Современные предприятия вынуждены совершенствовать внутренние бизнес-процессы в условиях активной цифровизации и возрастания объема управленческой информации. Ключевым аспектом в данном процессе является организация и оптимизация внутреннего документооборота, поскольку эффективное функционирование данного механизма напрямую влияет на скорость принятия управленческих решений, согласованность межфункциональных взаимодействий и уровень обеспечения информационной безопасности.

Существующие консервативные подходы к регулируемому документообороту, включающее применение бумажных носителей и ручное ведение учета данных, и характеризуются высоким расходом трудозатрат, значительными финансами, затруднениями в мониторинге и высокие риски утраты и потери данных. В рамках данной ситуации приоритетом становится внедрение систем электронного документооборота (EDMS), способствующих автоматизации документооборота, минимизации временных и ресурсных затрат, устойчивости защищенности данных и повышению уровня эффективности процессов.

В условия стремительной цифровизации, управление бизнес-процессами и документами приобретают решающее значение для успешности организации. Электронные системы документооборота (EDMS, Electronic Document Management Systems) выступают ключевым инструментом в автоматизации и оптимизации работы с документами, способствуя повышению производительности и снижению издержек. В этом разделе мы проанализируем ключевые аспекты EDMS, их историческое развитие, выгоды и влияние на деятельность различных организаций.

Электронная система документооборота (EDMS) – это программно-аппаратный комплекс, предназначенный для управления документами в цифровом формате. Она охватывает процессы создания, хранения, передачи, редактирования, согласования, поиска и архивирования документов.

Основные функции EDMS включают:

⎯ создание и редактирование документов (возможность работы с различными форматами файлов, редактирование и согласование документов в реальном времени);

⎯ хранение и организация данных (централизованное хранение с поддержкой метаданных, тегов и атрибутов для удобного поиска);

⎯ контроль версий и изменений (фиксация изменений и управление версиями документов для предотвращения потери данных);

⎯ автоматизация бизнес-процессов (использование рабочих процессов (workflow) для согласования, утверждения и обработки документов);

⎯ безопасность и управление доступом (разграничение прав доступа, шифрование данных и защита от несанкционированного вмешательства);

⎯ интеграция с другими системами (взаимодействие с CRM, ERP, BI и другими корпоративными IT-решениями).

При выборе EDMS следует учесть два основных аспекта: функциональные и нефункциональные характеристики. Эти параметры определяют интеграцию системы с внутренними процессами организации, а также соответствие требованиям безопасности, скорости обработки и удобства интерфейса.

Функциональные требования определяют возможности системы, обеспечивающие основные задачи документооборота. Они включают:

1)    Автоматизация документооборота (workflow):

⎯ Возможность создания, обработки и маршрутизации документов по заранее заданным процессам;

⎯ Гибкость настройки бизнес-процессов для различных типов документов;

⎯ Автоматическое уведомление пользователей о необходимых действиях.

2) Контроль версий и управление изменениями:

⎯ Хранение всех версий документов с возможностью просмотра истории изменений;

⎯ Возможность восстановления предыдущих версий;

⎯ Фиксация информации о пользователях, внесших изменения.

3) Интеграция с корпоративными системами:

⎯ Взаимодействие с ERP, CRM, HRM и другими корпоративными системами;

⎯ Поддержка API для интеграции со сторонними сервисами;

⎯ Возможность обмена данными с внешними системами в режиме реального времени.

4) Поддержка различных форматов документов:

⎯ Работа с текстовыми файлами (DOCX, PDF, TXT), таблицами;

⎯ (XLSX, CSV), изображениями (JPEG, PNG) и специализированными форматами (DWG, XML);

⎯ Встроенные средства просмотра и редактирования документов.

5) Гибкая настройка прав доступа и безопасности:

⎯ Разграничение прав доступа на уровне пользователей, групп и ролей;

⎯ Контроль доступа к документам в зависимости от их статуса и конфиденциальности;

⎯ Возможность использования двухфакторной аутентификации и шифрования данных.

Нефункциональные требования касаются эксплуатационных характеристик системы, влияющих на ее стабильность, масштабируемость и удобство использования. Они включают:

1)    Масштабируемость системы:

⎯ Возможность увеличения количества пользователей и объема обрабатываемых данных без снижения производительности

⎯ Поддержка распределенной архитектуры для работы в крупных организациях.

2) Надежность и отказоустойчивость:

⎯ Защита данных от потерь и повреждений

⎯ Возможность резервного копирования и быстрого восстановления

⎯ Использование кластерных решений для обеспечения бесперебойной работы.

3) Удобство пользовательского интерфейса:

⎯ Интуитивно понятный интерфейс с адаптивным дизайном

⎯ Возможность настройки панели инструментов и рабочих пространств под задачи конкретного пользователя

⎯ Поддержка мобильных устройств для удаленной работы.

4) Соответствие требованиям законодательства и стандартам безопасности:

⎯ Соблюдение локальных и международных норм (GDPR, ФЗ-152, ISO 27001)

⎯ Поддержка электронных цифровых подписей (ЭЦП)

⎯ Соответствие требованиям архивного хранения документов

5) Техническая поддержка и обновления:

⎯ Наличие службы технической поддержки с различными каналами связи

⎯ Регулярные обновления системы с устранением ошибок и добавлением новых функций

⎯ Возможность кастомизации системы с учетом специфики организации

Исходя из всего вышеперечисленного, при выборе системы электронного документооборота важно учитывать, как функциональные возможности, так и эксплуатационные характеристики, обеспечивающие надежность, безопасность и удобство работы.

Зубов Я.О.,

к.э.н., доцент Кафедры бизнес-информатики

Финансового университета при Правительстве РФ

Сергеев С.А.,

ассистент Кафедры бизнес-информатики

Финансового университета при Правительстве Российской Федерации