы суммируют опоздания, ранние уходы с работы, задержки с обеденного перерыва и все перекуры. И те, кто автоматизировал учет рабочего времени, сильно удивляются количеству часов, которые работники недорабатывают, а компании оплачивают впустую. Автоматизированный учет устанавливает единый и объективный подход ко всем случаям отсутствия на рабочем месте.

Автоматизированный учет вряд ли подойдет творческим работникам, которые генерируют идеи, так как мерить их результаты по числу проведенных в офисе часов нет никакого смысла. Точный учет рабочего времени подходит для производственного персонала, бухгалтеров, юристов и других офисных сотрудников, чья производительность зависит от продолжительности рабочего времени. Могут возникнуть технические сложности с подсчетом рабочего времени менеджеров по продажам, руководителей и других работников, которые часто ездят в командировки и на встречи с клиентами.

Трудовое законодательство позволяет работодателям выплачивать зарплату в соответствии с объемом выполненной работы. Однако суды по-разному трактуют время, которое работодатель имеет право не оплачивать. Они считают: если сотрудник отсутствует в офисе без оснований, за время отсутствия ему можно не платить, ведь он не работал. Но если сотрудник был на рабочем месте, но занимался своими делами, работодателю, не желающему оплачивать это время, придется доказать, что работник имел задания, но все равно не исполнял должностные обязанности. В одном из дел коллегия судей Мосгорсуда высказала мнение, что само по себе невыполнение трудовых обязанностей, за исключением прогула, не влечет снижения оклада, а является дисциплинарным проступком и может повлечь дисциплинарную ответственность.

Автоматизированный учет позволяет оформлять меньше кадровых документов. Распечатки из автоматизированных систем избавят работодателей от необходимости оформлять акты об отсутствии работников на рабочем месте. Но важно помнить, что компания не может принимать кадровые решения, затрагивающие права работников, исключительно на основании данных, полученных автоматически или электронным способом. В сложных случаях – при увольнении, вынесении взысканий, лишении крупной премии – надо сверить информацию с бумажными документами, получить дополнительные сведения из других источников (служебных и докладных записок, объяснительной от самого работника).

Работодателям не следует перегибать палку. Нужно предусмотреть разумные оплачиваемые интервалы, когда сотрудник не работает: короткие, не более 5–10 мин, перерывы в течение дня, опоздания на 10–15 мин к началу рабочего дня без уменьшения зарплаты. Количество оплачиваемых небольших опозданий в месяц можно ограничить: например, установить, что опоздания на 15 мин допустимы не более чем в 30% рабочих дней в месяц, за остальные зарплата уменьшается.

Работодателю придется скорректировать внутренние документы. В них нужно указать, что компания ведет учет времени и оплачивает только отработанное время. Также нужно описать, какое время не подлежит оплате (например, опоздания более чем на 20 мин, задержки после обеда более чем на 10 мин и т. п.), а в каких случаях работникам засчитывается полный рабочий день (например, если сотрудник пришел на работу вовремя, но ушел за 10–15 мин до окончания рабочего дня, зарплата не уменьшается).

Очень важна разъяснительная работа. Компании надо заранее донести до сотрудников мысль, что руководство хочет понимать, кто сколько работает. Возможно, сначала стоит ввести автоматизированный учет и определить переходный период – например, на месяц. По итогам месяца собрать статистику по рабочему времени, показать ее работникам, рассказать о потерянных часах, но оклады не уменьшать. А со следующего месяца уже перестать платить лишнее.